Die Kosten einer gehosteten DMS-Software

Werfen Sie mit uns einen Blick auf die Kosten einer gehosteten DMS-Software und erfahren Sie alles über deren konkrete Zusammensetzung.

Heute kommt kaum ein Unternehmen um ein digitales Dokumentenmanagement-System herum. Fast alle Dokumente werden dieser Tage in digitaler Form erstellt und verschickt. Dies bedingt ein umfangreiches und übersichtliches Management dieser Dateien. 

Mittels einer DMS-Software sichern sich Unternehmen genau das Tool, dass es braucht um der Dokumentenflut auf digitaler Ebenen Herr zu werden. Dazu bietet der Markt verschiedene Lizenzmodelle an. Eines ist die sogenannte gehostete Variante.

Was es mit dieser auf sich hat und welche Kosten bei diesem Modell auf Sie zukommen, wollen wir im Folgenden aufzeigen. Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von digitalen DMS-Lösungen, um besser verstehen zu können, an welcher Stelle welche Kosten entstehen. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine DMS-Software? – Eine Definition 
• Technischer Aufbau einer DMS-Software 
• Was ist eine gehostet DMS-Software? 
• Kosten bei einer gehosteten DMS-Implementierung 
• Fazit: Gehostet DMS-Software als gute Alternative

Was ist eine DMS-Software? – Eine Definition

DMS ist die Abkürzung für das sogenannte Dokumenten-Management-System. Wie der Name schon verrät geht es dabei im Kern darum, alle Maßnahmen zur Verwaltung und Organisation unternehmensbezogener Dokumente zu bündeln und zentral zu managen. 

Früher bedeutete dies, dass Unternehmen Archive mit unzähligen Aktenordnern unterhielten. Mit dem Aufkommen digitaler Dokumente und vor allem auch dem Internet, werden analoge Dokumente zunehmend obsolet. Gleichsam bedingt diese Verlagerung die Notwendigkeit eines digitalen Dokumentenmanagements. 

Alle Dokumente zentral verwalten 

Mit einer DMS-Software können Unternehmen alle umherlaufenden Dokumente effizient organisieren. Auf einer zentralen Datenbank werden sämtliche Dokumente zusammengeführt und in einer klar definierten Ordnerstruktur gespeichert. Auf diese Weise haben alle Akteure im Unternehmen Zugriff auf alle relevanten Daten. 

Fehler vermeiden und Informationen schneller teilen 

Das sorgt nicht nur für einen schnelleren und transparenteren Informationsfluss, sondern beugt auch Fehlern vor, die durch falsche Übertragung oder Dubletten entstehen können. Zudem können mit einer DMS-Software alle Dokumente rechtssicher archiviert werden. Das heißt, dass allen gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf den Dokumenteninhalt entsprochen werden kann. 

Durch die gemeinsame Nutzung aller Dokumente lassen sich Prozesse deutlich schlanker und somit effizienter gestalten. Überall entstehen klar definierte Workflows, mit denen Dokumente schneller besser bearbeitet werden können. So kann das System dabei unterstützen das jeweilige Dokument nach einem Arbeitsschritt direkt an die nächste Stelle zur Weiterbearbeitung weiterzuleiten. 

Technischer Aufbau einer DMS-Software

Aufgebaut sind DMS-Software-Lösungen aus Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Dokumentenmanagement übernehmen. So finden sich in DMS-Lösungen oftmals folgende Module an: 

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Dabei ist es entscheidend, welche dieser Funktionen für ein Unternehmen zwingend notwendig sind und welche zunächst einmal vernachlässigt werden können. So unterscheiden sich die verschiedenen DMS-Systeme am Markt zum einen hinsichtlich ihres Funktionsumfangs. Doch das ist nicht der einzige gravierende Unterschied zwischen den Softwaresystemen. 

Verschiedene Lizenzmodelle einer DMS-Software

Vor Allem in Bezug auf die unterschiedlichen Lizenzmodelle mit denen ein System angeboten wird, ergeben sich enorme Unterschiede. So kann eine DMS-Software klassischerweise vom Anbieter erworben und auf den eigenen Servern betrieben werden. Hierbei spricht man auch von einer sogenannten On-Premises-Lösung. 

DMS-Software aus der Cloud

Im Gegensatz dazu ist es jedoch auch möglich eine Software aus einer Cloud heraus zu beziehen. Die Daten werden dazu über das Internet auf Server des Cloudbetreibers geladen und dort gespeichert. Bei dieser Variante bedarf es keiner eigenen Serverkapazitäten. Man nutzt die Software einfach über einen entsprechenden Internetzugang. 

