Ein Beispiel für ein DMS und seine Auswirkungen auf Ihr Unternehmen

Lesen Sie hier alles über ein Beispiel für ein DMS-System und erfahren Sie, wie sich die Implementierung auf Ihr Unternehmen auswirken kann.

Vor allem kleine Unternehmen kommen in vielen Fällen noch völlig ohne jegliche Businesssoftware aus. Dennoch steigt auch hier der Bedarf, da meistens nur mit Excel Tabellen und wenig transparenten Ordnerstrukturen Abhilfe geschaffen wird.

Vielen wird es bekannt vorkommen: Man ist auf der Suche nach einer Datei, die von einem anderem anderen Kollegen vor geraumer Zeit in irgendeinem Unterordner auf dem Netzwerk abgelegt wurde und kommt nach ein paar Minuten an seine Grenzen. Daten sind von enormer Relevanz. Wer sie bzw. den Umgang mit ihnen beherrscht, kann sich auch auf dem Markt behaupten. 

DMS Überblick

Doch bei dem Volumen an Daten, mit dem Unternehmen heutzutage arbeiten, ist es leicht, den Überblick zu verlieren.  Wann läuft der Vertrag mit dem Lieferanten aus? Welches Kontingent wurde mit einem bestimmten Kunden im letzten Jahr vereinbart? Wann müssen wir die Daten löschen, um DSGVO-konform zu handeln? In welcher E-Mail habe ich den aktuellen Vertrag erhalten? Wie finde ich sie, wenn ich mich nicht an den Betreff, geschweige denn die Vertragsnummer erinnern kann? All das sind Fragen, die viele vermutlich aus ihrem Alltag kennen. 

Eine adäquat genutzte DMS Lösung kann hier Abhilfe schaffen. Im allgemeinen hilft ein DMS dabei, sämtliche unternehmensrelevanten Dokumente zu verwalten, sodass alle Anwender mittels zentralem Zugriff auf sämtliche Daten zugreifen können. Durch durchgängiges Workflow-Management wird wiederum eine bessere Kollaboration gewährleistet. Dies spart Zeit und Ressourcen, welche an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden können.  

Aus diesem Grund soll an dieser Stelle ein genauer Blick auf ein gängiges DMS geworfen werden. Wie sieht die Anwendung in der Praxis aus? Und wieviel Macht hat DMS tatsächlich? 

Module im DMS 

In der Regel ist ein DMS in verschiedene Module untergliedert, welche wiederum diverse Unterfunktionen beinhalten. Diese sorgen als ganzheitliche Einheit dafür, dass Geschäftsprozesse optimiert und verschlankt werden. Zudem werden Datensilos reduziert. 
Die einzelnen Funktionen eines DMS finden Sie im Folgenden: 

Mandanten anlegen im DMS

Wächst die Anzahl an Formen und Geschäftspartnern, mit denen ein Unternehmen in Kontakt steht, ist dies zwar grundsätzlich ein gutes Zeichen. Es ist jedoch auch mit einem größeren administrativen Aufwand verbunden, da die Flut an Daten und Dokumenten zunimmt. Um den Überblick darüber zu behalten, welche Dokumente mit welchem Unternehmen zu assoziieren sind, bietet DMS Software eine Mandanten-Funktion. Diese ermöglicht die individuelle, separate Verwaltung sämtlicher Kunden bzw. lieferantenspezifischer Daten. 

Vertragsmanagement 

Die zentrale Funktion des Vertragsmanagement ist die Organisation bzw. Verwaltung und Folge dessen auch die Optimierung sämtlicher Vertragsbeziehungen eines Unternehmens. Hier ist zwischen den Teilbereichen der Vertragsverwaltung und des Vertragscontrolling zu unterscheiden.

Während sich die Vertragsverwaltung auf die Strukturierung und Prüfung von Vertragsdokumenten bezieht, geht es beim Vertragscontrolling viel mehr darum, potenzielle Risiken zu identifizieren. Diese können beispielsweise aus einer sinkenden Kreditwürdigkeit der Vertragspartner zu reduzieren. Das CRM erleichtert das Vertragsmanagement insofern, als dass es Transparenz über den aktuellen Vertragsbestand schafft (vgl.otris.de). 

