Sollten Sie den DMS-Anbieter wechseln?

Wann es Sinn ergibt den DMS-Anbieter zu wechseln und wann nicht ist eine heikle Frage. Wir zeigen Ihnen wann Sie wechseln sollten.

Ihr digitales Dokumentenmanagement-System ist mittlerweile in die Jahre gekommen und stößt immer wieder an seine Grenzen? Die Mitarbeiter nutzen das System nicht und haben sich über die Jahre eigene Arbeitsweisen angeeignet?

All diese Faktoren können Indizien dafür sein, dass Sie über ein neues DMS nachdenken sollten. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel auf, wann es Sinn ergeben kann sich auf die Suche nach einer neuen Lösung zu machen und wann das alte System doch noch gewinnbringend genutzt werden kann. 

Zunächst jedoch wollen wir nochmal einigen Definitionen nachgehen, um besser verstehen zu können, warum es eigentlich passieren kann, dass eine DMS-Lösung ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr zu gebrauchen ist. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein DMS? – Eine Definition 
• Technische Seite von DMS 
• Wann muss ein neues DMS her? 
• Das aktuelle System ist in die Jahre gekommen 
• Der Anbieter hat den Support eingestellt 
• Das Unternehmen ist gewachsen, die Lösung jedoch nicht 
• Fazit: Gründe für Anbieterwechsel vielfältig

Was ist ein DMS? – Eine Definition 

DMS steht für Dokumentenmanagement-System und beschreibt im ersten Moment nichts anderes als die Organisation der unternehmensbezogenen Dokumente. Dabei geht es zentral um die strukturierte Ablage und Speicherung aller Daten und Dokumente. 

In der Vergangenheit hieß dies vor allem physische Archive und Ablage von Papierdokumenten. Hierzu wurden unzählige Ausdruck und Kopien einzelner Dokumente nötig. Da in der heutigen Zeit die Mehrheit aller Dokumente in digitaler Form umherlaufen, bedarf es eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems.  

Digitales Dokumentenmanagement 

Die Antwort auf die digitalen Dokumente kann nicht sein, diese der physischen Ablage zuzuführen. Vielmehr müssen die wenigen analogen Dokumente in das digitale Dokumentenmanagement überführt werden. Dazu werden diese einfach eingescannt und mittels Texterkennung automatisch eingeordnet. 

Alles an einem Ort 

Digitale DMS-Lösungen führen alle Dokumente auf einer zentralen Datenbank zusammen und machen die Dokumente so allen Abteilungen und Akteuren im Unternehmen zugänglich. Auf diese Weise werden Informationen schneller geteilt und Fehler durch verschiedene Versionen vermieden. 

Gesetzlichen Bestimmungen entsprechen 

Zudem lassen sich in einem DMS alle Dokumente revisionssicher und entsprechend weiterer gesetzlicher Vorgaben sicher speichern und archivieren. Darüber hinaus bieten moderne DMS-Lösungen jedoch noch viele weitere spannende Funktionen, die den Geschäftsalltag grundlegend vereinfachen und an vielen Stellen sogar automatisieren. 

So können beispielweise eingehende Dokumente automatisch hinsichtlich ihres Inhaltes erkannt und entsprechend eskaliert werden. Geht beispielsweise eine Bewerbung ein, so kann das System diese als solche erkennen und in vorgefertigte Workflows überführen. Auf diese Weise werden Prozesse im gesamten Unternehmen schneller und besser. 

Technische Seite von DMS 

Aus technischer Perspektive sind DMS-Lösungen datenbankbasierte Softwareanwendungen, die sich aus verschiedenen Modulen zusammensetzen. Diese Module sind miteinander verbunden und kommunizieren untereinander. Dabei decken die einzelnen Module bestimmte Bereiche und Aufgaben des Unternehmens ab. 

Je nach Bedarf können die Module hinzugefügt oder ausgelassen werden. Nicht jedes Unternehmen bedarf beispielsweise eines Bewerbermanagements, da gerade kleinere Unternehmen nur selten Stellen ausschreiben. Wächst das Unternehmen jedoch, kann dieses Modul nachträglich hinzugefügt werden. 

Entscheidend für die Inbetriebnahme eines DMS ist immer auch die Frage der Speicherart. Hier sind besonders zwei verschiedene Lizenzmodelle erwähnenswert. Zum einen der klassische on-premise Betrieb des DMS und zum anderen der Bezug des Systems aus einer Cloud. Hier ergeben sich wesentliche Unterschiede, auch hinsichtlich der späteren Nutzung. 

Wann muss ein neues DMS her?

Wir wollen an dieser Stelle einmal klären, wann ein neues Dokumentenmanagement-System Sinn ergibt und wann der Anbieter gewechselt werden sollte. Dies ist zu Weilen abhängig von vielen verschiedenen Faktoren. 

