3 versteckte Kosten im DMS-Projekt

Nicht alle Kostenfaktoren sind auf den ersten Blick ersichtlich. Erfahren Sie mehr über DMS-Projekte und ihre versteckten Kosten.

In jedem Projekt spielen die (potenziellen) Kosten eine entscheidende Rolle. Doch oftmals werden bei der ersten Überschlagung der Kosten eines Softwareprojektes wichtige Faktoren übersehen.

Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit den Kosten eines DMS-Projektes auseinandersetzen und aufzeigen, welche Bereiche neben den tatsächlichen Lizenzkosten zusätzliche Kosten verursachen können. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS-Software: Eine Definition 
• Vorteile einer DMS-Software 
• Kosten einer DMS-Software 
• 1. Mitarbeiterschulungen 
• 2. Individuelle Anpassungen 
• 3. Wartungs- und Instandhaltungskosten 
• Fazit: Auch versteckte Kosten variieren 

DMS-Software: Eine Definition

„DMS“ ist ein Akronym und bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. 

Sämtliche, in einem Unternehmen anfallenden Dokumente werden dabei zentral an einer Stelle verwaltet. Dazu zählen beispielsweise 

• Textdokumente 
• Dokumente aus Tabellenkalkulation 
• Grafiken 
• Bilder 
• Videoaufnahmen 
• Audioaufnahmen 
• CAD-Dateien (Computer Aided Design) 
• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 
• Dokumente aus EDI (Electronic Data Interchange)

Vorteile einer DMS-Software

Die zentrale Ausrichtung eines DMS bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. 

Verbesserte Kollaboration

So wird beispielsweise die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessert, da alle Mitarbeiter mit denselben, korrekten Daten arbeiten.

Durch die Einbindung des Systems in die zentrale IT-Infrastruktur des Unternehmens kommt es nicht zu Medienbrüchen. Stattdessen wird ein lückenloser Informationsfluss gewährleistet. 

Reduzierter administrativer Aufwand 

Da alle Daten jederzeit und überall verfügbar sind, wird auch eine doppelte Datenpflege obsolet. Dies reduziert den administrativen Aufwand für die Belegschaft maßgeblich.

Darüber hinaus verfügen moderne Softwarelösungen über Automatisierungen, welche Mitarbeiter in Bezug auf administrative Tätigkeiten zusätzlich entlasten. 

Zufriedenere Mitarbeiter

Davon profitiert zum einen das Unternehmen, da sich die Mitarbeiter stattdessen zielführenderen Aufgaben zuwenden können. Doch auch die Belegschaft wird zufriedener, da der Anteil monotoner Aufgaben reduziert wird. 

Höhere Datenqualität

Durch das Wegfallen der doppelten Datenpflege wird zudem das Risiko von Übertragungsfehlern reduziert. So steigt die Qualität der im System verwalteten Daten.

Da Daten nicht ohne Grund auch als „Öl des 21. Jahrhunderts“ bezeichnet werden, kann Unternehmen durch eine hohe Datenqualität ein entscheidender Wettbewerbsvorteil entstehen; vorausgesetzt, sie lassen die vorhandenen Daten gezielt für sich arbeiten, werten sie aus und gewinnen so wertvolle Erkenntnisse über die eigenen Kunden, den eigenen Betrieb oder Entwicklungen des Marktes. 

Kosten einer DMS-Software

Es wird also deutlich, warum sich immer mehr Unternehmen für Unternehmenssoftware wie DMS entscheiden.

Doch zu Beginn eines jeden Projektes gilt es zunächst festzustellen, welche Kosten voraussichtlich auf das Unternehmen zukommen werden. 

Vielfältiger DMS-Markt

Tatsächlich lassen sich die Kosten einer DMS-Software nicht pauschal definieren. Der DMS-Markt ist überaus vielfältig.

Von simplen Open Source Lösungen bis hin zum leistungsstarken DMS für Konzerne lässt sich für jedes Unternehmen ein geeignetes System finden. 

Direkte Kosten

Grundsätzlich gilt: Je leistungsstärker ein DMS, desto höher fallen in der Regel auch die Kosten aus.

Dies bezieht sich nicht nur auf den Funktionsumfang, sondern auch auf die Kapazitäten des Systems. Werden lediglich drei Nutzer benötigt, ist das System meist weitaus weniger kostspielig als eine DMS-Software für 500 User. 

Lizenzmodell

Darüber hinaus spielt auch das jeweilige Lizenzmodell eine Rolle. Die Anschaffung einer lokalen DMS-Software ist mit einer vergleichsweise hohen Investition verbunden, da Hard- wie auch Software zunächst erworben werden müssen. 

