3 Eigenschaften eines DMS für Gastronomie und Hotellerie

Diese drei DMS-Eigenschaften unterstützen Unternehmen aus den Bereichen der Gastronomie und Hotellerie im Tagesgeschäft.

Jede Branche hat spezifische Anforderungen an eine geeignete Unternehmenssoftware. Obwohl sich die gravierendsten Unterschiede in den Anforderungsprofilen meist im ERP-Bereich finden, sollte auch eine DMS-Software auf branchenspezifische Anforderungen ausgelegt sein.

Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit drei wichtigen Merkmalen einer geeigneten DMS-Software für die Gastronomie und Hotellerie auseinandersetzen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS-Software?
• Wie ist DMS-Software aufgebaut?
• 1. Integration in die bestehende IT-Infrastruktur
• 2. Digitale Rechnungseingangsverarbeitung
• 3. Digitale Belege in der Gastronomie und Hotellerie
• Fazit: Dokumentenmanagement in Gastronomie und Hotellerie

Was ist DMS-Software?

„DMS“ ist die Abkürzung für „Dokumentenmanagementsystem“. Hierbei handelt es sich um eine Softwarelösung zur Verwaltung digitaler Dokumente. Alle Dokumente, die im unternehmerischen Tagesgeschäft anfallen, lassen sich mithilfe einer DMS-Software verwalten.

Unterschiedliche Dokumentenarten 

Dazu zählen beispielsweise Textdokumente, Dokumente aus Tabellenkalkulation, Grafiken, Bilder, Formulare (beispielsweise EDI), Video-Clips,  Audio-Clips oder COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk).

Von kaufmännischen Dokumenten wie Rechnungen oder Verträgen bis hin zu technischen Zeichnungen lässt sich eine ganze Bandbreite unterschiedlicher Dokumente mittels DMS-Software elektronisch verwalten.

Wie ist DMS-Software aufgebaut?

Innerhalb des Systems kommen dabei unterschiedliche Funktionen zum Einsatz, welche basierend auf ihrem Aufgabenbereich in der Regel einem Modul zugeordnet sind. Zu den wichtigsten Funktionsbereichen einer DMS-Software zählen:

• Abrechnung
• Archivierung
• Belegerfassung
• Das Scannen und Identifizieren von Barcodes
• Digitale Signaturen
• Drag & Drop
• OCR
• Ordnerstruktur
• Personalmanagement
• Revisionssichere Ablage
• Suchfunktion, Verschlagwortung
• Versionierung
• Vertragsmanagement

Wobei nicht jedes Unternehmen zwingend von der Nutzung all dieser Funktionen profitiert. Aufgrund der teils hoch individuellen Anforderungen sollte sich jeder Betrieb vor der Wahl einer DMS-Software intensiv mit den eigenen Anforderungen auseinandersetzen und diese in Form eines Lastenheftes festhalten, welches an späterer Stelle im Projekt als wichtige Entscheidungsgrundlage dient.

Lizenzmodelle einer DMS-Software

In diesem Zusammenhang sollte auch das Lizenzmodell der DMS-Software berücksichtigt werden. Hier ist zwischen On-Premises bzw. lokal, Cloud, gehostet und Hybrid zu unterscheiden.

On-Premises Systeme werden auf den lokalen Servern eines Unternehmens installiert und von dieser Stelle aus auch betrieben. Der Betrieb befindet sich demnach in Besitz von Hard- und Software.

Cloud-Systeme stehen diesem Lizenzmodell gegenüber. Sie werden Unternehmen durch den Cloud-Betreiber über das Internet zur Verfügung gestellt. Dafür entrichtet das Unternehmen ein monatliches Entgelt. Es befindet sich demnach nicht in Besitz des Systems, sondern „mietet“ es lediglich.

Gehostete DMS-Software ähnelt grundsätzlich der lokalen Variante, wobei die Serverleistung in diesem Fall extern angemietet wird. Hybrid DMS verbinden, wie der Name bereits vermuten lässt, die Komponenten einer lokalen und einer Cloud-basierten Infrastruktur.

