Eine vollständige Checkliste zur Auswahl Ihres neuen DMS

Mit der "DMS-Auswahl-Checkliste 2020" sind Sie bestens auf die Auswahl Ihres neuen DMS-Systems vorbereitet.

Sie haben genug vom Papierkrieg, hohe Druckkosten und überfüllten Archiven und entscheiden sich für ein digitales Dokumentenmanagement. Herzlichen Glückwunsch! Damit läuten Sie den ersten Schritt zur Realisierung des papierlosen Büros ein.

Weg zum papierlosen Büro 

Ein DMS hat das Potential Ihr Büro gänzlich vom lästigen Papier zu befreien und Ihnen damit enorm viele Kosten einzusparen. 
Doch stehen Sie mit dieser Entscheidung auch vor einer nicht zu vernachlässigenden Herausforderungen. Sie müssen das passende System für Ihre Zwecke suchen – und dass ein einem Meer von verschiedenen Anbietern und Systemen.

Vorbereitung ist alles

Da den Überblick zu behalten, kaum zu bewältigen. Wie soll man auch suchen, wenn man nicht genau weiß wonach man eigentlich genau sucht? Daher ist Vorbereitung in diesem Fall sogar mehr als die halbe Miete. Es gilt herauszufinden, was das gewünschte DMS alles können muss, welche Aufgaben mit diesem abgedeckt werden müsse und welche Prozesse in diesem eigentlich vereint werden.

Schritt für Schritt verstehen

Um eine ganzheitliche Anforderungsliste anfertigen zu können, gilt es im ersten Schritt also erst einmal zu verstehen, wie DMS-Lösungen überhaupt arbeiten und was genau von diesen zu erwarten ist. Oftmals wird nämlich der Entschluss für ein DMS gefasst nachdem man von anderen Unternehmen oder in Artikeln etc. gehört hat, welche Vorteile ein DMS so mit sich bringen kann.

Und für wahr, diese klingen durchaus verlockend. Kosten senken, Zeit einsparen und freiwerdende Räumlichkeiten lassen die Augen jedes Managers strahlen. Doch wie genau gelangt man genau zu diesen Ergebnissen? Werfen wir zunächst einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise eines DMS und klären, wie dieser überhaupt funktionieren. 

Was ist DMS überhaupt?

Sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Unternehmenssoftwarelösungen die alle in einem Unternehmen umherlaufenden Dokumente auf einer zentralen Datenbank speichern und in eine einheitliche Ordnerstruktur einsortieren. Dazu werden die Dokumente mit entsprechenden Metadaten versehen und können so leicht von allen zugangsberechtigten Mitarbeitern gefunden, eingesehen und bearbeitet werden. 

Fehler von vornherein vermeiden

Bearbeitet ein Mitarbeiter ein Dokument, so können dies auch alle anderen Stellen im Unternehmen genau nachvollziehen. Gearbeitet wird dann immer an der aktuellsten Version, sodass Fehlerquoten gesenkt und Dubletten ausgeschlossen werden können. Letztlich führt ein DMS viele verschiedene Geschäftsprozesse zusammen und automatisiert diese an möglichen Stellen. 

Prozesse verändern sich durch DMS

Daher greift ein DMS weit in die Unternehmensstruktur ein und verändert wohlmöglich gewohnte Prozesse massiv. Zudem kann ein DMS bei der revisionssichern Archivierung und der Einhaltung weiterer rechtlicher Vorgaben helfen. Dazu ist letztlich auch entscheidend auf welche Art und Weise ein DMS-System implementiert werden soll. So gibt es Systeme die ausschließlich auf der Cloud laufen oder eben jene die auf dem lokalen Server, also im Unternehmen implementiert werden. 

Eigene Struktur ausschlaggebend

Entscheidend hierfür ist letztlich, wie es um die eigene IT-Infrastruktur bestellt ist und welche Speicherungsart den eigenen Vorstellungen gerecht wird. Daher ist es im Vorfeld von zentraler Bedeutung, sich ausreichend mit den Möglichkeiten eines DMS auseinander zu setzten. 

Ziele definieren 

An erster Stelle steht die Definition von konkreten Zielen, die mit dem DMS verfolgt werden sollen. Warum will man überhaupt ein solches System in sein Unternehmen einführen? Was erhofft man sich von einer derartigen Implementierung? Man sollte ein DMS nicht einfach nur anschaffen, weil scheinbar alle eins haben.

