Wählen Sie einen DMS-Lieferanten, der diese 3 Anforderungen erfüllt

Diese 3 Anforderungen bilden die Grundlage für eine langfristige Zusammenarbeit mit einem geeigneten DMS-Lieferanten.

Steht die Entscheidung im Raum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Ihr Unternehmen einführen zu wollen, so ergeben sich gleich zwei wesentliche Herausforderungen. Welches System soll es sein und welcher Anbieter soll dieses liefern? Denn neben dem eigentlichen System spielt der jeweilige Lieferant dieses Systems eine wichtige Rolle. Mit diesem geht man zu weilen eine langwierige Partnerschaft ein, weshalb hier die Rahmenbedingungen stimmen müssen. 

Wir wollen an dieser Stelle einmal einen Blick auf die verschiedenen Faktoren werfen, die die Anbieter voneinander unterscheiden und letztlich für Sie das Zünglein an der Waage bedeuten können. Denn neben dem eigentlichen System und dessen Installation sind viele weitere Dienstleistungen von Nöten, die von Anbietern in verschiedenen Maßen angeboten werden. 

Begibt man sich auf die Suche nach einem DMS, so findet man relativ schnell die Lösungen großer Hersteller wie Microsoft, Xerox oder Adobe. Doch finden sich darüber hinaus unzählige weitere Systeme kleinerer Hersteller und vor allem viele Systemhäuser, die diese Systeme, vor allem auch der größeren Hersteller vor Ort implementieren und anpassen. Hier den richtigen Partner zu finden ist nicht leicht. 

Um verstehen zu können, warum die Auswahl eines passenden Anbieters der DMS-Software so wichtig ist, hilft ein Blick auf die allgemeine Funktionsweise eines derartigen Systems. Daher hier nochmal eine kleine begriffliche Einordnung. 

Was ist ein DMS? – Definition

Ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Unternehmenssoftwarelösung, die zur Organisation, Verwaltung und Archivierung alle im Unternehmen umherlaufenden Dokumente zum Einsatz kommt. Dabei werden sämtliche Dokumente auf einer zentralen Datenbank in einer übersichtlichen und einheitlichen Struktur gespeichert. 

Das Programm ermöglicht es dann dem Anwender über spezielle Suchfunktionen jedes Dokument, welches zuvor mit entsprechenden Metadaten versehen wurde, schnell und einfach zu finden. Zudem machen DMS-System Papierformulare weitestgehend obsolet. Dadurch, dass alle Anwender mit denselben validen Dokumenten und hier speziell nur mit der stets aktuellsten Version eines Dokumentes arbeiten, werden physische Kopien unnötig und der Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens kann massiv beschleunigt werden. 

Auch werden im Zuge der DMS-Einführung sämtliche Geschäftsprozesse im Unternehmen untersucht und wohlmöglich an vielen Stellen Automatisierungen vorgenommen. Daher sollte das DMS-Projekt auch immer als sensibler Eingriff in die Unternehmensstruktur verstanden werden, für den man einen kompetenten Partner an seiner Seite wissen will.

Einfach ein Dokumentenmanagementsystem zu installieren und darauf zu hoffen, die Vorteile werden sich schon einstellen, ist zu meist kein guter Plan. Vielmehr bedarf es einer weitreichenden Vorbereitung auf die Einführung, zu der letztlich auch die Auswahl des passenden Anbieters zählt. 

Der passende Anbieter – Worauf es ankommt

Letztlich entscheiden die Voraussetzungen und Anforderungen, die Ihr Unternehmen an das System stellt, über die Auswahl des passenden Anbieters. Angenommen Sie verfügen über eigene Server und wollen ein entsprechende DMS ausschließlich auf diesen, also lokal implementieren, so können Anbieter von Cloud-Lösungen ausgeschlossen werden.

Doch das ist gerade einmal die halbe Miete. Weiterhin finden sich unzählige verschiedene Anbieter am Markt, die allesamt lokale Implementierungen in Ihrem Portfolio haben. Weitere Faktoren werden also herangezogen, wie der Funktionsumfang, das Netzwerk oder auch das Betriebssystem usw. All diese Anforderungen gehen aus dem zuvor angelegten Lastenheft hervor.

Haben Sie auf diese Weise die verschiedenen Anbieter aussortiert, bleiben am Ende noch etwa sieben bis zehn in Frage kommende Anbieter in Frage. Doch wonach orientieren Sie sich nun? Hier kommen verschiedenste Faktoren zum Tragen, die für die Auswahl eines Anbieters letztlich entscheidend sein können. Werfen wir also einen Blick auf diese.

