Die direkten Kosten im DMS-Projekt

Viele Unternehmens beschäftigen sich derzeit mit der Einführung einer neuen DMS-Software. Mit welchen direkten Kosten Sie dabei rechnen müssen, lesen Sie hier.

Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Hierbei nicht den Anschuss zu verlieren ist eine der wesentlichsten Aufgaben von Unternehmen dieser Tage. Durch die Corona-Pandemie wurde die Digitalisierungsgeschwindigkeit nochmals angehoben. 

Für viele Unternehmen stellt die Implementierung einer DMS-Software einen ersten wichtigen Schritt dar. Mit der Einführung einer solchen Anwendung sind jedoch auch immer Kosten verbunden. Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf die direkten Kosten eines solchen Vorhabens werfen, damit Sie besser verstehen können, wie sich diese im Einzelnen zusammensetzen. 

Zuvor jedoch noch ein kleiner Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer solchen Anwendung. Diese soll uns dabei helfen die Kosten besser nachvollziehen zu können. Denn neben den direkten Kosten, die bei einer DMS-Einführung entstehen, gibt es noch viele weitere versteckte Kostenstellen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS-Software? – Eine Definition 
• Direkte vs. Indirekte Kosten 
• Direkte Kosten einer DMS-Implementierung 
• Weitere direkte Kosten einer DMS-Implementierung 
• Fazit: Kosten auf verteilen sich auf verschiedene Ebenen

Was ist DMS-Software? – Eine Definition

DMS ist die Abkürzung für das sogenannte Dokumentenmanagement-System. Hierbei geht es um die Organisation aller Maßnahmen die ein Unternehmen trifft, um die umherlaufenden Dokumente zu verwalten. Dabei geht es um die Verteilung, die Bearbeitung und die Archivierung aller Dokumente im gesamten Unternehmen.

Von analogem DMS hinzu einer digitalen Lösung

Diese lief bis dato zu meist vor Allem analog ab. Dokumente wurden erstellt, gedruckt, kopiert und letztlich in physischen Aktenordnern archiviert. Durch das Aufkommen immer mehr digitaler Dokumente bedarf es eines digitalen Dokumentenmanagement. Die Antwort vieler Unternehmen war lange Zeit, dass man digitale Dokumente ausdruckt und den physischen Archiven zuführt. 

Mit einer DMS-Software ist genau das Gegenteil der Fall. Alle eingehenden analogen Dokumente werden gescannt und dem digitalen DMS zugeführt. Auf einer zentralen Datenbank werden so sämtliche umherlaufende Dokumente eines Unternehmens zusammengetragen und in einer zuvor definierten Ordnerstruktur gespeichert. 

Alle Mitarbeiter arbeiten mit denselben Daten

Alle Akteure im Unternehmen haben, je nach Rechtevergabe, Zugriff auf diese Dokumente und können mit diesen arbeiten. So kann immer nachvollzogen werden, wer zu Letzt was ein einem Dokument verändert hat. Ausdrucke und Kopien verschiedener Versionen zur Ansicht, sind nicht länger von Nöten. Das papierlose Büro wird zur Realität. 

Einsparungen Dank DMS-Software

Somit stellt ein Dokumentenmanagement-System für viele Unternehmen ein enormes Einsparungspotential dar. Nicht nur Papier- und Druckkosten, oder auch Kosten für physische Archive werden eingespart, eine DMS-Software birgt zudem das Potential in sich, die Prozesse im Unternehmend deutlich effizienter und schlanker zu gestalten.

Verschiedene Module einer DMS-Software

Eine DMS-Software ist zumeist aus Modulen aufgebaut. Diese enthalten viele Funktionen die einen bestimmten Aufgabenbereich im Bereich des Dokumentenmanagement abdecken. So finden sich beispielsweise Workflow-Funktionen, ein Wissensportal oder auch ein Bewerbungsportal usw. an. Je nach Bedarf des Unternehmens werden Funktionen hinzugefügt. 

Kosten in Bezug auf das Lizenzmodell

Ein entscheidender Faktor bei der Zusammensetzung der Kosten ist auch immer die Frage nach dem jeweiligen Lizenzmodell. Eine DMS-Software kann entweder als On-Premises-Version auf den hauseigenen Servern implementiert, oder auch von fremden Servern, etwa aus einer Cloud heraus bezogen werden. 

Die Kosten die beiden Varianten zu Grunde liegen, unterscheiden sich enorm voneinander. Doch dazu später mehr. Werfen wir zunächst einen Blick auf die Unterschiede von direkten und indirekten Kosten. 

Direkte vs. Indirekte Kosten

Man unterscheidet bei unternehmensbezogenen Kosten zwischen direkten und indirekten Kosten. Unter Einzelkosten, bzw. direkten Kosten versteht man im Allgemeinen Kosten, die direkt den einzelnen betrieblichen Leistungen zugeordnet werden können. Demgegenüber stehen die sogenannten Gemeinkosten, auch indirekte Kosten genannt. 

