Starke-DMS® und die digitale Personalakte

So optimieren Sie Ihre Personalprozesse mit Starke-DMS® von Starke+Reichert.

Kommt Ihnen diese Situation als MitarbeiterIn der Personalabteilung bekannt vor: Kaum haben Sie das Büro verlassen oder sind in Ihrem wohlverdienten Urlaub, verlangt der Chef eine Excelaufstellung der Überstunden verschiedener Mitarbeiter. Nun beginnt die Arbeit für Ihre Vertretung. Es werden Akten und Ordner gewälzt, um die Daten für den Chef ordnungsgemäß erheben zu können. Dies gehört mit der digitalen Personalakte der Vergangenheit an.

Spürbare Zeitersparnis

Die digitale Personalakte bietet die perfekte Lösung für die Automatisierung vieler Routineaufgaben im Personalwesen. Personaldokumente der Mitarbeiter werden automatisch in das digitale Dokumenten-Managementsystem Starke-DMS® eingepflegt und dort zentral verwaltet. Sie werden damit in vielen Bereichen, wie z. B. Lohnabrechnung, Krankmeldungen, Überstunden, Reisekosten, Vertragswesen, Weiterbildung, Wiedervorlagen oder Bewerbermanagement entlastet.

Das vereinfachte Suchen und Finden von Personalinformationen spart Zeit, Platz und Geld, denn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten betragen 10 Jahre nach Austritt des Mitarbeiters.

Praktisch, einfach und sicher

Alle berechtigten Personen haben uneingeschränkten Zugriff auf die Personalakten – überall und jederzeit. Archivieren Sie per WebViewer Personaldokumente auch von unterwegs oder stoßen Sie wichtige Entscheidungen oder Geschäftsprozesse selbstständig intuitiv per Fingertipp an. Geben Sie dem Chef per Workflow mit Hilfe der Kommentarfunktion direktes Feedback zu einem potenziellen Bewerber. Das spart wertvolle Zeit bei der Entscheidungsfindung.

Sicherheit hat oberste Priorität: Der korrekte Umgang mit hochsensiblen Personalinformationen erfordert ein gewisses Bewusstsein für Datenschutz bei den involvierten Personen. Über den DMS-Webserver greifen Sie direkt auf Ihr firmeninternes StarkeDMS® zu. Eine verschlüsselte Verbindung (https) garantiert maximale Datensicherheit.

Die Key Features der digitalen Personalakte:

• Automatische Übernahme von Dokumenten wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Lohnsteuerbescheinigungen oder DEÜV-Meldungen
• Bewerbermanagement inkl. Workflow
• Zentraler, gleichzeitiger Zugriff für alle berechtigten Mitarbeiter im Personalbüro
• Der Zugriff ist durch die Rechteverwaltung klar strukturiert
• Einsatzmöglichkeit auch für Personal-Dienstleister
• Automatische Aktenbildung und Zuordnung von Dokumenten
• Einmalige Ablage im Starke-DMS® (keine Mehrfachspeicherung)

Durch den Einsatz der digitalen Personalakte haben Sie mehr Zeit für Strategisches, Coaching und Recruiting. Erleichtern Sie Ihren MitarbeiterInnen im Personalmanagement das Arbeiten mit der Starke-DMS® digitalen Personalakte.

Lassen Sie sich in einem persönlichen Gespräch beraten. Unsere Experten präsentieren Ihnen die Lösung mit verschiedenen Musterbelegen und zeigen Ihnen die Zeitersparnis auf. Wir freuen uns auf Sie.