Cloud DMS über die App

Welche Vorteile bietet die Nutzung Cloud-basierte DMS Systeme über eine App?

Zentrales Dokumentenmanagement gewinnt in vielen Unternehmen zunehmend an Stellenwert. Schon seit einiger Zeit finden DMS-Lösungen nicht mehr nahezu ausschließlich von Sachbearbeitern genutzt – Der Trend geht in Richtung ganzheitlicher Dokumentenmanagement Systeme, welche das ganze Unternehmen abdecken. Dabei geht es vor allem darum, mittels digitaler Transformation Geschäftsprozesse zu verschlanken, Datensilos zu vermeiden und eine Oberfläche zu schaffen, mittels derer man unmittelbaren Zugriff auf alle zentralen Dokumente hat. 

DMS Systeme im Wandel 

Doch in Zeiten der Digitalisierung verändert sich auch die Art, auf die innerhalb der Unternehmen gearbeitet wird. Zum einen entstehen immer mehr digitale Dokumente, zu deren Verwaltung ein adäquates DMS System benötigt wird. Zum anderen gewinnt mobile Arbeit zunehmend an Relevanz. Immer mehr Anwender wollen in der Lage sein, auch unterwegs Zugriff auf wichtige Daten zu haben, um so beispielsweise den Weg zum Kunden optimal zu nutzen. 
Auch die Erwartungen der Kunden verändern sich. Mittlerweile ist es nahezu selbstverständlich, von einem Dienstleister den gleichen Leistungsstandard bei einem Einsatz vor Ort zu erwarten, wie den, den man von Terminen im Unternehmen selbst gewohnt ist. Besonders bei Einsätzen außer Haus kann eine App, mittels derer Anwender auch mobil Zugriff auf das DMS System haben, viele Vorteile mit sich bringen. 

Mobile DMS Systeme via App, über einen Terminalserver oder als Web-Variante 

Es bestehen unterschiedliche Möglichkeiten, den mobilen Zugriff auf ein firmeneigenes DMS System zu ermöglich – auch, wenn dieses nicht Cloud-basiert ist. Terminalserver ermöglichen es Unternehmen, remote auf Client-Geräten zu veröffentlichen – unabhängig vom Standort des entsprechenden Endgerätes. So kann jeder Anwender standortunabhängig auf sämtliche relevanten Dokumente zugreifen – auch auf der Baustelle oder direkt beim Kunden. Hinzu kommt, dass Anwendungen nur einmal installiert werden müssen und dann automatisch aktualisiert werden. So entfallen Ressourcen zur permanenten Aktualisierung auf jedem einzelnen Endgerät. 

Wichtig ist ebenfalls die Frage der Lizenzen. Über das sogenannte Concurrent-User-Lizenzmodell wird im Fall der Nutzung eines Terminalservers die maximale Anzahl an Users festgelegt, die gleichzeitig auf die DMS Software zugreifen können. Dies kann im Vergleich zur Lizensierung pro Gerät zu deutlichen Einsparung führen. Allerdings setzt das Modell auch eine Obergrenze, die im Fall eines plötzlichen, höheren Zugriffsbedarfs nicht unmittelbar zu ändern ist. 

Zusammenfassend lohnt sich die Nutzung eines Terminalservers für den Zugriff auf das firmeneigene DMS System vor allem, wenn das Unternehmen über ein geographisch weit ausgebreitetes Netzwerk von Usern verfügt und keine Web-Variante des DMS Systems bereitsteht (vgl. parallels.com). 
Für welche Gruppen ist die Nutzung des Cloud DMS Systems via App sinnvoll? 

Je mehr Dokumente mittels DMS verwaltet werden und je größer der Stellenwert des DMS Systems innerhalb des Unternehmens, desto wichtiger wird es, auch außerhalb des Firmennetzwerkes auf Dokumente zugreifen zu können. 

„Dabei sind ganz unterschiedliche Szenarien denkbar: von der Aktenmitnahme zum externen Termin über den ungeplanten, spontanen Zugriff auf benötigte Unterlagen bis hin zu mobilen Workflowprozessen (z. B. Rechnungs- oder Dokumentfreigabe durch Führungskräfte, Schadensmeldung / -erfassung vor Ort, interne Aufträge an Hausmeisterservice, Bauhof etc.) und darüber hinaus.“ (vgl. zoeller.de).