Personalmanagement 

Auch die Personalabteilung kann in vollen Zügen von einem DMS profitieren. So fallen beispielsweise digitale Urlaubsanträge in diese Kategorie. Doch auch die meist sehr verwaltungsintensive Dienstreiseabwicklung lässt sich mittels DMS vereinfachen. Zwar handelt es sich auch im DMS nach wie vor um die gleichen Prozesse: Antragserstellung, Genehmigung, Kostenabrechnung etc. - Doch müssen diese nicht händisch abgewickelt werden.  

Auch das Bewerbungsmanagement lässt sich zentral über ein DMS abwickeln: Von Bewerbungsformularen, welche über die firmeneigene Internetseite direkt ans DMS weitergeleitet werden bis hin zur Verwaltung eines zentralen Bewerberpools können diverse Bewerbungsprozesse transparenter dargestellt werden. Besonders, wenn es sich um sogenannte „personenbezogene Daten“ handelt, gilt es, besonders vorsichtig mit Dokumenten umzugehen, die diese enthalten. Bei Bewerbungsunterlagen und Personalakten ist dies gleichermaßen der Fall. 

Gemäß DSGVO gelten hier bestimmte Löschfristen. Zudem müssen auf Wunsch der betroffenen Person ohne unnötige, zeitliche Verzögerung gelöscht werden. Um eine ordnungsgemäße Archievierung und Löschung der Dokumente zu gewährleisten, kann ein DMS diese Prozesse automatisiert abwickeln. Zudem können beispielsweise automatische Erinnerungen eingerichtet werden, die den jeweiligen Anwender darauf aufmerksam machen, dass eine Frist bald verstreicht und akuter Handlungsbedarf besteht. 

Workflow Management und Kollaboration im DMS 

Das letztendliche Ziel eines DMS ist das gleiche wie bei jeder anderen Form von Unternehmensprozesse: Geschäftsprozesse sollen vereinfacht, verschlankt oder automatisiert werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen, die dann wiederum an derer Stelle effizienter eingesetzt werden können.

Dies kann nur erreicht werden, wenn die einzelnen Systeme, Module und Mitarbeiter agil und ohne zeitliche Verzögerung zusammenarbeiten können. Für eine bessere Zusammenarbeit und Folge dessen auch ein besseres Workflow Management sorgen im DMS beispielsweise die Chat- und Kommentarfunktion. Mittels dieser Funktionen können diverse Anwender lokal ungebunden gemeinsam und in Echtzeit zusammen an einem Dokument arbeiten. 

Funktionen für eine bessere Handhabung im DMS

Es gibt viele Funktionen, welche in diversen Modulen von Vorteil sind. So beispielsweise das Verschieben von Emails inklusive Anhängen mittels Drag & Drop oder eine Volltextsuche. 

Mittels OCR ist es möglich, physische Dokumente auch für das DMS lesbar zu machen. Somit wird eine gezielte Volltextsuche (beispielsweise nach einem bestimmten Lieferanten oder einer bestimmten Vertragsnummer) auch in Dokumenten möglich, die ursprünglich nur analog verwaltet wurden. Besonders, wenn es sich um die Ersteinführung eines DMS handelt, ist die Texterkennung meist unabdingbar. 

Schnittstellen im DMS 

Trotz diverser Funktionen kann das volle Potenzial eines DMS kann meist erst voll und ganz ausgeschöpft werden, wenn Schnittstellen zu vorhandenen ERP und CRM Systemen vorhanden sind. Durch nahtlose Übergänge kann so die Integration zu einem ganzheitlichen System gelingen, welches automatisiert Daten aus den jeweiligen Teilbereichen bezieht. Somit wird aus dem DMS zur reinen Archivierung und Verwaltung eine ganze Wissensdatenbank.