Zielführendes Bewerbermanagement mittels DMS-Software

Auf diese Weise unterstützen Sie Ihre Personalbeschaffung mit einer geeigneten DMS-Software und schöpfen das volle Person ihrer Personalressourcen aus.

Auch jedes noch so große Unternehmen ist letztlich nur so gut wie seine Mitarbeiter. Qualifizierte Mitarbeiter zu finden und langfristig im Unternehmen zu halten hat sich in von Fachkräftemangel geprägten Zeiten zunehmend zu einer nicht zu unterschätzenden Herausforderung für Betriebe entwickelt. 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit Softwarelösungen wie DMS-Systemen auseinandersetzen, die HR-Prozesse wie das Bewerbermanagement erleichtern. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS: Eine Definition 
• Vorteile einer DMS-Software für das Bewerbermanagement 
• Wichtige DMS-Funktionen für das Bewerbermanagement 
• Fazit: Softwaregestütztes Bewerbermanagement mittels DMS-Software 

DMS: Eine Definition

„DMS“ ist ein Akronym und bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Die Dokumente, die sich mittels DMS verwalten lassen, sind überaus vielfältig. So lassen sich beispielsweise  

• Bilder 
• Grafiken 
• Dokumente aus Tabellenkalkulation 
• CAD-Dateien (Computer Aided Design) 
• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 
• Dokumente aus EDI (Electronic Data Interchange) 
• Video-Aufnahmen 
• Audio-Aufnahmen 

in das DMS einpflegen und von dort aus dann verwalten. 

DMS als erster Schritt

Für viele Unternehmen ist die Einführung einer DMS-Software der erste, wichtige Schritt in Richtung Digitalisierung. Damit der Umstieg auf ein digitales Dokumentenmanagement gelingt, müssen in der Regel zumeist analoge Dokumente digitalisiert werden.  

Realisierbar ist dies mittels Optical Character Recognition (OCR). OCR-fähige Scanner erfassen beim Einscannen eines analogen Dokumentes nicht nur ein Abbild des Dokumentes, sondern auch dessen Inhalt. 

Vorteile einer DMS-Software

So profitieren Unternehmen auch bei nachträglich-digitalisierten Dokumenten von DMS-Funktionen wie der Volltextsuche. 

Generell lassen sich durch den Einsatz einer DMS-Software Prozesse des Dokumentenmanagements maßgeblich optimieren. So werden Mitarbeiter beispielsweise bei administrativen Tätigkeiten erheblich entlastet.

Zudem verfügen moderne Dokumentenmanagementsysteme in der Regel auch über Kollaborationsfunktionsfunktionen, mittels derer sich die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit im Rahmen von Workflows erleichtert wird. 

Vorteile einer DMS-Software für das Bewerbermanagement

Es wird also deutlich, wie Unternehmen vom Einsatz einer geeigneten DMS-Software profitieren können. Doch in welchen Bereichen wird insbesondere das Bewerbermanagement durch ein DMS-System bereichert?

Dieser Frage wollen wir uns im Folgenden einmal näher annehmen. Dafür muss jedoch zunächst einmal definiert werden, welche Aufgabenbereiche das Bewerbermanagement eigentlich umfasst. 

Das Bewerbermanagement: Eine Definition

Das Bewerbermanagement umfasst eine Vielzahl an Prozessen rund um das Rekrutierungs- und Bewerbungsverfahren. Dabei können die folgenden Prozesse von softwareseitiger Unterstützung profitieren: 

1. Stellenausschreibung 
2. Bewerbungseingang 
3. Auswahlprozess
4. Kontaktaufnahme 
5. Interviewgestaltung- und Abwicklung 
6. Interne Evaluierung 
7. Arbeitsverträge aufsetzen 

1. Prozesse beschleunigen

Prozesse dieser Bereiche lassen sich durch den Einsatz einer adäquaten DMS-Software für das Bewerbermanagement maßgeblich beschleunigen. Letztlich haben die meisten Unternehmen ein entsprechendes Interesse daran, aus qualifizierten Bewerbern möglichst schnell neue Mitarbeiter zu machen. 

Hinzu kommt, dass laut einer Studie von Personio und Bitkom Research ganze 95 Prozent aller Bewerber Angebote von Unternehmen ausschlagen, da ihnen in der Zwischenzeit bereits andere Angebote von anderen Unternehmen unterbreitet wurden.

Unternehmen sollten also auf zeitnahe Rückmeldungen bedacht sein, um qualifizierte Bewerber nicht zu verlieren. 

2. Potenzielle Bewerber gezielt ansprechen

Unternehmen sollte sich im Rahmen des Bewerbermanagements zunächst bewusst werden, über welche Kanäle sie potenzielle Bewerber am besten ansprechen können. Um dies zu definieren, sollten sie zunächst evaluieren, auf welchen Plattformen sich geeignete Bewerber aufhalten.

