Cloud DMS für Freiberufler

Zeitersparnis durch den mobilen Zugriff auf das DMS System

Wir Leben in einer Zeit, in der alles schnell gehen muss. Mit fortschreitendem Zeitalter des Internets ist nahezu unverzögerter Informationsaustausch für viele zum gewohnten Standard geworden. Doch mit zunehmendem, digitalen Informationsaustausch steigt auch das Volumen digital gespeicherter Dokumente. Um hier nicht den Überblick in unübersichtlichen Datensilos zu verlieren, nutzen bereits viele Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Größere Unternehmen verfügen oftmals über die nötigen Ressourcen, in leistungsstarke Komplettpakete zu investieren. 

Doch welche Möglichkeiten haben Freiberufler und Selbständige, im Zeitalter der digitalen Transformation ihre Dokumente effizient zu verwalten? Und wie wichtig ist es für Anbieter, auf die Bedürfnisse dieser speziellen Zielgruppe einzugehen? 

Cloud DMS Systeme für Freiberufler

Laut Statista.com ist die Zahl der Selbstständigen in Deutschland zwischen 2005 – 2017 mehr oder weniger konstant geblieben. Mit gut 4 Millionen selbstständig Tätigen machen sie keinen unbedeutenden Teil der arbeitenden Bevölkerung aus. Die meisten finden sich dabei in Bayern: Mit 16,6% (Stand 2017) hat das Bundesland bundesweit die höchste Selbstständigenquote. Gefolgt von Brandenburg mit 11,9%. 

Deutliches Schlusslicht ist Bremen mit einer Selbstständigenquote von gerade einmal 7,2%. Bundesweit machen Selbstständige einen Anteil von 9,7% aller Erwerbstätigen aus (vgl. statista.com). Eine Zahl, die einige überraschen könnte. Mit knapp 10% sind Selbstständige also eine keinesfalls irrelevante Zielgruppe. Doch welche speziellen Anforderungen haben Freiberufler bzw. Selbstständige im Gegensatz zu größeren Unternehmen an ein DMS System? 

Anforderungen an ein DMS System

Das, woran es vermutlich den meisten Selbstständigen am meisten fehlt, ist Zeit. Als Ein-Mann-Unternehmen sind sie Buchhaltung, Verwaltung, Rechtsabteilung, Vertrieb und Marketing in einem. Dies bringt einen immensen Arbeitsaufwand mit sich, der ohne adäquate Organisation kaum zu stemmen ist. 

Zudem verfügen Selbstständige, genau wie kleine und mittelständische Unternehmen, im Vergleich zu größeren Firmen und Konzernen meist nicht über die finanziellen Mittel, ein teures, leistungsstarkes DMS System zu implementieren. 

Hinzu kommt, dass viele Selbstständige mobil arbeiten, um beispielsweise Kunden vor Ort zu betreuen. Hier liegt die Verwendung eines Cloud-basierten DMS Systems nahe, sodass auch mobil alle wichtigen Dokumente schnell abrufbar sind. Die Anforderungen an ein DMS System nicht klar: Hohe Flexibilität, mobile Verfügbarkeit, eine möglichst geringe Investitionshöhe und eine Handhabung, die möglichst wenig der wertvollen Zeit in Anspruch nimmt. 
Die Vorteile einer Cloud-basierten DMS Lösung für Selbstständige 

Zeitersparnis 

In puncto Zeitersparnis sind korrekt genutzte DMS Systeme wahre Alleskönner. Es ist nicht länger notwendig, Berge von Akten physisch zu durchforsten, um nach einem bestimmten Schriftstück zu suchen. Durch Funktionen wie die Volltextsuche kann das gesamte System in sekundenschnelle nach dem Namen eines Kunden oder nach einer bestimmten Vertragsnummer durchsucht werden – und das auch ganz bequem beim Kunden vor Ort oder auf dem Weg zu einem Termin. 

Zudem ist es in vielen DMS Systemen möglich, Emails inklusive Anhang automatisch zu importieren. Dies spart nicht nur Arbeit, sondern auch wertvolle Zeit. 

