Wie finden Sie das perfekte DMS?

Das perfekte Dokumentenmanagement-System zu finden ist nicht leicht. Wir zeigen Ihnen worauf es bei der Suche ankommt.

Jedes Unternehmen hat über die Jahre ganz eigene Geschäftsprozesse entwickelt und diese in die allgemeine Kultur des Unternehmens übernommen. Besonders in Bezug auf alltäglich wiederkehrende Aufgaben, können derartige Prozesse ausgemacht werden. Der Umgang mit Dokumenten folgt gewissen Regeln, die nur die diesem Unternehmen gelten. 

Das macht es letztlich auch so schwierig eine Software zu finden, die beim Dokumentenmanagement unterstützt, ohne dabei all zu gravierende Umwälzungen im Geschäftsalltag vornehmen zu müssen. Hierin liegt letztlich auch die Herausforderung bei der Suche nach einem passenden DMS für das eigene Unternehmen. 

Wir zeigen Ihnen, worauf es bei der Auswahl eines DMS wirklich ankommt, was Sie beachten müssen und welche Schritte Sie bei der Suche durchlaufen müssen. Zunächst jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise eines DMS, um besser verstehen zu können, warum die Einführung eines solchen Systems, eine so große Herausforderung darstellen kann. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS? – Eine Definition 
• Wie finden Sie das passende Dokumentenmanagement-System? 
• Lastenheft der gute Ratgeber 
• Die Suche – Die Nadel im Heuhaufen 
• Von der Longlist zur Shortlist 
• Fazit: Vorbereitung ist alles

Was ist DMS? – Eine Definition

DMS steht für Dokumentenmanagement-System und meint im ersten Moment nichts anderes, als die Organisation der im Unternehmen umherlaufenden Dokumente. Während es früher eines physischen Dokumentenmanagementsystems bedarf, braucht es in der heutigen Zeit einer digitalen Lösung. 

Die Mehrheit an Dokumenten liegt heute in digitaler Form vor, jedoch kann die Lösung hierfür nicht sein, einfach alle relevanten Dokumente auszudrucken und dem physischen Ablagesystem zuzuführen. Vielmehr bedarf es eines digitalen Dokumentenmanagements. 

Digitales Dokumentenmanagement

An dieser Stelle kommen digitale DMS-Lösungen ins Spiel. Diese Softwareanwendungen führen sämtliche Dokumente und Daten eines Unternehmens auf einer zentralen Datenbank zusammen und machen diese allen Akteuren somit zugänglich. 

Dies birgt gleich mehrere Vorteile in sich. Zum einen werden Informationen schneller und besser im Unternehmen verteilt, was Zeit und unnötige Wege spart. Zum anderen werden Fehler vermieden, da fortan alle Stellen mit den gleichen Dokumenten arbeiten. Verschiedene Versionen ein und desselben Dokumentes werden direkt umgangen. 

Viele verschiedene Funktionen

Über die Zentralisierung aller Dokumente erfüllen moderne DMS-Lösungen viele weitere Aufgaben, wie die revisionssichere Ablage und Speicherung der Dokumente, Unterstützung von Workflows, Auswertungen der Daten oder auch Automatisierungen bestimmter Geschäftsprozesse. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt, was es letztlich auch zu einem echten Unterfangen macht, das passende System für seine Bedürfnisse zu finden. 

Technische Seite von DMS

Aufgebaut sind DMS-Lösungen zu Weilen aus verschiedenen Modulen, die in sich verschiedene Aufgaben eines bestimmten Bereiches übernehmen. So finden sich oftmals folgende Module und Funktionen in einem Dokumentenmanagement-System an:

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Je nach Bedarf des Unternehmens lassen sich Funktionen zu- oder abschalten. Daher ist es im Vorfeld wichtig zu wissen, was man eigentlich von einem neuen DMS erwartet. Ebenso wichtig ist es zu wissen, wie ein derartiges System letztlich bezogen und betrieben werden soll.

Cloud oder on-premise?

Hier gibt es verschiedene Lizenzmodelle, die auch hinsichtlich der Funktionsweise einige Unterschiede aufweisen können. Hervorzuheben sind hier vor allem der Betrieb des Systems auf den hauseigenen Servern (On-Premise) und der Bezug des Systems und der Speicherleistung aus der Cloud. 

DMS-Markt vielschichtig

Wir wollen auf diese Kriterien an dieser Stelle einmal etwas genauer eingehen. Wir helfen Ihnen dabei die richtigen Fragen zu stellen, um zum passenden System für Ihre Zwecke zu gelangen. Denn die Unterschiedlichkeit der verschiedenen Systeme auf dem Markt, machen diesen durchaus unübersichtlich. 

Wie finden Sie das passende Dokumentenmanagement-System?

Zentral bei der Frage nach dem passenden DMS für Ihr Unternehmen sind immer die von Ihnen gestellten Anforderungen an dieses System. Dabei gilt es, wie zuvor schon angesprochen, erst einmal festzustellen, wie ein DMS überhaupt betrieben werden soll. Stehen eigene Server zur Verfügung, die langfristig in der Lage sind ein derartiges System zu betreiben?

IST-Analyse zu Beginn

Ein erster Schritt den es also im Zuge einer Einführung zu gehen gilt, ist der einer Analyse der IST-Situation. Diese kann bei der konkreten Zielformulierung helfen und zeigt auf, wo es derzeitig am ehesten hakt. Hier wird auch die konkrete Situation in Bezug auf die eigene IT-Infrastruktur und das vorhandene IT-Wissen im Unternehmen evaluiert. 

