Das optimale DMS für Juristen

Anwälte, Rechtsabteilungen, Notare oder Inkasso-Unternehmen profitieren im Tagesgeschäft maßgeblich vom Einsatz eines geeigneten DMS. Mehr erfahren Sie hier

Jede Branche hat individuelle Anforderungen an ein adäquates DMS. Dies ist auch bei Juristen der Fall. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit den Eigenschaften eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems für die Anwaltschaft auseinandersetzen und aufzeigen, welche Aufgaben dies im Tagesgeschäft übernimmt. 

Zunächst sollte jedoch definiert werden, worum es sich bei einem DMS eigentlich genau handelt und welche konkreten Funktionen es unabhängig von der jeweiligen Branche im Unternehmen übernimmt. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS Definition: Was ist ein Dokumentenmanagementsystem? 
• Anwälte und Notare: Ein Einblick in die Anwaltschaft 
• Juristische Software: Funktionen eines adäquaten DMS für Anwälte 
• Fazit: Kriterien eines geeigneten DMS für Juristen

DMS Definition: Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Das Dokumentenmanagement ist eine zentrale unternehmerische Aufgabe, derer sich kein Betrieb entziehen kann. Es bezieht sich auf die Verwaltung aller im Unternehmen anfallenden Dokumente, wie beispielsweise 

• Rechnungen 
• Belege 
• Aufträge 
• Verträge 
• Nachforderungen 
• Zeitnachweise 

Stellenwert des Dokumentenmanagements für Unternehmen

Welchen Stellenwert eine möglichst effiziente Abwicklung der Dokumentenverwaltung einnimmt, hängt stark mit dem Dokumentenaufkommen im Unternehmen bzw. in der jeweiligen Abteilung zusammen. Wolf Steinbrecher und Martina-Müll-Schnurr beschreiben in ihrem Buch „Prozessorientierte Ablage“ beispielsweise eine Verwaltung, in der 20 Beschäftigte tätig sind. 

Als Kennzahlen nennen sie unter Anderem 1475 Blatt Papier, 492 Papierdokumente sowie 299 elektronische Dokumente pro Jahr und Mitarbeiter – Ein beträchtliches Aufkommen, welches beispielsweise in einem Chefsekretariat noch deutlich höher ausfallen dürfte. Doch auch diese Zahlen sind hochgerechnet auf die gesamte Abteilung nicht zu unterschätzen: 29.500 Blatt Papier, 9.840 Papierdokumente und 5.980 elektronische Dokumente. 

Die Funktionen eines DMS

Um dieses Aufkommen zu bewältigen, kommen im Zeitalter der digitalen Transformation immer häufiger sogenannte Dokumentenmanagementsysteme – kurz DMS – zum Einsatz. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Diverse Funktionen eines DMS erleichtern Unternehmen die Bewältigung der Aufgabe des Dokumentenmanagements und optimieren dessen Prozesse erheblich.

Verschlankungen und Automatisierungen haben zur Folge, dass die gleichen Prozesse in kürzerer Zeit und mit geringerem Aufwand abgewickelt werden können. 

Müll-Schnurr und Steinbrecher stellen in Ihrem Buch unter Anderem den durchschnittlichen zeitlichen Aufwand für die Ablage eines analogen Dokumentes (70 Sekunden) der eines digitalen Dokumentes (20 Sekunden) gegenüber. 

Effizientes Dokumentenmanagement als Wettbewerbsvorteil

Bei einem einzelnen Dokument ist der Unterschied noch unerheblich – bei 9.840 Papierdokumenten und 5.980 elektronischen Dokumenten hingegen so groß, dass ein deutlicher Unterschied in Abläufen des Tagesgeschäftes zu spüren ist.

Es wird also deutlich, warum immer mehr Unternehmen in einer schnelllebigen Zeit, die von wachsenden Kundenerwartungen und Next-Day-Delivery geprägt ist, in puncto Dokumentenmanagement auf digitale Unterstützung in Form eines DMS setzen. Denn der Einsatz eines adäquaten DMS kann sich bei regelmäßigem Gebrauch zu einem ausschlaggebenden Wettbewerbsvorteil entwickeln. 

Doch wie sieht ein adäquates DMS für Rechtsanwaltskanzleien, Notare oder auch Inkasso-Unternehmen aus? Um diese Frage beantworten zu können, sollte zunächst ein Blick auf diesen Sektor geworfen werden. 

Anwälte und Notare: Ein Einblick in die Anwaltschaft

Anwaltsähnliche Berufe sind so alt wie die Demokratie: Bereits im antiken Griechenland konnten am Prozess beteiligte Parteien einen Fürsprecher erbeten. Hierbei handelte es sich jedoch zumeist um eine ehrenamtliche Tätigkeit.

Auf professioneller Ebene konnten sie sich eines Logographen bedienen, dessen Aufgabe im Verfassen eines Plädoyers lag. Ab dem Hochmittelalter wurden gerichtliche Prozesse dann professionalisiert. Die Aufgabe des Fürsprechers wurde nun von formell ausgebildeten Juristen ausgeführt, welche heutzutage als Rechtsanwälte bezeichnet werden. 

