Evaluation des DMS-Projektes: Das ist zu beachten

Erfahren Sie hier, wie Sie den Erfolg Ihrer DMS Imlementierung auswerten können.

Oftmals ist ein DMS-Projekt der erste Schritt für viele Unternehmen in Richtung Digitalisierung. Wurde dieser dann begangen, fragt man sich schnell, wie man nur mit dem alten analogen System so lange klarkam. Nun läuft alles schneller, besser und vor allem es wird an vielen Stellen gespart. Arbeitszeit, Ressourcen und letztlich auch Geld. 

Doch stimmt das überhaupt? Die Wahrnehmung suggeriert oft, dass nun auf Grund einfacherer Prozesse, alles optimiert wurde und man munter die nächsten Schritte der Digitalisierung nehmen kann. 

Ressourcen werden an anderer Stelle verschwendet 

Doch allzu häufig stellt sich am Ende heraus, dass die freigewordenen Ressourcen nun an anderer Stelle verschwendet werden, dass Prozesse in der Praxis doch noch auf die alte vertraute Weise erfolgen und sich nur ein Teil der Vorteile wirklich einstellte. Aus diesen Gründen ist es so wichtig, das gesamte Projekt nach einiger Zeit zu evaluieren. 

Hintergrund der Evaluierung des DMS-Projektes 

Dabei sollen eben jene Falschannahmen verifiziert oder falsifiziert werden, damit etwaige Maßnahmen getroffen werden können. 
Bereits vor dem Projekt fängt der Prozess der Evaluation schon an. Denn am Anfang steht immer die IST-Analyse, bei der die gegenwärtige Situation erfasst und analysiert wird. 

Wurde definierte Ziele erfüllt?

Darauf aufbauend finden dann viele verschiedene Projektschritte statt, die allesamt ein funktionierendes DMS zum Ziel haben. Steht dieses am Ende, so muss evaluiert werden, ob sich eben jene Ziele mit dem DMS eingestellt haben, oder ob man diese gar verfehlt hat. 

So muss bereits vor dem Projektstart genau geschaut werden, wie derzeitig im Unternehmen gearbeitet wird, ehe man überhaupt über den Einsatz eines DMS nachdenken kann. Wir kommen an späterer Stelle nochmals auf die IST-Analyse zu sprechen, wollen an dieser Stelle aber noch einmal zusammenfassen, wie genau DMS-Lösungen im Unternehmen funktionieren und wo diese letztlich ansetzen. 

Was ist ein DMS? – Eine Definition

Mit einem sogenannten Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwalten, organisieren, strukturieren und archivieren Unternehmen sämtliche Dokumente, die in diesem umherlaufen. In der heutigen Zeit können das mit unter tausende verschiedener Dokumente in nur einer Woche sein. 

Analoge Ablagesysteme nicht mehr zeitgemäß

Mit einem analogen Ablagesystem stoßen viele Unternehmen schnell an ihre Grenzen. Heutzutage gehen Rechnungen fast nur noch per Mail an. Müsste jede dieser ausgedruckt und abgeheftet werden, ginge unglaublich viel Zeit ins Land und zudem entstehen hohe Belastungen für die Natur und eben auch für das Budget. 

Digitales Dokumentenmanagement bietet zahlreiche Vorteile

Um dem entgegenzuwirken, setzen Unternehmen zunehmend auf digitale Lösungen, die alle Dokumente auf einer zentralen Datenbank bündeln, speichern und archivieren. Dabei können DMS-Softwarelösungen diese Daten nicht einfach nur speichern und bei Bedarf bereitstellen. Vielmehr tragen sie das Potential in sich, viele Prozesse im Unternehmen zu verbinden und zu automatisieren. 

Auch wird durch die gemeinsame Datennutzung, denn es gibt von einem Dokument fortan immer nur eine aktuelle Version, die Kommunikation im Unternehmen massiv verbessert und auch Fehlerquoten gesenkt. 