Einhaltung von Rechtsnormen

Da die durch die DSGVO definierten Datenschutzrichtlinien erst seit etwas über einem Jahr in Kraft sind, dürften noch so manche Unsicherheiten bezüglich der rechtskonformen Verwaltung interner Daten hegen. Besonders Selbstständige, welche allein die Verantwortung für die rechtskonforme Datenhandhabung tragen, können mit Einführung eines Cloud-basierten DMS Systems aufatmen. Offizielle Programme erleichtern auch die Handhabung sensibler Dokumente, wie beispielsweise jene, die Finanzamt-relevante oder personenbezogene Informationen enthalten. 

Da der Gesetzgeber bei Verstößen gegen die Datenschutzrichtlinien im schlimmsten Fall hohe Bußgelder vorsieht, sind Cloud-basierte DMS Systeme für Freiberufler eine gute Möglichkeit, datenschutzrechtlich stets auf dem neuesten Stand zu sein ohne sich selbst aktiv mit dem Thema auseinandersetzen zu müssen. 

Wettbewerbsfähigkeit 

Durch mobilen Zugriff auf Dokumente mittels Cloud DMS können Wartezeiten wie beispielsweise im Zug auf dem Weg zum Kunden, effizient genutzt werden. Zusätzliche Ressourcen werden eingespart, da sich Selbstständige nicht händisch mit der sicheren Aufbewahrung (und zeitgemäßen Vernichtung) jedes einzelnen Dokumentes auseinandersetzen müssen.

Diese Ressourcen können nun an anderer Stelle eingesetzt werden. Besonders, da es Freiberuflern meist an Zeit mangelt, wird damit eine wertvolle Ressource aufgedeckt, die beispielsweise in zusätzliches Marketing oder intensivere Kundenbetreuung investiert werden kann. So wird durch ein adäquates DMS System letzten Endes auch die Wettbewerbsfähigkeit erhöht (vgl. freiberufler-blog.de). 

Funktionen Cloud-basierter DMS Systeme 

Cloud-basierte DMS Systeme unterscheiden sich gegenüber „herkömmlichen“ Lösungen nicht nur darin, wie sie betrieben werden. Oftmals ist es besonders für Interessenten vor allem auch eine Frage der Handhabung. Während Funktionen wie Volltextsuche meist standardmäßig in Cloud-basierten und nicht Cloud-basierten DMS Systemen integriert sind, bestehen oft Unterschiede im Handling selbst. 

So ist es bei Cloud DMS Systemen meist möglich, Dokumente mittels „Drag & Drop“ zu verschieben. Viele Nutzer privater Cloud Lösungen werden mit dieser Funktion bereits vertraut sein. Das einfache, manuelle verschieben von Dokumenten ist so mittels eines einfaches Handgriffs bzw. der Bewegung eines Fingern auch auf mobilen Endgeräten mit Touch-Funktion, wie Smartphones oder Tablets, möglich. Die mobile Anwendung wird dadurch um einiges vereinfacht und die Handhabung nutzerfreundlicher gestaltet. 

Cloud DMS – eine günstige Alternative? 

Doch wie sieht es mit der Finanzierung aus? DMS Systeme für Freiberufler sollen Zeit und Ressourcen einsparen um letzten Endes den eigenen Umsatz zu steigern und nicht zu einer kaum stemmbaren, finanziellen Verpflichtung werden. Cloud Systemen unterscheiden sich in Sachen Finanzierung vor allem auf die Art bzw. den Zeitpunkt, an dem zur Kasse gebeten wird. Bei einem lokalen System fällt bereits im Vorab die Anschaffung eines eigenen Servers an. Dieser ist nicht nur kostspielig in der Anschaffung, sondern erfordert auch regelmäßige Wartung.

Somit handelt es sich in den meisten Fällen bei lokalen DMS Systemen nicht um eine rentable, für Selbständige tragbare Investition. Cloud Systeme hingegen sind nach Erwerb meist sofort einsatzbereit. Wird nur eine einzelne Lizenz benötigt, bleiben die (monatlichen) Kosten vermutlich ebenfalls im akzeptablen Bereich. Werden jedoch Funktionen über die standardmäßig vorhandenen hinaus benötigt oder reicht der Speicherplatz nicht mehr aus, wird auch hier erneut zur Kasse gebeten.