DMS & HRM: Was ein DMS für Ihr Personalwesen leisten kann

Von Filtermöglichkeiten bis zum Bewerbermanagement: Mit einer DMS-Software lässt sich das Personalwesen deutlich effizienter gestalten.

DMS-Software stellt oftmals den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung für Unternehmen dar. Gerade im Bereich des Personalwesens liefern die Systeme weitreichende Mehrwerte und haben das Potential viele Prozesse zu optimieren. Daher wollen wir uns an dieser Stelle einmal intensiv mit den Vorteilen einer DMS-Software für das Personalwesen auseinandersetzen und dabei auf konkrete Funktionen näher eingehen.

Inhaltsverzeichnis

• HRM & DMS
• Funktionen
  • Stammdaten
  • Filtermöglichkeiten
  • Termine & Fristen
  • Organigramme
  • Bewerbermanagement

Das Zusammenspiel von DMS und HRM

Betrachten wir zunächst einmal die Schnittstelle zwischen dem Dokumentenmanagement bzw. dem Enterprise Content Management (ECM) und dem Human Resource Management (HRM) bzw. Personalwesen. Wenn es um die Nutzung von Softwaresystemen geht, so entfaltet sich ihr volles Potenzial erst dann, wenn sie möglichst umfassend in die bestehende IT-Infrastruktur integriert sind.

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Dies ist über Schnittstellen, Integrationen und andere Arten des Anbindung möglich. So wird sichergestellt, dass alle Informationen jederzeit an allen wichtigen Stellen zur Verfügung stehen. Und auf funktionaler Ebene sind sie Überschneidungsbereiche zwischen ECM/DMS und HRM sehr vielfältig. So beispielsweise im Bewerbungsprozess, der sich mithilfe einer entsprechenden Softwarelösung vom Papierkrieg in einen reibungslosen, digitalen Ablauf verwandelt.

HR-Funktionen einer DMS-/ECM-Software

Werfen wir nun einen Blick auf all jene Funktionen, die eine DMS-Software für das Human-Resource-Management bereithält. Hier finden sich zahlreiche Automationen, die die vielen alltäglich wiederkehrenden Aufgaben im Personalbereich übernehmen und somit Platz und Raum für kreativere und spezifischere Aufgaben schafft. 

Stammdaten anlegen

Für jeden Mitarbeiter lässt sich eine spezielle Mitarbeiterakte anlegen, in der sämtliche Informationen zu diesem gespeichert werden. Neben den allgemeinen Kontaktdaten, werden hier auch Arbeitsverträge, Schulungszertifikate, Zwischenzeugnisse oder auch Krankmeldungen hinterlegt. Mit bestimmten Tools wird es sogar möglich die Daten aller Mitarbeiter so auszuwerten, dass bestimmte Trends ersichtlich werden. 

Gibt es Abteilungen in denen sich die Mitarbeiter beispielweise auffällig häufiger krankmelden oder deutlich mehr Überstunden entstehen als anderswo? In welchen Abteilungen werden weniger Schulungen gemacht oder lässt sich dies auch im Alter der Mitarbeiter feststellen? Mit diesen Erkenntnissen können Maßnahmen ergriffen werden, die auf valide Zahlen fußen. 

Filtermöglichkeiten für Personalakten

Ist man auf der Suche nach bestimmten Mitarbeitergruppen, halten DMS-Lösungen oftmals mehrere Filtermöglichkeiten bereit, mit denen spezifischer gesucht werden kann. Will man beispielweise herausfinden, welche Mitarbeiter dieses Jahr noch keine Schulungen gemacht haben, kann ich mir diese direkt anzeigen lassen etc.

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Automatische Benachrichtigungen für Termine und Fristen

In einer DMS-Software lasse sich die Terminkalender der Mitarbeiter integrieren, sodass keine Termine mehr verloren gehen. Meldet sich Beispielweise ein Mitarbeiter krank, so können die Kollegen direkt seine Termine übernehmen.

Doch erinnert das System auch an bestimmte Fristen. Läuft beispielsweise ein Arbeitsvertrag aus, so kann das System vorher daran erinnern, sodass entsprechende Schritte eingeleitet werden können. Doch auch in Bezug auf die Löschung personenbezogener Daten hilft das System mit Erinnerungen weiter.

Gehen Bewerbungen in das Unternehmen ein, dürfen diese nur für einen bestimmte Zeit gespeichert werden. Viele Unternehmen vergessen dies jedoch schnell, was ernste datenschutzrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. 

Organigramme erstellen

Mit dem DMS-System können automatisch verschiedenste Organigramme erstellt werden, die anzeigen, wie genau ein Unternehmen an den verschiedenen Stellen strukturiert ist. Diese helfen dabei, die eigenen personellen Ressourcen besser abschätzen und letztlich nutzen zu können. 

Bewerbermanagement mit dem DMS

Ein weiteres umfangreiches Tool die eine DMS-Lösung für das Human-Resource-Management bereitstellt. So kann beispielweise eine Abteilung im System einen Bedarf an Mehrarbeit melden und entsprechende Anforderungen an einen neuen Mitarbeiter eintragen. Der Bedarf kann vom Management geprüft und freigegeben werden. 

Das System erstellt daraufhin eine Stellenanzeige und veröffentlicht diese auf der eigenen Homepage und auf einschlägigen Jobportalen. Gehen dann Bewerbungen ein, können diese von den Entscheidern bewertet werden. Das System sucht dann in den Kalendern der Entscheider nach freien Terminen und lädt den Bewerber direkt ein. So entsteht ein ganzheitlicher automatisierter Prozess, der in vielen Teilen automatisch abläuft. 

Fazit: Mit dem DMS das Personalmanagement optimieren

Eine moderne Dokumentenmanagement-Software hat das Potential viele verschiedene Aufgaben im Bereich des Personalwesens zu automatisieren und somit Kapazitäten für kreativere und anspruchsvollere Aufgaben freizuräumen. Zudem liefert das System durch systematische Auswertungen der vorhandenen Daten neue Erkenntnisse. 

Mit diesen lassen sich Entscheidungen besser und zielführender treffen. Eine DMS-Software macht Prozesse im HR-Bereich deutlich effizienter und hilft bei einem revisionssicheren und datenschutzrechtlich sicheren Umgang mit den verschiedensten Dokumenten. Ganzgleich welcher Größe das Unternehmen ist, eine DMS-Lösung hilft schon in der rudimentärsten Form und hilft dabei Kosten auf vielen Ebenen einzusparen.