3 Funktionen eines DMS für die Buchhaltung

Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Funktionen eines DMS für das Rechnungswesen. Erfahren Sie alles über die Vorteile einer ganzheitlichen DMS-Software.

Ein Dokumentenmanagement-System kann gerade in der Buchhaltung einen echten Mehrwert ausmachen. Unzählige alltägliche Aufgaben lassen sich automatisieren und der Geschäftsablauf gerade im Rechnungswesen kann deutlich beschleunigt werden. 

Wir zeigen Ihnen die 3 wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems für das Rechnungswesen und stellen deren konkreten Nutzen in der Praxis heraus. Lernen Sie die Vorteile moderner DMS kennen und optimieren Sie Ihren Geschäftsalltag. 

Zuvor jedoch wollen wir uns mit den allgemeinen Funktionsweisen derartigen Lösungen beschäftigen, um besser verstehen zu können, was derartige Lösungen im Stande zu leisten sind. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist DMS? – Eine Definition 
• 1. Umfangreiche Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung 
• 2. Detaillierte Planungen und Analysen mit dem DMS 
• 3. Revisionssicher Speichern und Archivieren 
• Viele Weitere spannende Funktionen 
• Fazit: Mehr als nur eine Dokumentenverwaltung

Was ist DMS? – Eine Definition

DMS steht für Dokumentenmanagement-System und beschreibt im ersten Moment nichts anderes, als die Organisation der unternehmensbezogenen Dokumente. Diese umfassen sämtliche im Unternehmen umherlaufende Dokumente, also alle analogen Schriftstücke, wie auch alle elektronischen. 

Da die Ablage in früheren Zeiten vor allem analoge Dokumente den Geschäftsalltag bestimmten, wurden unzählige Ordner in mittlerweile verstaubten Archiven angelegt. Mit dem Aufkommen des elektronischen Datenverkehrs, hat sich dies jedoch in den letzten Jahrzehnten die Notwendigkeit digitaler Archive aufgedrängt. 

Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme traten auf den Plan. Zunächst als digitale Ablagesysteme konzipiert, wuchs der Funktionsumfang schnell an. Moderne DMS-Lösungen halten zahlreiche verschiedenste Lösungen und Unterstützungen für den alltäglichen Geschäftsablauf bereit. 

Alle Daten zentral gespeichert

Auf einer zentralen Datenbank werden sämtliche Dokumente zusammengeführt und sicher gespeichert. Ein großer Vorteil der sich allein daraus ergibt – alle Akteure im Unternehmen arbeiten stets mit den validen Dokumenten.

Fehler durch verschiedene Versionen eines Dokumentes werden so umgangen. 
Doch bieten moderne DMS-Lösungen, wie bereits erwähnt, weit mehr praktische Funktionen, als nur eine strukturierte Ablage. Vielmehr lassen sich viele Prozesse, vom Dokumenteneingang bis hin zu deren revisionssicheren Ablage automatisieren. 

Schnellere Prozesse realisieren

Geht beispielsweise eine Bestellung per Mail ein, kann diese automatisch über einen automatisierten Rechnungseingang an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden. So kann diese beispielsweise direkt an die Kommissionierung und zur Erstellung der Rechnung an die Rechnungsabteilung weitergeleitet werden. Automatisch wird die Rechnung auch der Buchhaltung zugänglich gemacht und dort eingepflegt. 

In modernen Dokumentenmanagement-Lösungen finden sich zu meist folgende Funktionen und Module an: 

• Suchfunktionen
• Barcodes scannen und identifizieren
• Belegerfassung
• Digitale Signatur
• E-Mailmanagement
• OCR (Optical Character Recognition z.dt. Optische Zeichenerkennung)
• Revisionssichere Ablage
• Wiedervorlagen-System
• Wissensdatenbank/FAQ

Darüber hinaus finden sich, je nach Bedarf des Unternehmens jedoch noch viele weitere Funktionen an, die implementiert werden können. So verfügen einige Lösungen zum Beispiel über ein umfassendes Bewerbermanagement, das viele Schritte im Bewerbungsverfahren zu automatisieren vermag. 

Kosten und Zeit einsparen

Mit einem DMS lassen sich vielerorts Kosten einsparen und Prozesse effizienter gestalten. Dokumente werden fortan nicht mehr ausgedruckt und dem physischen Archiv zugefügt, vielmehr läuft dies genau anders herum. 

Analoge Dokumente einfach digitalisieren

Die wenigen Dokumente die noch analog vorkommen, werden eingescannt und elektronisch gespeichert. Auf diese Weise fallen Druck- und Papierkosten auf ein Minimum zurück und auch Kapazitäten für physische Archive werden freigesetzt. 

Wie nun profitierten das Rechnungswesen und die Buchhaltung von einer derartigen Anwendung? Dem wollen wir im Folgenden etwas genauer nachgehen und Ihnen die 3 wichtigsten Funktionen für das Rechnungswesen vorstellen. 

1. Umfangreiche Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Zwei wichtige Bereiche im Rechnungswesen sind zum einen die Kreditoren- und zum anderen die Debitorenbuchhaltung. Für beide hält ein DMS entsprechende Funktionen bereit, die den Geschäftsalltag maßgeblich erleichtern. 