Soll hingegen eine Cloud-basierte Software genutzt werden, fallen die hohen Anschaffungskosten weg.

Stattdessen muss auf monatlicher Basis ein entsprechendes Entgelt für die Nutzung des Systems an den Cloud-Betreiber entrichtet werden. 

So lässt sich auch hier nicht pauschalisieren, welches Lizenzmodell das kostspieligere ist. Vielmehr beeinflusst das Lizenzmodell, wann die Kosten anfallen. 

Indirekte Kosten

Neben den direkten Kosten fallen jedoch auch „indirekte“ bzw. „versteckte“ Kosten an. Auch diese variieren von System zu System und hängen nicht nur von der eigentlichen Software ab. 

1. Mitarbeiterschulungen

Oftmals werden die Kosten für die Schulung der Mitarbeiter nicht berücksichtigt. Dabei ist es unerlässlich, die Belegschaft adäquat an die Nutzung des Systems heranzuführen.

Letztlich sind es die Mitarbeiter, welche das System regelmäßig im Tagesgeschäft nutzen werden.

Eine neue DMS-Software kann ihr volles Potenzial also nur entfalten, wenn sie von der Belegschaft angenommen und korrekt genutzt wird. 

Wie hoch die Kosten in diesem Bereich ausfallen, lässt sich nicht pauschalisieren.

DMS-Software mit einem geringen Funktionsumfang ist in der Regel vergleichsweise intuitiv nutzbar, während komplexere Systeme externe Schulungen notwendig machen können.

Diese stellen dann einen zusätzlichen Kostenfaktor dar. 

Kosten reduzieren

Um hier Kosten einzusparen, können Unternehmen Schulungen ggf. intern abwickeln.

Dazu werden zu Beginn des Projektes Key User ernannt, welche als erste praktische Erfahrungen in der Nutzung des Systems sammeln und an späterer Stelle den Rest der Belegschaft schulen können.

Keinesfalls sollten Unternehmen jedoch Mitarbeiterschulungen gänzlich vernachlässigen, um Kosten einzusparen, da dies langfristig einen negativen Einfluss auf den Mehrwert des Systems haben kann. 

2. Individuelle Anpassungen

Darüber hinaus sollten Unternehmen berücksichtigen, inwieweit das neue DMS an die eigenen Strukturen und Prozesse angepasst werden muss.

Müssen Schnittstellen; gegebenenfalls sogar zu selbstgeschriebenen Programmen; eingerichtet werden, stellt auch dies einen zusätzlichen Kostenfaktor dar. 

Nicht am falschen Ende sparen

Auch hier sollten Unternehmen jedoch keinesfalls an der falschen Stelle sparen, um einen lückenloser Datenaustausch zwischen allen Anwendungen nicht zu gefährden. 

3. Wartungs- und Instandhaltungskosten

Einer der womöglich am häufigsten vernachlässigten Kostenfaktoren sind Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen. Diese werden von Zeit zu Zeit notwendig, um den fortwährenden Nutzen des Systems für das Unternehmen zu gewährleisten. 

In Bezug auf Wartungs- und Instandhaltungskosten spielt das jeweilige Lizenzmodell eine entscheidende Rolle.

Während Unternehmen bei der lokaler DMS-Software selbst die Verantwortung für die Planung und Durchführung entsprechender Maßnahmen tragen, liegt diese bei Cloud-basierten Systemen beim Betreiber und ist in den monatlichen Kosten bereits enthalten.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass lokale Systeme nicht dennoch langfristig kostengünstiger ausfallen können.

Um in puncto Instandhaltungskosten sparen zu können, sollten Unternehmen jedoch intern über das nötige technische Know-how sowie ausreichend Kapazitäten verfügen.

Ist keine eigene IT-Abteilung vorhanden, die sich dieser Aufgaben annehmen könnte, muss ein externer Dienstleister beauftragt werden; ein weiterer Kostenfaktor. 

Fazit: Auch versteckte Kosten variieren

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass neben direkten, mit der Anschaffung verbundenen Kosten auch versteckte Kosten im DMS-Projekt entstehen können.

Diese sollten Unternehmen jedoch nicht entmutigen; sie sollten sich dieser lediglich bewusst sein. 

Mögliche Kostenpunkte, die es zu berücksichtigen gilt, sind 

• Mitarbeiterschulungen 
• Anpassungen 
• Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen 

Durch die Abwicklung bestimmter Aufgaben in Eigenregie lassen sich an unterschiedlichen Stellen kosten sparen. Unternehmen sollten dabei jedoch bedenken, dass dies intern zusätzliche Kapazitäten in Anspruch nimmt.