4 Vorteile einer On-Premises DMS-Software

Lokale DMS-Software hat einige Vorteile gegenüber der Cloud. Welche das sind, erfahren Sie hier.

Der Weg zu einer ganzheitlichen Digitalisierung aller Geschäftsprozesse beginnt für viele Unternehmen mit der Einführung einer DMS-Software.

Diese soll dem Papierchaos Einhalt gebieten und Prozesse der Dokumentenverwaltung erleichtern. Damit sich jedoch alle potenziellen Vorteile einer DMS-Software einstellen, muss die DMS-Software auch zum jeweiligen Unternehmen passen. 

Ein entscheidendes Kriterium ist dabei die Wahl des richtigen Nutzungs- und Lizenzmodells. So müssen sich Unternehmen bereits an früher Stelle im DMS-Projekt mit der Frage: On-Premises DMS-Software oder doch die Cloud?“ auseinandersetzen.

Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit dem lokalen Lizenzmodell auseinandersetzen und aufzeigen, welche Vorteile On-Premises DMS-Software gegenüber Cloud-basierter Software aufweist. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS-Software? 
• 1. Hohe Individualisierungsmöglichkeiten 
• 2. Volle Kontrolle über die Daten 
• 3. Volle Kontrolle über das System 
• 4. Zuverlässiger Zugriff – auch Ohne Internet 
• Lokale DMS-Software: Nicht nur Vorteile 
• Fazit: Für diese Unternehmen ist lokale DMS-Software ideal 

Was ist DMS-Software?

Die Abkürzung „DMS“ bezieht sich auf Dokumentenmanagementsysteme. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Dabei ist moderne DMS-Software weitaus mehr als ein digitales Ablagesystem. Durch eine ganzheitliche Integration von DMS-Software und anderen Anwendungen wie CRM- oder ERP-Systemen können Prozesse ganzheitlich digital abgebildet und gesteuert werden.

Vorteile eines DMS

Durch die gezielte Steuerung und Optimierung von Prozessen werden letztlich Ressourcen eingespart, die wiederum an anderer Stelle zielführend eingebracht werden können. So bringt DMS-Software für Unternehmen viele Vorteile mit sich. Konkret zählen dazu: 

• Reduzierung von Suchzeiten 
• Vereinfachter Wissenstransfer 
• Gesetzeskonforme Dokumentenverarbeitung 
• Zeitersparnis 
• Schlankere Prozesse
• Reduzierung von Druck- und Zustellkosten 
• Versionskontrolle 
• Einsparung von Archivräumen 
• Revisionssichere Ablage 
• Entlastung von Posteingängen 

So kann Unternehmen durch den Einsatz einer geeigneten DMS-Software ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil entstehen. 

Wahl der richtigen DMS-Software

Doch die Wahl eines adäquaten Systems stellt für viele Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar. 

Die schiere Vielfalt auf dem DMS-Markt sorgt dafür, dass die Identifizierung eines geeigneten Systems für viele Unternehmen zu einem aufwändigen, komplizierten Unterfangen wird. 

Eine Frage des Lizenzmodells

Viele, ungeeignete Systeme können jedoch bereits frühzeitig anhand ihres Nutzungs- und Lizenzmodells eliminiert werden, da dies für viele Unternehmen ein entscheidendes Kriterium ist.

Im Wesentlichen ist dabei zwischen Cloud-basierter und On-Premises bzw. lokaler DMS-Software zu unterscheiden.

Lokal vs. Cloud 

Während On-Premises DMS-Software auf den unternehmenseigenen Servern installier und von dort aus auch betrieben wird, wird die Hardware bei Cloud-basierten Systemen durch den DMS-Software-Anbieter bereitgestellt.

Weder DMS-Software noch Hardware befinden sich also in Besitz des Unternehmens. Betrieben wird das System über ein meist international-ausgerichtetes Server-Netzwerk. 

Im Folgenden wollen wir uns einmal näher mit On-Premises DMS-Software auseinandersetzen und aufzeigen, was für die Wahl dieses Lizenzmodells spricht. 

1. Hohe Individualisierungsmöglichkeiten

Ein wesentlicher Vorteil von lokaler DMS-Software ist ihre hohe Flexibilität in Bezug auf Anpassungs- und Individualisierungsmöglichkeiten.

Da das unternehmen Hard- und Software erwirbt, hat es die volle Kontrolle über eventuell notwendige Anpassungen. 

Aus diesem Grund kann eine lokale DMS-Software vor allem für Unternehmen mit hochgradig individuellen Prozessen eine adäquate Alternative darstellen. 

Cloud nur begrenzt anpassbar

Grundsätzlich lässt sich auch Cloud-basierte Software zu einem gewissen Ausmaß an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen.

Dies ist jedoch nur in einem gewissen rahmen möglich. Denn die Software selbst ist hier bereites geschrieben und kann nicht nachträglich durch das Unternehmen oder externe Dienstleister angepasst werden, da sich nach wie vor der Anbieter in Besitz der Software befindet.

Anpassungen sind also nur durch das dazubuchen oder gegebenenfalls auch das Abbestellen von bestehenden Modulen möglich. 

2. Volle Kontrolle über die Daten

Ein häufig genanntes Argument für lokale DMS-Software und gegen Cloud Services ist der Datenschutz. Doch wie steht es tatsächlich um den Datenschutz bei On-Premises DMS-Software? Sind Daten auf lokalen Systemen wirklich sicherer als in der Cloud? 

Unternehmen in der Verantwortung

Tatsächlich erhalten Unternehmen durch die Wahl einer lokalen DMS-Software die volle Kontrolle über die darin verarbeiteten Daten sowie alle datenschutzrechtlichen Maßnahmen.