Mit dieser Einstellung ist ein DMS-Projekt von vornherein schon zum Scheitern verurteilt. Vielmehr gilt es ganz konkrete Ziele zur formulieren. Dabei hilft die SMART-Methode. Nach dieser sollten Ziele fünf verschiedenen Merkmalen entsprechen. Ziele sollten demnach spezifisch, also eindeutig definiert, messbar, attraktiv, was so viel meint wie erstrebenswert, realistisch und zeitlich terminiert sein.

Formulieren sie eine Reihe verschiedenster Ziele, die allesamt erreicht werden sollen. Mit diesen kann später gemessen werden, ob das Projekt erfolgreich gewesen ist, oder ob die Ziele verfehlt wurden. 

IST-Analyse

Nach der Definition der Ziele geht es an die Analyse der IST-Situation, bei der eine Reihe von Fragen zu beantworten sind. So gilt es festzustellen, wie derzeitig Dokumente im Unternehmen umherlaufen, welche Prozesse sich daraus ergeben oder auch welche Stellen in diese involviert sind.

Viele Fragen, viele Antworten

Wie hoch sind die Druck- und Papierkosten und wie viel Zeit wird mit der Suche nach bestimmten Dokumenten verbracht? An diese Fragen reihen sich eine Vielzahl weitere, die alle zum Ziel haben, die gegenwärtige Situation zu beschreiben um feststellen zu können, wo ein DMS ansetzen muss. 

Die Ergebnisse der IST-Analyse können zudem zur realistischeren Gestaltung der Ziele führen. Sind diese überhaupt mit den vorherrschenden Begebenheiten umsetzbar? Verfügt Ihre Belegschaft beispielsweise über ausreichende EDV-Kenntnisse oder kann ihre IT-Infrastruktur überhaupt eine derartige Implementierung tragen? Notfalls müssen die Ziele nach der IST-Analyse nochmals angepasst werden. 

Lastenheft erstellen

Hat man die ersten beiden Schritte erst einmal hinter sich, geht es an die eigentliche Suche nach einem passenden DMS. Es gilt nun ein Lastenheft zu erstellen, in dem alle gewünschten bzw. notwendigen Funktionen eines DMS aufgelistet und darüber hinaus auch die technischen Voraussetzungen niedergeschrieben sind. Grundsätzlich verfügt ein DMS über verschiedene Funktionen mit diversen Unterfunktionen.

Die gängigsten Funktionen sind: 

• Digitale Archivierung
• Zugriff & Verfügbarkeit auf Dokumente
• Zusammenarbeit & Workflows
• Revisionssichere Ablage
• Automatisierung verschiedener Prozesse

Was ihr DMS letztlich abdecken muss, hängt maßgeblich von ihren gesteckten Zielen ab. In einem Lastenheft werden alle notwendigen Funktionen aufgeführt und priorisiert. Dieses Lastenheft dient bei der eigentlichen Suche nach passenden Systemen und Anbietern als eine Art Navigationssystem.

Am Markt finden sich unzählige verschiedene Systeme, die allesamt verschiedene Herangehensweise zur Bewältigung, der an ihnen gestellten Anforderungen, verfolgen. Daher ist es durchaus von zentraler Bedeutung genau herauszufiltern, welches System diese Anforderungen überhaupt erfüllen kann und vor allem wie. 

DMS-Software vergleichen

Hat man sein Lastenheft, kann man sich auf die Suche nach einem passenden System für sein Unternehmen begeben. Dabei wird man relativ schnell feststellen, dass es schier unmöglich ist, alle Systeme zu erfassen. Dabei würde unendlich viel Zeit ins Land gehen und man kann keine richtige Vergleichbarkeit herstellen. 

Recherche gezielt abkürzen

Daher empfiehlt es sich, Vergleichsportale zu Rate zu ziehen. Auf diesen sind bereits viele verschiedene Anbieter mit ihren DMS-Lösungen gelistet. Darüber hinaus haben diese alle die gleichen Angaben zu ihren DMS-Systemen gemacht, sodass eine echte Vergleichbarkeit entsteht. So lassen sich beispielsweise alle Cloud-Systeme direkt ausschließen oder auch nach bestimmten Funktionen filtern. Dies kürzt Ihre Recherche enorm ab.

Am Ende bleibe eine Shortlist mit circa 3-5 verschiedenen Anbietern. Diese werden dann kontaktiert und die Systeme werden ausgiebig getestet, ehe man sich dann für das passende System entscheiden kann.

Der letzte Schritt auf Ihrer Checkliste ist die Überprüfung Ihrer zuvor gesteckten Ziele. Konnten diese mit der Implementierung des DMS-Systems erreicht werden, wo mussten diese nochmals angepasst werden und welche neuen Ziele ergeben sich aus dem Einsatz des DMS?