Aktionsplan zur erfolgreichen DMS Implementierung

Welche Schritte sind notwendig, um eine Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimal zu implementieren?

Für viele Unternehmen stellt ein Dokumentenmanagementsystem den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung dar. Entsprechend wenig Erfahrungen haben die meisten Unternehmen, die sich gerade erst anfangen mit derartigen Modernisierungen zu befassen, von der Tragweite der Implementierung eines solchen Systems. 

Komplexität des Projektes nicht zu unterschätzen

Viele wählen dann einfach irgendein System aus und warten hoffnungsvoll auf die vielen Vorteile, die durch den Hersteller versprochen wurden. Dass es nicht ganz so einfach ist, ist jedem klar, der schon einmal ein neues Softwaresystem in einem Unternehmen etabliert hat. 

Auf dem Weg finden sich diverse Stolpersteine und Fallstricke, letztlich sogar dafür sorgen können, dass eine Einführung und damit das gesamte Projekt gänzlich scheitern. 

Probleme vermeiden

Doch wie genau umgeht man all diese Fallstricke und auf was müssen sie achten, wenn die Entscheidung für ein DMS erst einmal gefallen ist? Es kann auf verschiedensten Wegen zu Komplikationen während einer DMS-Einführung kommen. Angefangen bei der falschen Auswahl des Systems, über zu knapp kalkulierte Zeit- und Budgetgrenzen bis hin zur Ablehnung der Anwender. 

Wir wollen uns in diesem Artikel einmal der Frage widmen, wie man sich am Besten auf die DMS-Implementierung vorberieten kann. Dies beinhaltet auch die zu treffenden Schritte während der Einführung und wie man letztlich dafür sorgt, dass das DMS einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt. 

Zuvor jedoch werfen wir noch einmal einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise eine Dokumentenmanagement-Systems, um verstehen zu können, welche Tragweite ein solches System für ein Unternehmen genau hat. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein DMS? 
• DMS Implementierung: Was ist zu beachten? 
• Cloud oder lokal?
• Was beinhaltet ein Aktionsplan?
• Fazit: Der Aktionsplan schafft Struktur bei der Implementierung

Was ist ein DMS?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist erstmal grundsätzlich nichts anderes, als eine strukturierte Organisation von allen umherlaufenden Dokumenten in beispielsweise einem Unternehmen. Wenn wir an dieser Stelle von DMS reden, meinen wir zuweilen Softwarelösungen, die für diesen Zweck konzipiert wurden. 

Das DMS als zentrale Datenbank

Diese sammeln alle im Unternehmen anfallenden Dokumente an einem zentralen Ort, einer Datenbank. Auf diese haben dann alle zugangsberechtigten Akteure im Unternehmen Zugriff, was gleich mehrere Vorteile mit sich bringt. Zum einen können fortan alle Mitarbeiter in Echtzeit auf alle Daten, also eben auch die der Kollegen oder eben jene aus anderen Abteilungen zugreifen.

Dadurch wird der Informationsfluss im Unternehmen deutlich beschleunigt. Zum anderen bietet die zentrale Speicherung den Vorteil, dass zuvor getrennt voneinander behandelte Geschäftsprozesse miteinander verbunden werden können. Das hat wiederum zur Folge, dass an vielen Stellen alltägliche Prozesse automatisiert und an anderen Stellen deutlich beschleunigt werden können. 

Prozessoptimierung durch das DMS 

Doch die Funktionalitäten moderner DMS können noch weit mehr als das. Eingehende Dokumente können automatisch der richtigen Stelle zugeordnet und auch in eine zuvor definierte Ordnerstruktur eingepflegt werden. Somit kann ein Unternehmen sicherstellen, dass auch alle gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen eingehalten werden können. 

Dadurch, dass so gut wie alle Bereiche des Unternehmens mit einem DMS arbeiten, hat dieses weitreichende Folgen für die alltäglichen Arbeitsprozesse. Anwender müssen sich an eben jene neuen Prozesse gewöhnen, was Zeit kostet und eventuell auch Schulungen bedarf.

Das DMS schafft Kostenvorteile

Überdies hinaus kann ein DMS einem Unternehmen jedoch auf lange Sicht viel Zeit und Geld einsparen. Nicht nur Kosten für Papier und Druck können eingespart werden, nein auch werden physische Archive obsolet, was weitere Ressourcen freisetzt. 

DMS Implementierung: Was ist zu beachten? 

Wie bereits beschrieben, werden DMS-Lösungen auf Datenbanken betrieben. Diese können auf den eigenen oder gemieteten Servern oder in einer Cloud eingerichtet sein. Davon hängt im Wesentlichen auch ab, was bei der Einführung des Systems zu beachten ist. Schauen wir uns zunächst einmal die verschiedenen Möglichkeiten etwas genauer an. 

Lokale Implementierung erfordert geeignete IT-Infrastruktur 

Verfügt ein Unterhemen über die geeignete IT-Infrastruktur, also ausreichender Serverkapazität und einem breiten internen Netzwerk sowie der nötigen Expertise in den eigenen Reihen, kann auf eine lokale Implementierung zurückgegriffen werden. 

