Funktionen eines DMS in der Cloud

Über welche Funktionen verfügt eine Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Cloud und was sind die wichtigsten?

Wer mit seinem Unternehmen den Schritt in Richtung Digitalisierung wagen will oder gar muss, kommt um Dokumentenmanagementsysteme kaum herum. In so gut wie jedem Unternehmen fallen täglich unzählige Dokumente und Dateien an, die bearbeitet, erstellt, verwaltet oder auch abgelegt werden müssen. In vielen Büros geschieht dies tatsächlich noch weitestgehend händisch, was enorm viel Zeit raubt und zudem noch anfällig für diverse Fehler ist.

Mit zahlreichen Funktionen hilft ein DMS dabei, elektronische Dateien besser zu bearbeiten und analoge Dateien zu digitalisieren. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal den wesentlichsten Funktionen eines DMS in der Cloud widmen und dabei herausstellen, welche Mehrwerte diese ganz konkret für Unternehmen bieten. 

Doch zunächst werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise eines Dokumentenmanagementsystems um verstehen zu können, wie dieses genau arbeitet und wo genau die jeweiligen Funktionen ansetzen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein DMS?
• Suchfunktionen im DMS
• Mobiler Zugriff auf alle Daten
• Ein gemeinsamer Ort für alle Dokumente
• Revisionssichere Ablage
• Automatisierungen für schnellere Prozesse

Was ist ein DMS? 

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Businesssoftwarelösung, die zur Verwaltung und Organisation von Dokumenten und Dateien in einem Unternehmen zu Einsatz kommt. Ziel des Systems ist es, alle Dokumente auf einer zentralen Datenbank zu erfassen und diese ein eine vorher definierte Ordnerstruktur automatisch einzupflegen, damit alle Beteiligten in einem Unternehmen mit den gleichen validen Dokumenten arbeiten und es nicht unzählige verschiedene Versionen des selben Dokumentes gibt. 

Dadurch werden Dokumente schneller auffindbar, Workflows entstehen, viele Prozesse werden automatisiert und die interne Kommunikation wird verbessert. Zudem sorgt ein DMS für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben bei der Archivierung. DMS-Lösungen tragen das Potential in sich, enorme Kosten in einem Unternehmen einzusparen, indem physische Dokumente weitestgehend obsolet werden, was Druck- und Papierkosten spart und auch durch das unnötig machen von physischen Archiven, dessen Pflege und Miete Zeit und Geld kostet. 

All dies wird durch zahlreiche Funktionen erreicht, die in einem DMS enthalten sein können. Wir wollen, wie bereits eingangs erwähnt, ein paar wesentliche Funktionen an dieser Stelle etwas genauer durchleuchten und die Vorteile eines DMS in der Cloud genauer herausstellen. 

Suchfunktionen im DMS

Ein DMS speichert alle eingehenden, ausgehenden und erstellten Dokumente in einer logischen und einheitlichen Ordnerstruktur. Somit sind alle Dokumente in der aktuellsten Version für alle Parteien zugänglich. Doch ist es mitunter lästig erst einen kompletten Pfad zu durchschreiten ehe man zur gewünschten Datei gelangt. Daher verfügen DMS-Systeme über entsprechende Suchfunktionen. 

Jedes Dokument wird automatisch mit Schlagworten versehen, sodass diese sich über Suchfelder einfach auffinden lassen. Durch einheitliche Benennung der Dateien wird zudem sichergestellt, dass das richtige Dokument gefunden wird. Wird dieses dann durch einen Mitarbeiter bearbeitet, wird eine entsprechende Version erstellt. So kann durch jeden Mitarbeiter nachvollzogen werden, wer, wann und was an dem Dokument geändert hat. So wird immer nur mit der aktuellsten Version gearbeitet. 

Einige Systeme bieten darüber hinaus auch die Volltextsuche an, sodass nach beliebigen Stellen und Inhalten gesucht werden kann. Zudem lassen sich Suchanfragen hinsichtlich verschiedener Dateiformate anpassen, sodass sich die Suchzeit letztlich auf ein Minimum reduziert.

Derzeit kommen verschiedenste Studien zu dem Ergebnis, dass ein Mitarbeiter im Durchschnitt täglich 30 Minuten mit der Suche nach bestimmten Dokumenten, E-Mails oder sonstigen Dateien beschäftigt ist. Bei großen Unternehmen summiert sich die Zahl schnell so signifikant, dass hier große Ressourcen verschwendet werden.

Mobiler Zugriff auf alle Daten

In einer Arbeitswelt die zunehmend flexibler und ortsunabhängiger wird, werden Möglichkeiten eines mobilen Zugriffes auf unternehmerische Daten immer wichtiger. Angestellte arbeiten von unterwegs aus oder gar gänzlich im Homeoffice. Daher ist es für diese wichtig einen entsprechenden Zugang zu den aktuellen Dokumenten in Echtzeit zu bekommen. 

