Cloud DMS Systeme für den Mittelstand

Was macht ein adäquates, Cloud-basiertes DMS System für kleine und mittelständische Unternehmen aus?

Die Nachfrage nach ganzheitlichen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) steigt stetig. Eine geeignete DMS-Lösung, die alle Anforderungen des Unternehmens abdeckt, ist eine lohnende Investition für Unternehmen aller Größenordnungen. Dabei profitieren vor allem Betriebe mit regem Dokumentenverkehr, wie beispielsweise Redaktionen, Verlage, Kanzleien oder Arztpraxen von einer ganzheitlichen DMS Lösung, die Datensilos reduziert und Geschäftsprozesse verschlankt. 

Doch nicht jedes DMS System eignet sich für alle Kundenkreise. So haben beispielsweise Dienstleister oftmals gänzlich andere Anforderungen an ein neues DMS System als Großhändler. 

Andere Anforderungen an DMS Systeme 

Doch nicht nur die jeweilige Branche definiert, über welche Charakteristiken und Funktionen ein DMS System verfügen sollte. So besteht der wohl eindeutigste Unterschied zwischen kleinen und mittelständischen Unternehmen (abgekürzt KMU) und großen Konzernen in der Ressourcendifferenz. 
Laut der KMU Definition der Europäischen Kommission „zählt ein Unternehmen zu den KMU, wenn es nicht mehr als 249 Beschäftigte hat und einen Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen € erwirtschaftet oder eine Bilanzsumme von maximal 43 Millionen € aufweist.“ (vgl. ifm-bonn.org).

Aus dem durch die Definition begrenzten Umsatz resultiert auch ein strikteres Budget, wenn es um die Implementierung eines geeigneten DMS Systems geht. Dennoch liegt großes Potenzial im Bereich der KMU – Sie stellen europaweit weit über 90% aller Unternehmen und dominieren somit klar die Marktlandschaft (vgl.mittelstandswiki.de). Laut Untersuchung der Jigsaw Research GmbH haben dabei viele dieser Unternehmen ihr Potenzial in Sachen Digitalisierung noch nicht voll ausgeschöpft:

„Die Digitalisierung ist im Mittelstand 2017 zwar sehr präsent, allerdings besteht noch bei vielen deutschen KMU deutlicher Nachholbedarf, was die konkrete Implementierung digitaler Infrastrukturen angeht.“ (vgl. t3n.de). 

Doch wie sehen die spezifischen Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen an ein neues Cloud-basiertes DMS System aus? Und wie lassen sich diese Anforderungen mit vergleichsweise geringen finanziellen Mitteln umsetzen? 

Kostenvorteil Cloud DMS 

Bei der Implementierung selbst dürften Cloud-Lösungen in vielen Fällen günstiger kommen als On-Premises Systeme, da das KMU beispielsweise nicht in die Anschaffung eines eigenen Servers investieren muss. Hinzu kommt, dass besonders kleinere Unternehmen meist nicht über einen Überschuss ein Personal verfügen, welcher sich nach der Implementierung mit der Wartung der Hardware bzw. der regelmäßigen Aktualisierung der Software beschäftigen könnte. Auch hier überzeugen Cloud-basierte DMS Systeme, da sämtliche Verantwortung in diesem Bereich beim Anbieter selbst liegt. Das KMU erhält mit Erwerb der Lizenz ein funktionelles Komplettpaket, welches im Idealfall sofort Einsatzbereit ist. 

Open-Source DMS Systeme: Ein guter Einstieg 

Einige KMU ohne entsprechende Mittel setzen gerade deshalb bei der Anschaffung einer geeigneten DMS Lösung auf Open-Source DMS Systeme. Das „Open“ bezieht sich dabei auf den Quellcode, welcher für alle frei zugänglich ist. Folge dessen kann jeder auch Änderungen am Programm vornehmen – vorausgesetzt,  dass die nötigen Programmierkenntnisse vorhanden sind. 