Gründe für den Wechsel vielseitig

Eine zentrale Frage ist immer jene nach dem Alter des aktuellen DMS. In vielen Unternehmen wird seit mehr als 15 Jahren mit ein und derselben Software gearbeitet. Ebenso stellt sich die Frage nach eventuellen Problemfeldern innerhalb des Systems. 

Änderungen im Unternehmen berücksichtigen

Weitere Faktoren die in dieser Frage eine Rolle spielen können, sind beispielsweise jene des Wachstums des Unternehmens, der Veränderung von Geschäftsfeldern oder auch der Einführung anderer Unternehmenssoftware, die einer Anbindung bedürfen. 

Das aktuelle System ist in die Jahre gekommen

Einer der häufigsten Gründe warum Unternehmen sich auf die Suche nach einem neuen Anbieter und einem neuen DMS machen, ist das Alter der aktuellen Lösung. Dieses wurde zwar stets gut gewartet und mit Updates und Upgrades versehen, doch stößt diese immer häufiger an seine Grenzen. 

Innovationen nutzen 

Neue technologische Innovationen konnten nicht mehr in das alte System integriert werden und auch die Benutzeroberfläche ist wenig Anwenderfreundlich. In diesen Fällen kann es sich empfehlen ein wenige Recherche zu betreiben und sich umfassend über Neuheiten zu informieren.

Markt im Auge behalten 

Neuheiten bieten immer die Möglichkeit die eigenen Prozesse weiter zu optimieren und effizienter zu gestalten. Zudem lassen sich mit vielen neuen Funktionen auch weitere Einsparungen anstreben. Die zentrale Frage ist und bleibt jedoch, welche Neuerungen unbedingt mit einbezogen werden müssen und welche weniger Sinn ergeben. 

Der Anbieter hat den Support eingestellt 

Ein weiterer Grund für einen Anbieter-Wechsel liegt auf der Hand, wenn dieser den Support für das alte System einstellt. In der Vergangenheit hat man dies schon des Öfteren beobachten können, zuletzt vor Allem bei der Umstellung von On-Premise-Lösungen hin zu reinen Cloud-Lösungen. 

Supportleistungen des Anbieters 

Hier haben Hersteller den Support für die lokalen Lösungen komplett eingestellt. Stößt das System dann an seine Grenzen, man möchte jedoch an einer lokalen Lösung festhalten, bleibt einem nichts anderes übrig als den Anbieter zu wechseln. 

Offen für Neues sein 

Doch oftmals werden auch alte Versionen nicht mehr supportet. Dann wird der Umstieg auf eine komplett andere Version nötig. An dieser Stelle sollte man sich auf jeden Fall mit einem Wechsel auf ein komplett anderes System befassen und nicht blindlinks die neue Version des alten Anbieters implementieren, wenngleich dies die bequemste Variante zu sein scheint. 

Das Unternehmen ist gewachsen, die Lösung jedoch nicht 

Oft haben Unternehmen ein Dokumentenmanagement unter bestimmte Begebenheiten ausgewählt. Mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens, stößt das System immer häufiger an seine Grenzen und es bedarf einer ganzheitlicheren und breiteren DMS-Lösung. 

Neue Zweige anbinden

Hat der jeweilige Anbieter jedoch keine entsprechenden Angebote, da dieser sich auf kleinere Unternehmen oder bestimmte Branchen spezialisiert hat, wird ein Wechsel unumgänglich. Auch kann es vorkommen, dass neue Außenstellen eingerichtet wurden, Tochterfirmen gegründet oder gekauft wurden usw., die mit an das System angebunden werden müssen. 

Veränderungen abdecken 

Bietet die alte Software hierfür keine einheitliche und zufriedenstellende Lösung an, so muss man sich ebenfalls mit einem Anbieterwechsel anfreunden. Gleiches gilt für grundlegende Veränderungen im Geschäftsfeld. Kommen beispielweise neue Geschäftszweige hinzu, die vom aktuellen System nur unzureichend abgedeckt werden können, muss ebenfalls über den Tellerrand geblickt werden. 

Fazit: Gründe für Anbieterwechsel vielfältig 

Die Gründe den DMS-Anbieter zu wechseln können durchaus vielschichtig sein. Nicht immer muss Unzufriedenheit mit der derzeitigen Lösung ausschlaggebend dafür sein, sich mit Alternativen zu beschäftigen. 

Vielmehr ist es von Zeit zu Zeit ratsam den Markt zu analysieren und nach neuen modernen Innovationen zu suchen, die das eigene Unternehmen weiter zu optimieren versprechen. Oftmals stoßen Lösungen an Ihre Grenzen und müssen ersetzt werden. 

Dann gilt es nicht blind auf die Folgeversion des derzeitigen Anbieters zu setzen, als sich vielmehr auf offen gegenüber anderen Lösungen zu zeigen. In den meisten Fällen ist man jedoch gut beraten seinen derzeitigen Anbieter nach Lösungen für akute Probleme zu fragen. Dieser kennt Ihr Unternehmen bereits seit Jahren und versteht ihre Belange besonders gut.