Dadurch liegt es jedoch auch in ihrer Verantwortung, entsprechende Maßnahmen auch umzusetzen. 

Bei Cloud-basierter DMS-Software müssen Unternehmen zu einem gewissen Ausmaß schlichtweg auf die Gewissenhaftigkeit des Cloud-Betreibers in puncto Datenschutz vertrauen. 

Verwaltung von Cloud-Daten im EU-Ausland

Zudem spielt ein weiterer Faktor eine entscheidende Rolle: Der Firmensitz des Cloud-Betreibers. Nach wie vor sind europäische Unternehmen in Bezug auf Cloud Services stark auf ausländische Anbieter angewiesen.

Diese haben ihren Firmensitz oftmals in Nationen wie den Vereinigten Staaten, in denen europäische Datenschutzregelungen wie die DSGVO nicht zum Tragen kommen. 

Unternehmen, die die Leistungen dieser Anbieter in Anspruch nehmen wollen, müssen sich im Vorab über die dort geltenden Datenschutzverordnungen informieren und sich aktiv vergewissern, dass diese den DSGVO nicht wiedersprechen. 

3. Volle Kontrolle über das System

Da sich das Unternehmen bei Verwendung einer lokalen DMS-Software wie an früherer Stelle bereits erwähnt im Besitz des Systems befindet, hat es folglich auch die volle Kontrolle über die Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen. 

Zeitpunkt von Updates selbst bestimmen

Das bedeutet, dass Unternehmen selbst über den Zeitpunkt und die Notwendigkeit bestimmter Updates entscheiden.

Bei Verwendung einer Cloud-basierten DMS-Software werden Updates durch den Anbieter bereitgestellt, sodass Unternehmen keinerlei Einfluss auf Notwendigkeit und Zeitpunkt haben. 

Abhängigkeit vom Anbieter

Durch den Mangel an Kontrolle über das System entsteht durch die Nutzung einer DMS-Software aus der Cloud so eine größere Abhängigkeit vom DMS-Anbieter, als es bei lokalen Lösungen der Fall ist.

Dies gilt auch im Fall eines unerwarteten Zwischenfalls. Kommt es zu einer Störung beim Anbieter, können Unternehmen nicht zur Behebung des Systems beitragen und müssen schlichtweg warten, bis es behoben ist. 

Schlimmstenfalls kann die Belegschaft in dieser Zeit nicht auf das System zugreifen und es kommt zu erheblichen Einschränkungen im Tagesgeschäft. 

Bei lokaler DMS-Software haben Unternehmen hingegen die volle Kontrolle über entsprechende Wartungsmaßnahmen und können diese entweder intern durch die eigene IT-Abteilung oder extern durch die Beauftragung eines Dienstleisters abwickeln. 

4. Zuverlässiger Zugriff – auch Ohne Internet

Zu guter Letzt spricht auch die entfallende Notwendigkeit einer stabilen Internetverbindung für die Anschaffung einer lokalen DMS-Software. Cloud-basierte Systeme haben vielerlei Vorteile.

Von diesen Vorteilen können Unternehmen jedoch nur profitieren, wenn sie auch auf das System zugreifen können.

Bei On-Premises DMS-Software ist dies zu jeder Zeit auch ohne eine Verbindung zum Internet notwendig, da die Server sich auf dem Gelände des eigenen Unternehmens befinden. 

Begrenzte Offline-Funktionen bei der Cloud

Dies ist bei der Cloud nicht der Fall. Zwar verfügen mittlerweile viele Systeme über Funktionen, die sich auch Offline nutzen lassen.

Meist ist der Umfang von Offline-Funktionen jedoch noch sehr begrenzt, da das Modell der Cloud letztlich auf der Nutzung des Internets basiert.

So kann es bei einer gestörten Verbindung zu erheblichen Einschränkungen kommen, die durch die Nutzung einer lokalen DMS-Software vermieden werden können. 

Lokale DMS-Software: Nicht nur Vorteile

Bei den oben genannten punkten handelt es sich um wesentliche Vorteile von lokaler DMS-Software gegenüber der Cloud. Unternehmen sollten jedoch beachten, dass jedes Nutzungs- und Lizenzmodell sowohl mit Vor- als auch mit Nachteilen einher geht.

Im Fall einer On-Premises DMS-Software zählen zu den Nachteilen beispielsweise: 

• Hohe Anschaffungskosten
• Begrenzte Skalierbarkeit
• Verantwortung und Mehraufwand

So lässt sich keine pauschal geltende Empfehlung für eine lokale DMS-Software und gegen die Cloud aussprechen.

Vielmehr sollten sich Unternehmen mit ihren individuellen Anforderungen auseinandersetzen und auf Grundlage einer ausführlichen IST-Analyse evaluieren, welches Nutzungs- und Lizenzmodell den eigenen Anforderungen am ehesten gerecht wird. 

Fazit: Für diese Unternehmen ist lokale DMS-Software ideal

Grundsätzlich ist lokale DMS-Software immer dann empfehlenswert, wenn Unternehmen eine Vielzahl hochgradig-individueller Anpassungen benötigen, um die eigenen Prozesse optimal abbilden zu können. 

Aufwändigerer Einstieg, dafür die volle Kontrolle

Sie sollten jedoch über entsprechende Ressourcen und Kapazitäten verfügen, um das System im eigenen Betrieb zu implementieren und von dort aus auch in Eigenregie zu betreiben.

Dadurch profitieren sie dann jedoch auch von der vollen Kontrolle über das System und der damit einhergehenden Entscheidungsfreiheit und Unabhängigkeit.