Diese 5 Funktionen dürfen in Ihrem neuen DMS nicht fehlen

Mit diesen 5 Funktionen holen Sie das Beste aus Ihrem DMS-System heraus.

Die Funktion eines Dokumentenmanagementsystems (kurz DMS) mag zunächst ersichtlich scheinen: Es dient Unternehmen zum interner Management seiner Dokumente. Doch hinter dem Begriff DMS, welcher für viele auf den ersten Blick selbsterklärend scheinen mag, verbergen sich diverse Funktionen, welche sich einem erst bei näherem Betrachten erschließen. 

Welche Funktionen im Detail gemeint sind und wie Sie diese aktiv nutzen können, um Ihr Unternehmen voranzubringen, erfahren Sie im Folgenden. Zunächst sollte jedoch etabliert werden, was genau heutzutage unter einem DMS zu verstehen ist. 

Definition DMS 

„Der Definition nach ist DMS ein Dokumentenmanagementsystem welches bei der Verwaltung und Organisation von Dokumenten aller Art unterstützt. Ziel von DMS ist es, alle Dokumente in einem Unternehmen zu digitalisieren und so zu archivieren, dass diese zu jeder Zeit und einfach auffindbar sind.“ (vgl. dmssoftware.de) 

Es handelt sich also nicht länger um die analoge Organisation physischer Dokumente, welche in einer Vielzahl von Aktenschränken gelagert und archiviert werden. Moderne DMS befassen sich mit der Handhabung digitaler Dokumente bzw. mit der Digitalisierung analoger Dokumente, um diese verwalten zu können. 

Funktionen eines DMS 

1 – Prozessautomatisierung 

Geschäftsprozesse zu automatisieren ist immer dann eine sinnvolle Maßnahme, wenn der jeweilige Prozess dadurch verschlankt wird bzw. schneller läuft und das Unternehmen so folglich Ressourcen einsparen kann. Obwohl Automatisierung immer mehr zum Thema wird, werden viele Prozesse nach wie vor manuell abgewickelt. Dies ist beispielsweise oftmals bei der Verarbeitung von Rechnungen der Fall. 

Dieser Prozess kann mittels DMS bis zu einem Punkt automatisiert werden, an dem die Rechnung ausschließlich manuell eingescannt werden muss. Alles andere wird durch interne DMS bzw. ERP Prozesse abgewickelt. So wird die eingescannte Rechnung vom System gelesen, erfasst und die Daten rechnerisch geprüft. Diese Daten werden dann gegen eine Bestellung bzw. die im ERP System hinterlegten Stammdaten des jeweiligen Lieferanten abgeglichen. Dies geschieht mittels einer Schnittstelle zwischen DMS und ERP System. Sofern alle Informationen korrekt sind, wird automatisch eine Zahlung ausgelöst und die Rechnung revisionssicher abgelegt (vgl. mein-dms.agorum.com). 

2 – Schnellerer Zugriff auf wichtige Informationen 

Nimmt die Anzahl gespeicherter bzw. verarbeiteter Dokumente zu, kann es schnell unübersichtlich werden. Da in der heutigen Zeit fast ausschließlich mit Computern gearbeitet wird, steigt das Volumen digitaler Dokumente. Ist man sich dann nicht mehr sicher, wie ein konkretes Dokument benannt wurde bzw. wo es abgelegt wurde, kann es schnell zum einem verhältnismäßig großen Aufwand führen, dieses Dokument zu finden. 

Eine Volltextsuche im DMS System kann den Zeitaufwand dieses Vorgangs auf wenige Sekunden reduzieren. Diese kann zusätzlich nach diversen Kriterien, wie beispielsweise dem Dateiformat (Email, PDF etc.) eingegrenzt werden. Auch ist es möglich, sich sämtliche Dateien zu einer bestimmten Kunden- oder Vertragsnummer anzeigen zu lassen.

