3 Nachteile einer On-Premises DMS-Software

Bei allen Vorteilen die eine lokale DMS-Software bietet, gibt es auch einige vermeidliche Nachteile. Diese wollen wir an dieser Stelle einmal aufgreifen.

Dokumentenmanagement-Systeme stellen oftmals den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung bei Unternehmen dar. Mit ihnen wird das papierlose Büro Realität und es lassen sich viele effizientere Prozesse im Unternehmen realisieren. 

Doch gibt es auch Vorbehalte gegenüber On-Premises-DMS-Software. Wir wollen diesen vermeidlichen Nachteilen einmal auf den Grund gehen und schauen was dran ist an diesen Ressentiments. 

Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von DMS-Software und klären, wie es zu den diversen Vorbehalten kommt. Auch klären wir worin die Besonderheiten bei On-Premises-Lösungen liegen und was diese überhaupt sind. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS? – Eine Definition 
• Technische Ebene von DMS-Lösungen 
• Cloud, lokal, hybrid oder gehostet 
• 1. On-Premises-DMS-Software ist zu teuer 
• 2. On-Premises-DMS-Software ist zu kompliziert 
• 3. On-Premises-DMS-Software ist nur etwas für große Unternehmen 
• Fazit: Nachteile die keine mehr sind

Was ist DMS? – Eine Definition

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System, welches die Organisation sämtlicher im Unternehmen umherlaufender Dokumente zur zentralen Aufgabe hat.

Während dies früher bedeutet, dass Akten angelegt und in physischen Archiven abgelegt werden mussten, ist heute die Mehrzahl aller Dokumente nur noch in digitaler Form vorhanden. 

Diese Tatsache macht ein digitales Dokumentenmanagement von Nöten. Viele Unternehmen sind noch immer auf dem Weg digitale Dokumente dem physischen Dokumentenmanagement zuzufügen. Dabei sollte dies längst umgekehrt laufen. 

Papierdokumente dem digitalen DMS zuführen

Die letzten analogen Dokumente sollten eingescannt und dem digitalem DMS zugefügt werden. Auf diese Weise wird dann auch das papierlose Büro endlich Realität. Dazu bedarf es jedoch softwareseitiger Unterstützung, die in Form von DMS-Software geliefert wird. 

Diese Anwendungen führen sämtliche Dokumente auf einer zentralen Datenbank zusammen und speichern all diese umherlaufenden Dokumente in einer klaren und nachvollziehbaren Ordnerstruktur ab.

Alle Akteure haben dann Zugriff auf diese Datenbank. Das hat zur Folge, dass alle Akteure mit denselben Daten arbeiten. Fehler durch Übertragungen oder Dubletten werden so umgangen. 

Kosten auf mehreren Ebenen sparen

Letztlich können mit einem digitalen DMS Kosten für Papier und Drucker, aber auch für physische Archive und deren Pflege eingespart werden. Doch kann ein digitales DMS noch in weiteren Feldern dabei helfen Ressourcen einzusparen. 

Durch die Zentralisierung aller Daten auf einer gemeinsamen Datenbank lassen sich deutlich schlankere und effizientere Prozesse über das gesamte Unternehmen hinweg aufziehen.

Abteilungsgrenzen werden überwunden und viele alltägliche Aufgaben werden sogar vollständig automatisiert. 

Technische Ebene von DMS-Lösungen

Aufgebaut sind DMS-Lösungen zu Weilen aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. So finden sich in modernen DMS-Lösungen zum Beispiel folgende Module an: 

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Nicht jedes Unternehmen benötigt gleich alle diese Module auf einmal, andere Unternehmen hingegen benötigen über die angeführten Funktionen noch deutlich mehr.

Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden sich DMS-Lösungen elementar voneinander. Mit dem Auftreten neuer Lizenzmodelle muss ein Unternehmen sich auch mit dieser Entscheidung befassen. 

Cloud, lokal, hybrid oder gehostet

Zentral bei der Auswahl einer passenden DMS-Software für die eigenen Zwecke ist immer auch das zu Grunde liegende Lizenzmodell. Das bezieht sich auf den Standort der Server auf denen das System betrieben und die Daten gespeichert werden. 

In den eigenen Räumlichkeiten

Klassischerweise erwirbt ein Unternehmen eine Software von einem Anbieter und installiert diese auf den hauseigenen Servern. In diesem Fall spricht man vom On-Premises-Modell.

Der englische Begriff „On-Premises“ bedeutet nämlich nichts anderes als „in den eigenen Räumlichkeiten“. Der Begriff wurde erst in den letzten Jahren mit dem Aufkommen neuer Lizenzmodelle zur Abgrenzung etabliert. 

Auftreten der Cloud

Eines dieser neuen Modelle stellt das Cloud-Computing dar. Hier wird die Software, wie auch die Speicher- und Rechenleistung von einem Cloud-Betreiber über das Internet bezogen.

Eigene Server und Netzwerke sind damit obsolet und auch der Erwerb der Software entfällt. Man zahlt entsprechend seines Bedarfes Lizenzgebühren für jeden Anwender oder man bucht eine bestimmte Datenmenge und kann das System, wie auch den Speicher in der Cloud nutzen. 

Daten im eigenen Haus halten

Doch nicht jeder will seine Daten und teils sensiblen Dokumente auf Servern in Rechenzentren irgendwo auf der Welt gespeichert wissen. Daher halten viele Unternehmen an einer lokalen DMS-Lösung fest.

Dass diese Variante auch Nachteile gegenüber anderen Modellen hat, liegt auf der Hand. Andernfalls hätten sich die anderen Modelle ja nicht erst entwickelt. 

Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf drei dieser vermeintlichen Nachteile werfen und klären was an ihnen wirklich dran ist. 

1. On-Premises-DMS-Software ist zu teuer

Eines der wohl am weitest verbreiteten Vorurteile ist, dass DMS-Lösungen lokal implementiert zu teuer sein. Doch stimmt das überhaupt? Dem Vorurteil wohnt inne, dass es einen Vergleich zu anderen Lizenzmodellen benötigt, um diese Aussage so stehen lassen zu können. 

Kostenverteilung unterschiedlich

Vergleicht man die Kosten einer lokalen Lösung mit denen aus der Cloud scheint die lokale Lösung in der Tat deutlich teurer zu sein. Doch das ist durchaus trügerisch. Die Kosten einer Cloud-Lösung verteilen sich letztlich nur anders. 

Abwägung zu Lizenzmodellen

Während bei einer lokalen Lösung die Anfangsinvestition recht hoch ist, zahlt man bei einer Cloud-Lösung stetig einen geringeren monatlichen Betrag für die Serviceleistung. Irgendwann jedoch kommt der Punkt, da übersteigen die monatlichen Kosten der Cloud-Lösung, die einer On-Premise-Lösung. 

Hier muss also genau abgewogen werden, wann dieser Punkt erreicht werden würden und welche Variante an dieser Stelle die sinnvollere ist. 

2. On-Premises-DMS-Software ist zu kompliziert

Mit einer lokalen DMS-Lösung entfallen Aufgaben wie die Wartung und Instandhaltung auf das eigene Unternehmen.

Das gesamte Hosting wird letztendlich im eigenen Haus vorgenommen, was viele zu der Annahme führt, On-Premises-Softwaresysteme seien mit hohem Aufwand verbunden und erfordern ein hohes Maß an Expertise in den eigenen Reihen. 

Zugegen, bei einer Implementierung aus der Cloud sind weit weniger Dinge zu beachten, als bei einer lokalen Lösung. Hier bucht man einfach entsprechend seines Bedarfs Lizenzen, macht sich mit den Funktionen vertraut und legt los. 

Externe Hilfe beanspruchen

Bei lokalen DMS-Lösungen hingegen sind weit mehr Schritte zu beachten. Doch muss ein Unternehmen diese nicht selbst gehen. Vielmehr wählt man einen geeigneten und erfahrenden Software- und Implementierungspartner aus.

Das Systemhaus implementiert das System dann nach Ihren Vorstellungen und setzt alles so auf, dass das Unternehmen einfach mit dem System arbeiten kann. 

Auf Anbieter achten

Daher empfiehlt es sich bei der Auswahl einer passenden DMS-Software auch immer auf den jeweiligen Anbieter zu schauen.

Ist dieser gut vernetzt und sitzt gar bei Ihnen in der Nähe, kann dieser auch bei Störungen im System direkt vor Ort sein und helfen. 

Expertise langfristig sichern

Es bedarf also nicht zwangsläufig einer umfassenden Expertise im eigenen Haus, wenn der richtige Softwarepartner gefunden ist.

Zudem darf nicht vergessen werden, dass auch die Systeme selbst heute immer intuitiver und benutzerfreundlicher werden. Daher ist dieses Vorurteil schnell von der Hand zu weisen. 

3. On-Premises-DMS-Software ist nur etwas für große Unternehmen

Dieses Vorurteil hat seinen Ursprung in der Anfangszeit von Unternehmenssoftware. Oftmals wurden die Lösungen ehr von bzw. für große Unternehmen konzipiert.

Doch über die Jahre haben sich viele Anwendungen auch auf mittlere und kleinere Unternehmen ausgeweitet. So auch DMS-Lösungen. 

Neue Lizenzmodelle ebnen den Weg 

Mit dem Auftreten der Cloud, war es dann sogar möglich Unternehmenssoftware zu nutzen, ohne eigene Server zu besitzen oder mieten zu müssen. Die Schwellen für den Einstieg wurden zunehmend niedriger. 

Lokale Lösungen für KMUs

Doch wurden gleichzeitig auch die Schwellen für lokale Implementierungen stetig niedriger. Viele mittelständische und auch kleine Unternehmen profitieren sogar von der On-Premises-Variante.

Mit lokalen Systemen können sie jegliche Anpassungen vornehmen, ohne grundlegend die eigenen Prozesse ändern zu müssen. 

Abhängigkeiten vermeiden

Auch in puncto Abhängigkeit zum Cloud-Betreiber, gehen viele Unternehmen lieber ihren eigenen Weg. Viele lokale DMS-Systeme sind mittlerweile sogar speziell für kleine Unternehmen konzipiert worden. 

Man beginnt hier mit den rudimentärsten Funktionen und fügt nach und nach weitere Funktionen hinzu. Auch wachsen derartige System mit dem Unternehmen mit. Dieses Vorurteil ist also ebenso wie die anderen beiden fast gänzlich von der Hand zu weisen.

Fazit: Nachteile die keine mehr sind 

Viele vermeidliche Nachteile im Zusammenhang mit On-Premises-DMS-Software stellen sich bei näherer Betrachtung als weitestgehend obsolet heraus.

Oftmals stammen diese Vorurteile noch aus der Vergangenheit, als die Systeme noch in den Kinderschuhen stecken. 

Doch die Systeme haben sich stetig weiterentwickelt und sind heute für so gut wie jedes Unternehmen zugänglich.

Will man seine digitale DMS-Lösung auf den eigenen Servern betreiben, ist dies heute ohne großen Aufwand möglich, wenngleich eine gute Vorbereitung und Planung auf die Implementierung nach wie vor äußerst wichtig ist.