Da der Zugriff auf diverse Programme durch einen einfachen Klick auf das App Symbol für viele aus dem privaten Bereich bereits zum Alltag gehört, bietet sich die intuitive Lösung auch für Unternehmen hier. Hier sind allerdings einige Faktoren zu beachten. 

Unterschiedliche App Funktionen – Was können mobile DMS Lösungen?

Von Open-Source Lösungen bis hin zu kostspieligen, maßgeschneiderten Komplettpaketen gibt es auf dem DMS Markt ein weit gefächertes Angebot. Dabei kann es schnell dazu kommen, dass sich zwei Lösungen in ihrer Funktionsweise ähneln, aber in einem wesentlichen Feature unterscheiden. Wichtig ist es also, sich im Voraus über zu informieren, welche Features in der App-Version verfügbar sind. 

Lesen vs. Bearbeiten in der App des DMS Systems

So ermöglichen die meisten Cloud-basierten DMS Zugriff beispielsweise die Einsicht von Dokumenten. Diese ist jedoch in manchen Fällen auf einen lesenden Zugriff beschränkt. Dies genügt im Zweifelsfall dem Anwender, der sich auf dem Weg zum Kunden auf das bevorstehende Gespräch vorbereiten möchte. Einem Außendienstmitarbeiter, welcher mittels App beim Kunden vor Ort Änderungen vornehmen möchte, entsteht dadurch kein Mehrwert. In diesem Fälle wäre es von Vorteil, ein Cloud DMS zu wählen, in welchem sich auch über die dazugehörige App Änderungen vornehmen lassen. 

Online vs. Offline Zugriff auf Dokumente im DMS 

Unternehmen, welche spezifisch nach einem DMS System suchen, auf welches auch via App zugegriffen werden kann, benötigen dies in den meisten Fällen zur mobilen Nutzung. Ein wesentlicher Unterschied bei der mobilen Nutzung ist, dass nicht überall eine stabile Internetverbindung gegeben ist. 
Besonders unterwegs ist die Anbindung meist eingeschränkt und das mobile Datenvolumen schnell ausgeschöpft. Wer nicht in Alternativen wie einen mobilen LTE Router investieren möchte, sollte sich vor Implementierung eines DMS Systems darüber informieren, ob die Möglichkeit besteht, auch im

Offline-Modus auf Dokumente zuzugreifen. 

Auch Funktionen wie beispielsweise eine gezielte Volltextsuche sind nicht in allen DMS Systemen auch standardisiert in der jeweiligen App verfügbar. 
Trotz der Vorteile, welche durch den mobilen Nutzen der DMS-Lösung entstehen können, steht ein mobiler zugriff nach wie vor für viele in direkter Verbindungen mit Sicherheitsrisiken.

Datenschutzrechtliche Anforderungen an Cloud-basierte DMS Lösungen 

Wenn ein mobiler Zugriff auf des DMs System möglich ist, so sind auch besondere Vorsichtmaßnahmen im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit zu ergreifen. Zum einen muss sichergestellt werden, dass das Endgerät, über welches die App genutzt wird, frei von jeglicher Spionagesoftware ist, welche potenziell sensible Informationen abgreifen könnte. 

Zudem liegt es in der Verantwortung des jeweiligen Anwenders, sein mobiles Endgerät, über welches er Zugriff zu vertraulichen Kundendokumenten hat, nicht unbeaufsichtigt zu lassen. Auch eine Entwendung ist nicht ausgeschlossen. 

Ein weiterer Risikofaktor findet sich in der Nutzung. Im Unternehmen selbst ist es wesentlich einfacher, sicherzustellen, dass Unbefugte keine Einsicht auf vertrauliche Dokumente haben, während diese im DMS System geöffnet sind. Im Fall von mobiler Arbeit muss sichergestellt werden, dass sich die Umgebung selbst zum Aufruf teils sensibler Daten eignet. 

Ansichten im mobilen DMS System 

Eine Vielzahl moderner DMS Systeme verfügt über unterschiedliche Arten der Ansicht eines bestimmten Dokuments bzw. Datensatzes. So ist es beispielsweise möglich, dass viele Anwender auf ein bestimmtes Dokument zugreifen, jedoch nicht sämtliche im Dokument enthaltenen Informationen einsehen können. Besonders, wenn der Zugriff auf das DMS System an einem öffentlichen Ort erfolgt, kann dieses Feature dabei helfen, vertrauliche Daten zu schützen, indem nur das nötigste angezeigt wird.