Dabei wird das System auf den eigenen Servern installiert und die Daten werden über ein lokales Netzwerk bereitgestellt. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass die Daten das Unternehmen nicht verlassen und man zudem das DMS so umschreiben kann, wie es einem beliebt. 

Cloud oder lokal?

Im Gegensatz dazu sind Cloud-basierte DMS weit weniger aufwendig in der Installation, sind jedoch auch weniger anpassungsfähig und man speichert die Daten auf einem Server, der wohlmöglich im Ausland steht. 

Die Sache mit dem Datenschutz 

Für diese Fälle ist dann eine extra Datenschutzvereinbarung mit dem Cloudbetreiber von Nöten. Oftmals haben Unternehmen massive Bedenken, bei dem Gedanken all ihre internen und teils sensiblen Daten im Ausland zu speichern. 

Jedes Unternehmen muss letztlich für sich individuell abwägen, auf welche Art und Weise das DMS Einzug finden soll. Doch soll dies nicht weiter Gegenstand dieses Artikels sein. Wir wollen uns nun endlich mit der Frage beschäftigen, wie ein Aktionsplan für die Einführung eines DMS aussehen kann. 

Was beinhaltet ein Aktionsplan? 

Ein Aktionsplan ist letztlich eine Liste, in der die verschiedenen Handlungsschritte zur Erreichung von Zielen aufgeführt werden. 
Im Wesentlichen besteht ein solcher Aktionsplan aus vier grundlegenden Bestandteilen: 

• Der Formulierung von Zielen 
• Der Analyse der Ist-Situation
• Der Suche nach dem Anbieter 
• Der Evaluierung und Neuformulierung von Zielen.

Der erste Schritt wäre nun also, zunächst einmal konkrete Ziele zu formulieren, die man mit dem neuen System erreichen will. Ein übergeordnetes Ziel könnte dabei beispielsweise sein, dass man bin 3 Jahren in allen Abteilungen mit 80% weniger Ausdrucken arbeitet. 
Ein anderes Ziel könnte sein, man will innerhalb von 2 Jahren bestimmte Prozesse um 10% beschleunigen. Ein Ziel sollte in jedem Fall attraktiv, zeitlich terminiert, messbar und realistisch sein. 

1: Ziele formulieren 

Hat man einige dieser Ziele gesammelt, geht es an die Feinplanung. Zunächst ist zu evaluieren, wie sich die IST-Situation darstellt. Welche Geschäftsprozesse gibt es aktuell, wer ist an diesen beteiligt und welche Ressourcen werden für diese aufgewendet. 
Dabei ist auch herauszustellen, wer später mit dem System arbeiten muss und wer nur lesenden Zugriff auf die Dokumente braucht. 

2: Analyse der IST-Situation

Nach der Analyse der IST-Situation gilt es herauszufinden, welche Prozesse mit dem DMS genau abgedeckt werden müssen, sprich, was das System können muss. Zu diesem Zwecke wird ein Lastenheft erstellt, indem alle Funktionen festgehalten und priorisiert werden. 

Ist auch dies geschehen beginnt die eigentliche Suche nach einem passenden System. Hier bietet es sich an Vergleichsportale zu nutzen um gezielt nach passenden Anbietern suchen und filtern zu können. 

Suche nach System und Anbieter

Ist ein Anbieter gefunden muss geschaut werden, welche Schritte notwendig sind, bis das System optimal läuft. Es gilt herauszufinden in welcher Abteilung das System zuerst implementiert werden muss und welche Funktionen für den Anfang die wichtigsten sind. 

In den meisten Fällen empfiehlt sich eine schrittweise Einführung, da andernfalls zu viel untergeht und die Umstellung mitunter zu groß ist. Die einzelnen Schritte werden nun genau terminiert und mit Verantwortlichen versehen. 

Ziele überprüfen und neue setzen

Dabei darf auch nicht außer Acht gelassen werden, dass immer genügend Zeit für Anpassungen, Schulungen der Mitarbeiter und etwaige Änderungen eingeplant werden. Auf diese Weise werden nach und nach die gesamten Funktionen des DMS in den Unternehmensalltag integriert, bis dann am Ende alles komplett ist. 

Der letzte Schritt ist dann immer die Überprüfung der zuvor gesetzten Ziele. Hatte das Projekt letztlich Erfolg? Was ist noch notwendig, damit die Ziele erreicht werden können und auch, welche Möglichkeiten bietet das System darüber hinaus, die in Zukunft noch Einzug finden könnten? 

Fazit: Der Aktionsplan schafft Struktur bei der Implementierung 

Die Komplexität einer DMS-Implementierung wird gerne unterschätzt. So können Unternehmen noch während der Implementierung mit Stolpersteinen und ungeahnten Problemen konfrontiert werden. 

Ein detaillierter Aktionsplan verleiht dem Implementierungsprozess jedoch Struktur, indem er in logisch sinnvolle Abschnitte unterteilt wird.
Somit wird auch die Komplexität des gesamten Projektes runtergebrochen. Auch die relevanten Schritte zur Erreichung definierter Ziele werden so ersichtlich.