Indirekte Kosten einer DMS-Software

Diese sind den einzelnen Kostenträgern nur indirekt zurechenbar. Hierrunter fallen beispielsweise Kosten für Miete, Strom, oder auch Verwaltungsaufgaben. Diese sind notwendig um den Geschäftsablauf aufrecht zu erhalten, lassen sich jedoch nicht genau als Einheit beziffern und einem Produkt zuordnen. 

Direkte Kosten einer DMS-Implementierung

Wie verhält sich dies nun in Bezug auf eine DMS-Implementierung? Zunächst steht die Frage im Raum, auf welche Art von Kosten man beim Erwerb und der Implementierung einer DMS-Software trifft. Und hier kommt es dann nochmal wesentlich auf das jeweilige Lizenzmodell an. Entscheidet man sich für eine DMS-Software aus der Cloud, so fallen hier fortlaufende monatliche Kosten, meist pro Nutzer oder für eine bestimmte Speicherkapazität an. 

Erwerb der Software 

Anders verhält sich dies bei einer lokalen Implementierung. Hier wird die Software direkt vom Anbieter gekauft und gehört fortan dem Unternehmen. Doch auch hier können monatliche Folgekosten anfallen. Viele Anbieter lassen sich beispielsweise die Weiterentwicklung und die Wartung der Software bezahlen. Somit kann sichergestellt werden, dass auch eine lokale DMS-Software stets auf den neusten Stand gehalten wird. 

Monatliche Lizenzgebühren

Die direkten Kosten beider Modelle bestehen also zunächst einmal aus den Anschaffungskosten bei einer lokalen Version, bzw. den monatlichen Lizenzgebühren, einer Cloud-Software. Ebenfalls zu den direkten Kosten zu zählen sind alle Serviceleistungen rund um die Implementierung und Einführung der Software. Hierzu wird zumeist ein externer Dienstleister eingesetzt. 

Weitere direkte Kosten einer DMS-Implementierung

Die Software muss in der Regel an die Wünsche und Vorstellungen der Unternehmen angepasst und dann auf die IT-Infrastruktur installiert werden. Bei einer lokalen Version gestalten sich diese Punkte weit aufwendiger, als bei einer Cloud-Variante. Dennoch müssen gewissen Anpassungen bei beiden Varianten gemacht und Prozesse personalisiert werden. 

Schulungen für die Mitarbeiter

Hinzu kommen Schulungen für die Mitarbeiter. Auch an dieser Stelle können Kosten entstehen, die direkt dem Projekt zuzuordnen sind. Ob man diese Trainings nun ebenfalls extern einkauft, oder Key-User im eigenen Haus damit beauftragt, Kosten entstehen in jedem Fall. Diese gilt auch, wenn nach einiger Zeit erneut geschult werden muss. 

Notwendigkeit neuer Hardware

Auch muss berücksichtigt werden, ob es zur Anschaffung neuer Hardware kommen muss. Hier spielen die Systemanforderungen der ausgewählten Software eine entscheidende Rolle. Gerade bei einer lokalen Implementierung müssen Netzwerke aufgebaut, Server bereitgestellt und Backupstrategien erarbeitet werden. Ein nicht kleiner Posten. 

Suche und Testphase bindet Personal

Bereits die Suche nach möglichen Softwarelösungen, sowie die Präsentationen und Testphasen einzelner Systeme kosten Zeit und binden Personal. Die Kosten die an dieser Stelle entstehen werden oftmals vergessen. Um die Suche so effizient wie möglich zu gestalten, empfiehlt es sich, eine umfangreiche Vorbereitung auf das Projekt durchzuführen. Im Kern sollte stehen herauszufinden, wonach eigentlich genau gesucht wird. 

Fazit: Kosten auf verteilen sich auf verschiedene Ebenen

Wer sich auf die Suche nach einer passenden DMS-Software begibt, wird schnell feststellen, dass der Markt unglaublich divers und umfangreich ist. Die Kosten für eine Softwareeinführung hängen von vielen verschiedenen Faktoren ab. Wesentlichstes Unterscheidungsmerkmal hier sind sicher die unterschiedlichen Lizenzmodelle. 

Doch gibt es auch direkte Kosten, die bei allen Modellen gleichermaßen auftauchen, etwa für externe Dienstleistungen rund um die Implementierung und Schulung der Mitarbeiter. Unternehmen sollten sich auch im Klaren darüber sein, dass eine Businesssoftware immer auch mit Folgekosten verbunden ist. Gleichsam stehen die Einsparungen die man mit einer solchen Anwendung erwarten kann, in keinem Verhältnis zu den Kosten. Daher lohnt sich eine solche Einführung fast immer.