Zudem ermöglichen moderne DMS die Volltextsuche auch bei Dokumenten, welche in ihrer Originalversion nur analog vorliegen. Mittels OCR können physische Kopien erfasst, gelesen und in ein digitales Dokument umgewandelt werden. Zum einen wird bei der Aufwand die Größe der Datei um ein Vielfaches reduziert. Zum anderen erkennt das System nach der Digitalisierung im Dokument enthaltene Zahlen und Buchstaben, anstatt sie lediglich als Pixel eines Gesamtbildes zu sehen. Eine Volltextsuche wird somit auch bei eingescannten Dokumenten ermöglicht. 

So wird wertvolle Zeit eingespart, die beispielsweise in die Kundenbetreuung investiert werden kann. Die zentrale Verwaltung aller Dokumente kann Ihnen im Zweifelsfall so einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen. 

3 - Lokale Ungebundenheit durch DMS 

In der heutigen Zeit hat mobile Arbeit einen immer höheren Stellenwert. Dementsprechend hoch sind auch die Anforderungen an DMS Software, auch mobil auf Dokumente zugreifen zu können. So kann beispielsweise auf dem Weg zum Kunden der bestehende Vertrag eingesehen werden, sofern eine stabile Internetverbindung gewährleistet ist. Einige DMS Lösungen bieten gewisse Funktionen jedoch auch im Offline Modus an, sodass zumindest auf Dokumente zugegriffen werden kann. 

4 - Kollaboration mittels DMS 

Moderne DMS schaffen eine Plattform für bessere Zusammenarbeit an Projekten oder für die Teilnahme an Workflows. 
Viele DMS haben standardisiert eine Kommentar – oder Chatfunktion integriert, mittels derer sich Kollegen direkt über den Status eines bestimmten Dokumentes austauschen können.

So wird die Flut an Emails reduziert und außerdem eine Kommunikation in Echtzeit ermöglicht. Einige DMS ermöglichen dabei sogar die Zusammenarbeit mit externen Partnern, welche keinen Zugang zum DMS selbst haben. Über eine Funktion kann auch Dritten der Zugriff zu einem bestimmten Datenraum gewährleistet werden, ohne die Integrität des gesamten DMS zu gefährden. 

5 – DSGVO-konforme Ablage durch DMS 

Ein weiteres Thema, welches besonders in der heutigen Zeit zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist der Datenschutz. Mit finalem Inkrafttreten der DSGVO wurden auch die darin definierten Datenschutzrichtlinien für alle Unternehmen bindend. Da diese sehr umfangreich sind, soll hier nicht jede Einzelheit thematisiert werden.

Wichtige Auflagen sind jedoch beispielsweise die, die beim Erheben von personenbezogenen Daten anfallen. So dürfen ausschließlich Daten erhoben werden, welche zwingend zur Erfüllung eines gewissen Zweckes benötigt werden. Sollen zusätzliche Informationen erhoben werden, bedarf es zusätzlich dem Einverständnis der betroffenen Person. Dieses Einverständnis kann jedoch auch jederzeit wiederrufen werden. Ist dies der Fall, müssen Unternehmen diese Daten ohne vermeidbare, zeitliche Verzögerung löschen. 

Bei einer Vielzahl von Anfragen ist es leicht, den Überblick darüber zu verlieren, welche Datensätze als erstes gelöscht werden müssen. Das DMS kann hier Abhilfe schaffen. Durch zentrale Erfassung aller Daten und zusätzlicher Filterfunktionen ist es möglich, sich alle dringenden Anforderungen anzeigen zu lassen. 

Zudem ist es möglich, Daten nach einer bestimmten Zeit automatisch vom System archievieren oder löschen zu lassen. 

DMS Funktionen – Fazit 

Zusammenfassend kann korrekt genutzte DMS Software dabei helfen, Prozesse zu verschlanken, zu automatisieren und so wertvolle Ressourcen einzusparen. Einige DMS bieten zudem die Möglichkeit, zusätzliche Funktionen hinzu zubuchen, sodass sie sich auch den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassen lassen (vgl. mein-dms.agorum.com).