Debitorenbuchhaltung im DMS

Für so gut wie jedes Unternehmen ist es wichtig festzustellen, dass möglichst schnell nach Rechnungsstellung ein entsprechender Geldeingang zu verbuchen ist. Ein DMS speichert sämtliche relevante Daten eines Mandanten oder Kunden in entsprechenden Ordnern ab und macht diese mit nur einem Klick aufrufbar. 

So können Ihre Mitarbeiter schnell und einfach offene posten in Kundengesprächen aufrufen und auch Zahlungserinnerungen lassen sich weitestgehend automatisch erstellen. Ebenso bieten einige Systeme die Möglichkeit die Liquidität der Kunden zu bewerten und zu hinterlegen, was gerade in der Debitorenbuchhaltung ein entscheidender Vorteil sein kann. 

Kreditorenbuchhaltung mit dem DMS 

Geht eine Rechnung in die Post ein, so kann diese direkt (wenn physisch) gescannt und hinsichtlich ihres Inhaltes vom System geprüft werden. Das System kann diese dann schnell mit den entsprechenden Bestellungen abgleichen und an die entsprechenden Stellen zur logischen Prüfung weiterleiten. 

Prozess wird deutlich beschleunigt

Die Anwender werden einfach via Mail benachrichtigt, wenn eine neue Rechnung eingegangen ist und können entsprechend schnell handeln. Der gesamte Prozess vom Rechnungseingang über die Freigabe bis hin zur Buchung verkürzt sich mit einem Dokumentenmanagement-System deutlich. 

2. Detaillierte Planungen und Analysen mit dem DMS 

Im Controlling kommt es vor allem darauf an, bestimmte Plan- und IST-Zahlen zur Steuerung aller betrieblichen Geschäftsprozesse zu erstellen. Eine moderne DMS-Lösung hilft auch hierbei. Dazu sind zu weilen unzählige Dokumente von Nöten die Aussagen bestimmte Kostenstellen treffen können. 

Alles an einem zentralen Ort 

Ein DMS stellt all diese Dokumente auf einem zentralen Archiv zur Verfügung und kann mit diversen Funktionen den gesamten Prozess der Analyse und der Auswertung deutlich verschlanken. Auf diese Weise kann unglaublich viel Zeit eingespart werden. 

Analysen kontinuierlich durchführen

Zudem sind derartige Analysen auf Grund deutlich valideren Daten entsprechend genauer und vertrauenswürdiger als manuelle Berechnungen. Zumal solche Analysen fortan in festen zeitlichen Abständen automatisch durchgeführt werden können.  

3. Revisionssicher Speichern und Archivieren

Gerade in der Finanzbuchhaltung finden sich viele rechtliche Vorgaben in Bezug auf die Dauer der Aufbewahrung gewisser Daten und Dokumenten. Während bestimmte personenbezogene Daten, nicht zu Letzt im Zuge der DSGVO, einer maximalen Speicherungsdauer unterliegen, gibt es auch all jene Dokumente, die einer minimalen Aufbewahrungsfrist unterliegen. 

Aufbewahrungsfristen einhalten

Dies betrifft vor allem all jene Dokumente, die dem Finanzamt gegenüber vorrätig sein müssen. Eine Dokumentenmanagementlösung kann entsprechend gesetzlicher Rahmenbedingungen ein Dokument so behandeln, wie es verlangt wird. 

Dokumente sicher und einfach archivieren 

Es erinnert nicht und an Löschfristen, all jener Daten die einer maximalen Speicherdauer unterliegen, es verhindert auch die Löschung und Veränderung all jener Dokumente die dem Finanzamt über einen bestimmten Zeitraum einsehbar sein müssen. 

Viele Weitere spannende Funktionen

Ein modernes und umfangreiches Dokumentenmanagement-System kann über die hier beschriebenen Funktionen für das Rechnungswesen noch weitaus mehr tun. So können beispielweise große Teile der vorbereitenden Finanzbuchhaltung mit dem System abgedeckt werden. 

Schnittstelle zu DATEV 

Eine entsprechende Schnittstelle zu DATEV beispielsweise ermöglicht es Anwendern die Daten direkt und unkompliziert an die Steuerprüfung zu übermitteln. Dies spart, gerade bei ausgelagerter Steuerprüfung enorm viel Zeit und letztlich Geld ein. 

Fazit: Mehr als nur eine Dokumentenverwaltung

Eine umfangreiche Dokumentenmanagement-Lösung übernimmt heute weit mehr Aufgaben als noch zu Beginn der 2000er-Jahre. Nicht nur vermag das System alle relevanten gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung verschiedenster Dokumente zu erfüllen, es unterstütz auch durch diverse Automationen im geschäftsalltag im Rechnungswesen. 

So lassen sich beispielweise eingehende Rechnungen schneller prüfen und verbuchen, ausgehende schneller erstellen und verschicken. Unternehmen die noch gänzlich ohne jegliches digitales Dokumentenmanagementsystem unterwegs sind, sollten sich schnellstmöglich mit den Möglichkeiten derartiger Lösungen befassen.