Aufgaben eines Rechtsanwaltes

Dieser hat einfach ausgedrückt die Aufgabe, seinem Auftraggeber unter der Nutzung rechtsstaatlicher Mittel zu seinem Recht zu dessen Recht zu verhelfen. Die Berufsordnung für Rechtsanwälte definiert die Aufgaben eines Rechtsanwaltes wie folgt: 

„... seine Mandanten vor Rechtsverlusten zu schützen, rechtsgestaltend, konfliktvermeidend und streitschlichtend zu begleiten, vor Fehlentscheidungen der Gerichte und Behörden zu bewahren und gegen verfassungswidrige Beeinträchtigung und staatliche Machtüberschreitung zu sichern.“ 

- § 1 Absatz 3 Berufsordnung für Rechtsanwälte (BORA). 

Weitere rechtsnahe Berufsfelder

Neben Rechtsanwälten gibt es jedoch noch viele weitere rechtsnahe Berufsfelder. So muss eine rechtliche Beratung beispielsweise nicht zwangsläufig von einem ausgebildeten Rechtsanwalt erfolgen. So stehen Tätigkeiten im Rahmen einer außergerichtlichen Rechtsberatung auch Nicht-Anwälten offen. 
Notare wiederum nehmen vornehmlich Beglaubigungen von 

• Beweisen 
• Tatsachen 
• Rechtsgeschäften 
• Unterschriften 

vor. 

Juristische Software: Funktionen eines adäquaten DMS für Anwälte

Juristische DMS richtet sie speziell an die Anforderungen des Sektors. Aus dem Einblick wurde jedoch deutlich, dass es auch innerhalb der Branche ausschlaggebende Unterschiede gibt. So werden beispielsweise die Anforderungen eines Rechtsanwaltes von denen eines Notars in manchen Bereichen abweichen.

Juristische Software im Allgemeinen ist daher oftmals „modular“ aufgebaut und enthält Module mit Funktionen für ein bestimmtes Fachgebiet. So sollten je nach Bedarf beispielsweise Funktionen für 

• Insolvenzverfahren 
• Mahnwesen 
• Notariat 
• Zwangsvollstreckung 

zur Verfügung stehen. 

Dennoch gibt es selbstverständlich diverse Gemeinsamkeiten zwischen juristischen Tätigkeitsfelder und demnach auch Parallelen in deren Anforderungsprofilen an ein geeignetes DMS. Mit diesen Anforderungen wollen wir uns im Folgenden näher auseinandersetzen. 

Mandantenverwaltung

Ein wesentliches Kriterium für juristische Software im Allgemeinen ist die Mandanten-basierte Verwaltung. Sämtliche relevanten Dokumente eines Mandanten müssen sich zentral in einer digitalen Mandantenakte ablegen lassen. Auf diese Weise stehen alle wichtigen Dokumente in Sekundenschnelle zur Verfügung. 

Kostenblatt 

Bei juristischen Aufträgen lässt sich die Höhe des (finanziellen) Aufwands bei Übernahme des Mandats oft noch nicht genau bestimmen. Aus diesem Grund sollte die Software eine Art Kostenblatt innerhalb der Mandantenakte enthalten, auf dem alle der im Laufe der Fallbearbeitung anfallenden Kosten bzw. konkret die abrechnungsfähigen Positionen aufgelistet werden. 

Aktenverwaltung

In Bezug auf anfallende Akten handelt es sich in juristischen Kreisen in der Regel um Notar-, Anwalts- oder Insolvenzakten. Wichtig ist, dass sich der gesamte Prozess von der Erstellung über die Bearbeitung bis hin zur Ablage Schritt für Schritt nachverfolgen lässt. Aus diesem Grund sollte die Versionierung einzelner Dokumente standardisiert im DMS enthalten sein. 

Der Datenschutz

Letztlich spielt auch der Datenschutz in juristischen Berufsfelder eine große Rolle. Wie auch beispielsweise Arztpraxen arbeiten Anwälte mit sogenannten „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ (vgl. DSGVO), die es vor dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen gilt.

Aus diesem Grund sollten sich Kanzleien auf der Suche nach einem neuen DMS bei Anbietern über datenschutzrechtliche Maßnahmen erkundigen. Anbieter, welche sich auf den juristischen Sektor spezialisiert haben, sind mit den Anforderungen der Branche vertraut und können somit auch hohen datenschutzrechtlichen Kriterien gerecht werden. 

Fazit: Kriterien eines geeigneten DMS für Juristen

Es wird deutlich, dass wie jede Branche auch der juristische Sektor individuelle Anforderungen an ein geeignetes DMS hat. Dazu zählen unter Anderem eine Mandanten-basierte Dokumentenverwaltung und hohe datenschutzrechtliche Kriterien. Letztlich hat jedoch jede Kanzlei und jedes Notariat darüber hinaus spezifische Anforderungen an ein DMS, die mit potenziellen Anbietern im Vorab abgesprochen werden sollten. 

Dennoch profitiert jedes Unternehmen von den grundlegenden Vorteilen, die sich durch die Nutzung eines geeigneten DMS einstellen: Der Optimierung der Prozesse des Dokumentenmanagements und der damit einhergehenden Effizienzsteigerung.