Hybride DMS-Software-Modelle

Zwischen diesen beiden Varianten haben sich jedoch noch andere Modelle am Markt etabliert. So ist es beispielsweise möglich nur bestimmte Bereiche des Systems aus der Cloud zu nutzen, während andere lokal, also auf den hauseigenen Servern betrieben werden. In diesem Fall spricht man von einer hybriden DMS-Software. 

Was ist eine gehostet DMS-Software?

Hosting beschreibt zunächst einmal nichts anderes als die Tätigkeit eines „Veranstalters“. Im Falle von Softwaredienstleistungen also die Aufgaben desjenigen der eine Software oder die dafür notwendige Hardware betreibt. 

Gehostete DMS-Dienstleistungen beziehen sich zumeist auf das Hosting der IT-Infrastruktur, stellen als Server- und Rechenkapazitäten für den Betrieb des Systems bereit. Unternehmen ohne eigene breite Serverlandschaft haben also die Möglichkeit, Serverkapazitäten zum Betrieb der eigenen DMS-Lösung zu mieten. 

Vorteile einer lokalen DMS-Software nutzen 

Sie profitieren von den Vorteilen einer lokalen DMS-Lösung, ohne dabei jedoch die Serverkapazitäten bereitstellen zu müssen. Das ist für viele, gerade mittelständische und kleine Unternehmen eine echte Alternative. Eine zentrale DMS-Datenbank auf der alle Dokumente gespeichert und archiviert werden sollen, benötigt mitunter enorme Kapazitäten. 

Hosting-Dienstleister bieten diese an, sodass Unternehmen ihre Daten exklusiv auf bereitgestellten Servern speichern und verarbeiten können. Im Gegensatz zur Cloud, werden hier nur die Daten des Unternehmens gespeichert und das meist am eigenen Standort. 

Kosten bei einer gehosteten DMS-Implementierung

Allen Lizenzvarianten liegen unterschiedliche Kostenmodelle zu Grunde. Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf all jene Kosten werfen, die bei einer gehosteten DMS-Variante anfallen. Dabei wollen wir neben den direkten auch die indirekten Kosten in den Fokus nehmen. 

Anschaffung der Software 

Bei einer gehosteten DMS-Lösung wird die Software zu meist von einem Anbieter in Gänze erworben. Hier kommen dieselben Kosten, wie bei einer lokalen Implementierung zum Tragen. Man hat die Möglichkeit das System frei nach den eigenen Bedürfnissen umzuschreiben und anzupassen. 

Anpassung der Software

Anpassungen an der Software kosten Geld. Diese müssen konzipiert, umgesetzt, getestet und ggf. wieder angepasst werden. Je mehr Anpassungen man an einer Software vornimmt, desto mehr Geld wird dieser Posten verschlingen. Je nach dem ob man diese Anpassungen durch externe Dienstleister oder eigene Angestellte vornehmen lässt, fallen diese unterschiedlich schwer ins Gewicht. 

Wartung und Instandhaltung der Software

Oftmals vergessen Unternehmen die langfristigen Kosten für die Wartung und Instandhaltung der Software. So zahlt man meist einen bestimmten Prozentsatz des Kaufpreises als jährliche Gebühr an den Entwickler, damit dieser regelmäßig für Updates und Upgrades im System sorgt und dieses stetig weiterentwickelt. 

Backups und Datensicherheit

Auch in puncto Datensicherheit entstehen mitunter Kosten, die man nicht direkt auf dem Schirm hat. Backups der Daten müssen regelmäßig erstellt und die Server entsprechend geschützt werden. Bei einer gehosteten DMS-Lösung ist dies meist im Preis für die Hosting-Dienstleistung enthalten.

Bei all den verschiedenen Kosten die sich im Laufe einer DMS-Implementierung ergeben, darf nicht vergessen erden, dass man langfristig mit einer solchen Investition bares Geld einspart. Druckkosten werden vermieden, physische Lager obsolet und Prozesse deutlich effizienter und ressourcenschonender gestaltet. 

Fazit: Gehostet DMS-Software als gute Alternative

Wer von den Vorteilen einer lokalen DMS-Software profitieren will, gleichzeitig jedoch nicht über die eigene breite IT-Infrastruktur verfügt, ist mit einer gehosteten DMS-Lösung meist gut beraten. Man mietet Serverkapazitäten, muss jedoch die Daten nicht über das Internet in Rechenzentren irgendwo auf der Welt verlagern. 

Zudem kann man die Software nach eigenem Belieben anpassen. Damit sind jedoch auch Kosten verbunden. Zum einen relativ hohe Anfangsinvestitionen die durch Erwerb und Anpassungen entstehen, zum anderen laufende Kosten durch die Nutzung fremder Hardware. Gleichsam kann dieses Modell für viele, gerade kleinere und mittelständische Unternehmen eine echte Alternative darstellen.