In DMS in der Cloud realisiert genau dies. Über einen entsprechenden Internetzugang kann der Anwender bequem von unterwegs oder zuhause aus auf die Daten zugreifen. So sind die Systeme meist auch für den Einsatz auf mobilen Endgeräten optimiert und können dort reibungslos und mit allen Funktionen genutzt werden. Dies bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. 

Ein Beispiel: Angenommen eine Ausgabe im Einkauf muss erst durch einen Vorgesetzten freigegeben werden. Dieser ist jedoch gerade auf Dienstreise. Der Mitarbeiter stellt das Angebot vom Zulieferer nun in das System ein, welches dieses direkt in einen entsprechenden Workflow einbettet und an die zuständigen Personen weiterleitet. Der Mitarbeiter muss nun nicht mehr warten, bis der Vorgesetzte im Büro das Angebot absegnet oder gar unterzeichnet. Der Vorgesetzte kann mobil auf das Angebot zugreifen, dieses prüfen und sogar signieren bzw. freigeben. 

Dann schiebt dieser einfach das Dokument in den nächsten Schritt im Workflow und der Mitarbeiter kann dieses dann weiterbearbeiten. Andernfalls wären an dieser Stelle mehrere Mails und Telefonate ins Land gegangen, ehe es zu einer Entscheidung gekommen wäre. So kann einfach und schnell alles nötige abgewickelt werden und jeder weis zu jeder Zeit, wie es um den jeweiligen Status eines Prozesses steht. 

Ein gemeinsamer Ort für alle Dokumente

Die allgemeine Funktionsweise eines Dokumentenmanagementsystems bedingt die Speicherung aller Daten und Dokumente ein einem zentralen Ort, auf den alle Mitarbeiter mit entsprechender Zugangsberechtigung zugreifen können. Dadurch arbeiten alle Mitarbeiter mit denselben validen und stets aktuellsten Versionen von Dokumenten. 

Das sorgt dafür, dass Fehlerquoten massiv gesenkt werden können und auch Dubletten der Vergangenheit angehören. Oftmals geht eine Mail an verschiedene Mitarbeiter und gleich mehrere nehmen sich des gleichen Arbeitsauftrag an. Hier werden wertvolle Ressourcen verschwendet. Bearbeitet ein Teammitglied eine Datei, so können die anderen Teammitglieder genau einsehen, wann, wo, von wem und wie das jeweilige Dokument verändert wurde. 

Revisionssichere Ablage

Im Zuge der DSGVO ist der Datenschutz wieder vermehrt in den Fokus von Unternehmen gerückt. So oder so ist der Schutz der unternehmerischen Daten ein zentrales Thema. Löschfristen für beispielsweise Bewerbungsunterlagen müssen eingehalten werden, Rechnungen oder auch Bilanzen für das Finanzamt für bestimmte Zeiten aufbewahrt werden und diverse andere Vorschriften bezüglich der Ablage berücksichtig werden. 

Allein dies raubt immens viel Zeit in einem Unternehmen und physische Archive müssen geführt und verwaltet werden. Doch mit einem DMS gehört all dies der Geschichte an. Das System speichert automatische alle wichtigen Dokumente und erinnert an Fristen zur Löschung beziehungsweise Aufbewahrung. Auch können bestimmte Dokumente nur von bestimmten Personen gelöscht werden, was versehentliche Löschungen deutlich unwahrscheinlicher macht. 

Automatisierungen für schnellere Prozesse

Generell verfügen DMS-Lösungen über das Potential diverse Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zu automatisieren. Mit sogenannten Workflows entstehen Verbindungen von Prozessen, die zuvor nicht einmal gesehen wurden. 

Ein Beispiel kann uns an dieser Stelle weiterhelfen. Angenommen ein Mitarbeiter ist mit seinen Aufgaben überfordert und meldet Bedarf für eine neue Stelle in seinem Bereich. Dann kann er dies ganz einfach über das DMS anmelden. Die Anfrage wird direkt an den freizugebenen Vorgesetzen weitergeleitet, der diesen Bedarf prüft und dann freigibt. Dann wird automatisch eine entsprechende Stellenausschreibung mit den entsprechenden Konditionen erstellt und veröffentlicht. 

Geht nun eine Bewerbung ein, kann diese von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig geprüft und bewertet werden. Wird diese dann von allen positiv bewertet kann der Bewerber automatisch zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Das System kann zudem einfach prüfen, an welchem Datum alle zuständigen Mitarbeiter für ein solches Gespräch Zeit haben und Termine vorschlagen.

Wird der Bewerber dann eingeladen und letztlich eingestellt, können die ausgehandelten Konditionen direkt in einen Arbeitsvertrag übernommen werden. Letztlich wird der Prozess so massiv abgekürzt, dass enorm viel Zeit eingespart werden kann.