Lastenheft der gute Ratgeber

Alle Erkenntnisse aus der IST-Analyse werden dann zu konkreten Anforderungen an das neue DMS überführt und in einem Lastenheft festgehalten. Das Lastenheft ist quasi ihr Kompass bei der Suche nach einem passenden System. Hierin halten Sie fest, welche Ziele Sie mit dem DMS verfolgen, welche Funktionen das DMS enthalten muss und welche weiteren Rahmenbedingungen erfüllt sein müssen. 

Anforderungen priorisieren

Weitere Rahmenbedingungen können beispielsweise sein, dass nur ein System aus der Cloud in Frage kommt, oder Benutzer beliebig hinzu oder abgemeldet werden können. Bei den einzelnen Punkten priorisieren Sie nach Wichtigkeit und listen von den absolut notwendigen, über die sehr wünschenswerten bis hin zu jenen Funktionen, die notfalls eher zu vernachlässigen sind. 

Lastenheft auch später wichtig

Auf diese Weise gelangen Sie zu einer konkreten Liste, mit der sich nun die Suche starten lässt. Neben der eigentlichen Suche, dient das Lastenheft auch dem künftigen Anbieter bei der Implementierung. Daher sollte man diesen Schritt keineswegs umgehen und ihn auch nicht all zu sehr verkürzen. 

Die Suche – Die Nadel im Heuhaufen

Auf dem DMS-Markt finden sich heute zahlreiche verschiedene Lösungen die sich teils kaum, teils gravierend voneinander unterscheiden. Da ein Dokumentenmanagement-System mit unter sehr sensible Daten verarbeitet, sollte man sich im Vorfeld genau informieren, welche Systeme man sich da ins Haus holt. 

Anbieter filtern schwierig

Doch wie lässt sich im Dschungel der Anbieter das passende System für Ihre Zwecke finden? Hier kommt das zuvor angefertigte Lastenheft ins Spiel. Hierin haben Sie alle Anforderungen festgehalten und können sich nun auf die Suche begeben. Doch wäre es unglaublich zeitintensiv alle Systeme manuell zu vergleichen. 

Vergleichsportale nutzen und Zeit sparen

Deshalb gibt es Vergleichsportale, die Sie unbedingt nutzen sollten. Mit dem Vergleichstool können sie gleich viele verschiedene Systeme hinsichtlich vieler verschiedener Parameter miteinander vergleichen. Sortieren Sie nach Cloud-Lösungen, nach Kosten, oder auch nach den einzelnen Funktionen. 

Anbieter kontaktieren

Am Ende werden Ihnen die passenden Systeme angezeigt. Darüber hinaus kann der Kontakt zum Anbieter einfach und kostenlos hergestellt werden, was wiederum eine Menge Zeit einspart. Ohne derartige Vergleichstools, die jenes, dass Sie auf dieser Seite finden, wäre die Suche kaum machbar. 

Von der Longlist zur Shortlist

Haben Sie erst einmal eine Reihe in Frage kommender Systeme gefunden, gilt es diese nun einzugrenzen. Angenommen ihre Liste potentieller Systeme besteht derzeit aus 10 verschiedenen Systemen, wäre es ratsam diese auf 3 – 5 Anbieter zur kürzen. 

Anbieter miteinander vergleichen

Ähneln sich die Systeme der Anbieter stark, werden die Kriterien weniger beim System, also vielmehr beim Anbieter gesucht. Hier geht es um Erfahrung und Marktkenntnis des Anbieters. Hat der Anbieter bereits ähnlichen Unternehmen wie dem Ihren erfolgreichen helfen können? Wie lange existiert der Anbieter am Markt und wo hat dieser seinen Sitz?

Schnell zur Shortlist

All diese Fragen helfen dabei die Liste einzukürzen. So kommen Sie auf eine Anzahl von 3 – 5 Anbietern, die Sie nun zu einer Präsentation Ihrer Lösung zu sich in das Unternehmen einladen können. Hier erhalten Sie einen Eindruck von der Bedienungsfreundlichkeit des Systems und der Benutzeroberfläche. 

Mitarbeiter in Entscheidungen einbeziehen

So kommen Sie Schritt für Schritt zur optimalen Lösung für Ihr Unternehmen. Ein äußerst wichtiger Tipp den wir Ihnen an dieser Stelle noch mit auf den Weg geben wollen – beziehen Sie Ihre Belegschaft von Anfang an in das Projekt mit ein. 

Diese wissen am besten, was momentan falsch läuft, was das neue DMS können muss und welche Funktionen abgedeckt werden müssen. Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist dahingehend enorm wichtig, als dass diese das System verwenden müssen. 
Verstehen diese das DMS nicht oder tuen sich schwer damit, kann es dazu kommen, dass diese wieder in alte Arbeitsweise zurückverfallen. Dann hat das DMS in der Tat nichts gebracht. 

Fazit: Vorbereitung ist alles

Die Vorbereitung auf das DMS-Projekt ist das A und O bei der Suche nach passenden Lösungen. Erst wenn Sie wissen wonach Sie überhaupt suchen, können Sie damit beginnen, DMS-Lösungen miteinander zu vergleichen. 

Daher ist es zwingend erforderlich ein möglichst detailliertes Lastenheft zu erstellen, indem alle Anforderungen an das neue DMS festgehalten werden. Nutzen Sie unbedingt Vergleichsportale, um Ihre Suche massiv abzukürzen. Müssten Sie alle Systeme auf eigene Faust ermitteln, kann dies mit unter Monate kosten. 

Am Ende laden Sie ein paar Anbieter für eine Präsentation zu sich ein und entscheiden sich nach dieser für die, am besten passende Lösung. Dabei kommt es auch auf den Anbieter selbst an, da Sie mit diesem eine oftmals eine langwierige Partnerschaft eingehen.