Anpassungen am System

Kann der jeweilige Anbieter etwaig nötig werdende Anpassungen an dem System für Sie vornehmen? Sprich, kann das System an notwendigen Stellen an die Geschäftsprozesse des Unternehmens angepasst werden, beziehungsweise kann der entsprechende Dienstleister dieses umsetzen? Auch können die Nice-to-have-Funktionen herangezogen werden. Kann der Anbieter auch diese implementieren? 

Welche Funktionen bietet der Anbieter darüber hinaus an und bietet dieser wohlmöglich weitere Businesssoftwaresysteme an? Auf diesen Punkt werden wir später nochmals zurückkommen. Es geht hier also letztlich um die Flexibilität des Systems und vor allem und die des Anbieters. Was bei der Auswahl nicht vergessen werden darf, kann der der Anbieter ihre Vorgaben überhaupt erfüllen. Hat dieser die Kapazitäten und auch die nötige Manpower das Projekt in der von ihnen vorgegebene Zeit umzusetzen? 

Integration des Systems

Anbindungen oder auch Integrationen in oder von anderen Systemen spielen eine wesentliche Rolle. Bereits in Ihrem Lastenheft wurde dieser Punkt niedergeschrieben und auch bei der Suche nach dem passenden Anbieter wurde danach gefiltert. Angenommen das DMS-System soll mit einem ERP-System gekoppelt werden, so sollte unbedingt im Vorfeld festgestellt werden, wie der Anbieter dies technisch umzusetzen gedenkt, an welchen Stellen diese Kopplung überhaupt genau notwendig ist und wie viel Mehraufwand diese Integration oder Kopplung wohlmöglich bedeuten. 

Internationalität des Anbieters

Arbeitet Ihr Unternehmen wohlmöglich in mehreren Ländern mit verschiedenen Außenstellen? Müssen auch diese mit dem neuen DMS abgebildet werden? Dann muss der entsprechende Anbieter auch dies abdecken können. Mehrsprachigkeit des Systems und auch eine Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben in dem entsprechenden Land müssen ebenso gegeben sein, wie die Umsetzung der Installation und der Anpassung im Ausland. 

Ausfallzeiten

Ausfallzeiten werden gerade bei gehosteten oder auch Cloud-Implementierungen interessant. Wie oft fällt das System bzw. der Server aus? Man muss bedenken, dass in diesen Ausfallzeiten nicht vernünftig gearbeitet werden kann. Wie hoch sind die jeweiligen Ausfallzeiten bei den Anbietern und welche Maßnahmen ergreift dieser im Fall der Fälle? Doch kann es auch zu Störungen im System selbst kommen. Wie geht der Anbieter mit diesen um? Ist dieser schnell und einfach vor Ort und kann direkt helfen? Bietet dieser Servicehotlines oder auch Videounterstützungen an? 

Benutzerfreundlichkeit und Design

Wie benutzerfreundlich ist das System, dass der Anbieter darbietet. Angenommen ein System kann all Ihre Anforderungen abdecken, ist jedoch nur wenig intuitiv und das Design stößt er ab, sollten Sie die Augen nach Alternativen offenhalten. Schließlich müssen Ihre Angestellten täglich mit dem System arbeiten. Ist dieses jedoch nicht wirklich ansprechend, so sinkt die Annahmewahrscheinlichkeit und das gesamte Projekt kann daran langfristig scheitern. Doch auch Strukturvorlagen und weitere Designvorlagen können ausschlaggebend für die Entscheidung für oder gegen einen Anbieter sein. 

Erfahrung

Auch kann die Erfahrung des Anbieters ein guter Ratgeber bei der Entscheidung für oder gegen diesen sein. Zum einen gibt die Dauer des Firmenbestehens Aufschluss darüber, wie erfolgreich sich dieses Unternehmen am Markt halten konnten, zum anderen verraten Referenzberichte, bei welchen Kunden dieser in der Vergangenheit bereits ähnlich DMS-Projekt umsetzen konnte.

Letztlich gibt es viele verschiedene Faktoren, die zu Rate gezogen werden können. Doch sollte Ihnen der Anbieter auch sympathisch sein, da Sie durchaus viel zeit mit diesem verbringen werden auch langfristig mit diesem zusammenarbeiten müssen.