Da sich jedes Lizenzmodell durch eigene Vor- und Nachteile auszeichnet, lässt sich keine pauschale Empfehlung aussprechen. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen zu Beginn eines DMS-Projektes auch mit der Frage nach dem besten Lizenzmodell für den eigenen Betrieb auseinandersetzen.

1. Integration in die bestehende IT-Infrastruktur

Eine nahtlose Integration der DMS-Software in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens ist in allen Branchen von Relevanz. Auch viele Betreibe der Hotel- und Gastronomiebranche betreiben erfolgreich ERP-Lösungen zur digitalen Abbildung und Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse.

Anbindung an die ERP-Software 

Wird ein DMS an die bestehende ERP-Software angebunden, lassen sich Dokumente direkt aus dem ERP heraus abrufen und von dort aus auch archivieren. Alle wichtigen Dokumente stehen somit zu jeder Zeit an jeder Stelle zur Verfügung.

E-Mail-Anbindung

Viele Hotels und Restaurants erhalten ihre Reservierungen mittlerweile online über entsprechende Buchungsportale. Buchungen, die über die eigene Website oder eine externe Buchungsplattform eingehen, sollten in das DMS überführt werden können. Dies lässt sich beispielsweise über eine E-Mail-Schnittstelle realisieren.

Abhängig von der individuellen IT-Infrastruktur des Unternehmens können auch weitere DMS-Schnittstellen von Vorteil sein. 

2. Digitale Rechnungseingangsverarbeitung

Auch eine digitale Rechnungsverarbeitung ist für viele Unternehmen der Gastronomie und Hotellerie von Vorteil. Über das DMS lassen sich Eingangsrechnungen automatisiert an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Auch Der Kontroll- und Freigabeprozess kann zeitnah und effizient über das System abgewickelt werden.

Eine vollumfängliche DMS-Software ermöglicht Betrieben dieser Branche zudem auch eine schnelle Kontrolle und Freigabe von wichtigen Belegen.

Dokumentenarten in Gastronomie und Hotellerie

Wichtig ist in dieser Branche zudem die Verwaltung von Bewirtungsbelegen und Lieferscheinen. Durch die Nutzung einer DMS-Software mit Scanner-Anbindung können Mitarbeiter eingehende analoge Dokumente ohne großen Aufwand digitalisieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle wichtigen Dokumente zu jeder Zeit auffindbar sind.

3. Digitale Belege in der Gastronomie und Hotellerie 

Seit Inkrafttreten der „Bonpflicht“ hat auch die Ausgabe digitaler Belege in der Gastronomie an Relevanz gewonnen. Denn die auf Thermopapier gedruckten Belege sind nicht nur aus ökologischer Sicht problematisch; sie Kosten Unternehmen auch viel Geld. Entsprechend groß ist das Interesse, eine geeignete Alternative zu finden.

Digitale Kassenzettel schützen Umwelt und Portemonnaie 

Für viele Betriebe ist der eBon eben jene Alternative. Um diesen ausgeben zu können, bedarf es eines entsprechenden Kassensystems. Über das Kassensystem lässt sich der digitale Bon dann an das mobile Endgerät eines Gastes übermittelt. Der Bon erscheint dann in der entsprechenden App auf dem Smartphone des Gastes.  

Fazit: Dokumentenmanagement in Gastronomie und Hotellerie 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dann Unternehmen jeder Branche von der Nutzung einer DMS-Software profitieren können. Damit sich das volle Potenzial eines DMS jedoch in der Praxis auch entfalten kann, sollte das System auf die branchenspezifischen Anforderungen des jeweiligen Betriebes ausgelegt sein.

Gastro-DMS: Die wichtigsten Eigenschaften

Neben einer Anbindung an die bestehende IT-Infrastruktur, welche branchenübergreifend eine wichtige Rolle spielt, sind in Gastronomie und Hotellerie zudem digitale Belege sowie eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung von Relevanz.

Um auch analoge Dokumente vollumfänglich mit der DMS-Software verwalten zu können, bedarf es einem geeigneten Scanner, welcher an das DMS angebunden wird. Auf diese Weise kann ein Dokumentenmanagementsystem den höchstmöglichen Mehrwert in das Unternehmen tragen.