Ist der Quellcode frei zugänglich wie im Fall von Open-Source DMS Systemen, können Unternehmen die Software entsprechend ihren eigenen Bedürfnissen anpassen. Sofern das nötige Know-How vorhanden ist, sind so Änderungen möglich, die Geschäftsprozesse verschlanken und dem Unternehmen so wertvolle Ressourcen sparen. Da diese besonders bei KMU meist vergleichsweise eingeschränkt sind, können Open-Source DMS Lösungen eine echte Alternative darstellen. 

Nachteile von Open-Source DMS 

Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch, dass Unternehmen, welche nicht über ausreichende Programmierkenntnisse verfügen, keine Möglichkeit haben, das DMS System anzupassen und sich mit der vorhandenen Standardversion arrangieren müssen. 

Hinzu kommt, dass Open-Source Lösungen aufgrund der entfallenden Kosten im allgemeinen ohnehin über weniger Features bzw. einen geringeren Funktionsumfang verfügen. Zwar lässt sich das Open-Source System in vielen Fällen durch den Anbieter um weitere Features ergänzen – doch ist dies wiederum mit Unkosten verbunden, welche eigentlich durch die Wahl eines kostenlosen Systems vermieden werden sollten. 

Ein weiterer Unterschied zu teuren Alternativen findet sich im Mangel an technischem Support. Beim Erwerb umfangreicher Komplettpakete steht oft rund um die Uhr technischer Support zur Verfügung, sollte es zu Problemen kommen. Bei Open-Source DMS Systemen sind Anwender oftmals mehr oder weniger auf sich allein gestellt (vgl. pdf.wondershare.com). Werden doch Serviceleistungen benötigt, wird der Anwender meist ebenfalls zur Tasche gebeten. 

So sollte jedes KMU vor Anschaffung eines DMS Systems zunächst zwischen den Vor- und Nachteilen einer Open-Source Lösung abwägen und für sich entscheiden, ob sich die Investition in ein DMS System, welches bereits alle Anforderungen abdeckt, lohnt, oder ob sich der Support einer Open-Source Lösung durch interne Ressourcen abdecken lässt.

Abhängigkeit vom Provider des Cloud DMS Systems?

Auch, wenn ein KMU im Vorfeld für sich entschieden hat, dass die Open-Source Lösung selbst, ohne zusätzliche Funktionen, vollkommen ausreicht, sollte es sich in jedem Fall auch der Kosten für jeweilige Zusatz-Features im Klaren sein. Denn die Macht der Gewohnheit sorgt dafür, dass sich die meisten Anwender nach einer gewissen Zeit so sehr mit der auserwählten DMS-Lösung angefreundet haben, dass eine gewisse Abhängigkeit vom Hersteller entsteht. 

Wird dann widererwartend doch eine Zusatzfunktion benötigt, sind Unternehmen oftmals eher gewillt, für diese beim aktuellen Anbieter zu bezahlen, als eine neue Open-Source Lösung zu implementieren, welche diese Funktion unter Umständen bereits standardmäßig enthalten würde. Wichtig ist also, sich im Vorab damit zu beschäftigen, welche Funktionen unter Umständen in Anbetracht aktueller Entwicklungen in Zukunft relevant werden könnten. 

Fazit: Planung und langsame Einführung des Cloud DMS Systems 

Welche DMS Lösung im Endeffekt die richtige ist, muss jedes Unternehmen selbst entscheiden. Wichtig ist jedoch, dass sich besonders Unternehmen, die zum ersten mal ein DMS System implementieren möchten, vermutlich noch nicht im Detail sämtlicher Funktionsweisen bewusst sein werden, die sie benötigen. Gerade zu Beginn ist es also empfehlenswert, sich viele Möglichkeiten offen zu halten. Open-Source Lösungen können hier einen guten Einstieg in die Thematik bieten, solange man sich weitestgehend ihrer Einschränkungen bewusst ist. 

Hinzu kommt, dass die Neueinführung einer DMS Lösung in der Praxis nicht immer so reibungslos verläuft, wie man es sich vorgestellt hätte. Um zu viele parallel laufende Baustellen zu vermeiden, kann es also von Vorteil sein, zunächst in einer Abteilung mit der Implementierung des neuen DMS Systems zu beginnen.