An eine geeignete DMS-Software für das Bewerbermanagement lassen sich dann Daten aus diesen Plattformen anbinden, sodass ein lückenloser Informationsfluss während des gesamten Verfahrens gewährleistet ist und wichtige Dokumente wie Anschreiben oder Zeugnisse direkt importiert werden können. 

3. HR-Mitarbeiter entlasten

Die Verschlankung von Prozessen in diesem Bereich ist an vielen Stellen softwareseitigen Automatisierungen zu verdanken. Diese sorgen dafür, dass HR-Mitarbeiter entlastet werden und sich zielführenderen Aufgaben zuwenden können. 

Wichtige DMS-Funktionen für das Bewerbermanagement

Damit sich diese Vorteile einstellen können, muss eine DMS-Software für das Bewerbermanagement über bestimmte Funktionen verfügen. Welche das im Detail sind, wird im Folgenden näher beleuchtet. 

1. Vorlagen

Entsprechende Dokumentenmanagementsysteme für das Bewerbermanagement enthalten oftmals Vorlagen, mittels derer sich beispielsweise Stellenausschreibungen schnell, zielgerichtet und im aktuellsten Format verfassen lassen. 

2. Automatisierte Datenerfassung und -übertragung

Wie bereits erwähnt spielen auch Automatisierungen eine große Rolle. Diese kommen insbesondere bei der Erfassung eingehender Bewerberdaten und deren Auswertung zum Tragen.

Durch ein ganzheitlich-integriertes System, an welches beispielsweise an Bewerberprotal angebunden ist, können Kandidaten ihre Daten direkt dem Unternehmen direkt in digitaler Ausführung zur Verfügung stellen.

Dabei kommt es nicht zu Medienbrüchen, sodass eine manuelle Datenübertragung obsolet wird. 

3. Automatisierte Kontaktaufnahme

Darüber hinaus lässt sich auch die Kontaktaufnahme automatisieren. So ist es beispielsweise mittlerweile Standard, nach Eingang der Bewerbung eine automatisierte Bestätigungsemail über den Eingang der Bewerbung zu versenden.

Dies lässt sich softwareseitig über ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem umsetzen, ohne dass es einem manuellen Eingriff bedarf. 

4. Integriertes Talentmanagement

Oftmals bieten Unternehmen Bewerbern, welche ihre Daten in die Bewerbungsplattform einpflegen, die Möglichkeit, auch nach Absage diese Daten weiterhin zu speichern. Auf diese Weise bildet sich mit der Zeit ein Pool potenzieller Kandidaten, welche bei Freiwerden einer passenden Stelle gezielt kontaktiert werden können. 

5. Künstliche Intelligenz

Einige moderne DMS beinhalten KI-gestützte Funktionen.

Ziel der Personalabteilung ist es letztlich in jedem Bewerbungsverfahren, dem sogenannten „Perfect Fit“ so nah wie möglich zu kommen. Über KI-gestützte Funktionen versuchen Softwarehersteller, diesem Ziel immer näher zu kommen.

Dabei spielen selbstverständlich nicht nur harte Fakten eine Rolle. So sind entsprechende Systeme beispielsweise in der Lage, in der Bewerbung genannte Soft Skills mit der vordefinierten Unternehmenskultur abzugleichen.  

Unternehmen sollten jedoch beim Einsatz KI-gestützter Funktionen stets bedenken, dass diese keinesfalls die Menschenkenntnisse von Mitarbeitern ersetzen und finale Entscheidungen daher nach wie vor von HR-Mitarbeitern bzw. Personalern getroffen werden sollten. 

Fazit: Softwaregestütztes Bewerbermanagement mittels DMS-Software

Das Bewerbermanagement ist eine essenzielle Aufgabe, derer sich Unternehmen aller Art annehmen müssen, sobald eine neue Stelle zu besetzen ist. Eine geeignete DMS-Software ist in der Lage, HR-Mitarbeiter nicht nur bei administrativen Prozessen sondern auch auf strategischer Ebene zu entlasten. 

Durch schlankere Prozesse schneller zum richtigen Mitarbeiter

Durch Automatisierungen werden bestehende Prozesse verschlankt. Davon profitiert nicht nur das Unternehmen, da es schneller qualifizierte Mitarbeiter einstellen kann, sondern auch der Bewerber.

Dieser erhält schneller eine entsprechende Rückmeldung, sodass der gesamte Bewerbungsprozess transparenter gestaltet wird. Hierbei handelt es sich um ein wichtiges Kriterium für Unternehmen, die ein Image als attraktiver Arbeitgeber auf- oder ausbauen wollen.