Die 5 Schritte eines DMS-Projektes zur Erfassung und Kontrolle der Ziele

Um verstehen zu können, warum eine Evaluation am Ende eines Projektes so wichtig ist, lohnt ein Blick auf den gesamten Projektverlauf, bei dem herausgestellt werden soll, wie Ziele formuliert werden, welche Anpassungen während des Projektes stattfinden und in wie weit sich Zeit- und Kostenpläne einhalten lassen. 

Am Anfang eines Projektes, steht wie eingangs schon erwähnt, die IST-Analyse. 

1: IST-Situation erfassen

Bei der Erfassung der IST-Situation soll die gegenwärtige Situation im Unternehmen bezogen auf das jeweilige Vorhaben, untersucht und festgehalten werden. Es gilt also eine Vielzahl an verfügbaren Daten zusammenzutragen und diese zu erfassen.

Kennzahlen geben Aufschluss

Je mehr Daten auf diese Weise zusammenkommen, desto detaillierter und genauer kann die Situation erfasst werden. 
Vor allem interessieren an dieser Stelle verschiedene Kennzahlen zum aktuellen Druckaufkommen, der Bearbeitungszeit von Bestellungen oder auch die Zeit, die für die Ablage aufgewendet wird. So entsteht eine Liste verschiedenster fragen, die nach und nach abgearbeitet wird. 

2: IST-Analyse

Bei der eigentlichen IST-Analyse werden die gesammelten Daten dann in Relation zueinander gesetzt und analysiert. Viele Prozesse im Unternehmen sind miteinander verbunden, hängen zusammen oder bauen aufeinander auf. 

Ein Blick aufs große Ganze

Es gilt diese dann in Relation zu setzen, um ein ganzheitliches Bild vom jeweiligen Prozess zu erhalten. Umsätze, Kosten und Gewinn sind beispielweise Kennzahlen, die eng miteinander verbunden sind. 

Deshalb lohnt es sich diese auch gemeinsam zu betrachten. Ein DMS spart einem Unternehmen vor allem Zeit, indem viele Prozesse automatisiert und verschlankt werden. Daher ist es zum Beispiel wichtig zu erfassen, wie viel Zeit Prozesse derzeitig in Anspruch nehmen. 

3: IST-Kritik

Bei der IST-Kritik geht es dann darum die Ergebnisse der IST-Analyse kritisch zu bewerten. An welchen stellen sehen Sie also konkret Optimierungs- und Handlungsbedarf. Wichtig an dieser Stelle, es geht dabei nicht darum die Arbeit der Mitarbeiter zu kritisieren, als vielmehr darum die einzelnen Prozesse zu hinterfragen und nach Verbesserungspotential zu suchen. 

Ein Beispiel: Ein E-Mail geht über das allgemeine Postfach ein. Ein Mitarbeiter öffnet die Mail und prüft diese, um feststellen zu können, was deren Inhalt ist. Dann muss diese an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Oftmals ist jedoch nicht immer klar wer genau das ist, also geht diese erst einmal an die gesamte Buchhaltung. 

Hier wird die Mail dann erneut geprüft und erneut an den zuständigen Mitarbeiter geleitet. Dieser öffnet die Mail erneut und prüft erstmal worum es sich dabei genau handelt. Eine Rechnung eines Lieferanten beispielsweise. Dann muss der Mitarbeiter diese prüfen, freigeben und buchen.  

Man erkennt in diesem Beispiel schon eine Menge Verbesserungspotential und nun wird auch deutlich, warum man sich die Mühe mit der Analyse der IST-Situation unbedingt machen sollte. Denn betrachtet man die Prozesse kritisch, ergeben sich daraus konkrete Ziele.

4: Ziele formulieren

Für jedes Projekt sind konkrete Ziele von Nöten, so auch für die DMS-Einführung. Aus der Kritik der IST-Situation lassen sich ganz konkret relevante Ziele für das DMS-Projekt formulieren. Dabei gilt es, die Ziele möglichst präzise auszuarbeiten, damit am Ende auf mehreren Ebenen geschaut werden kann, ob diese erreicht wurden. 

„Wir wollen mit dem DMS-Einsatz den Umsatz steigern.“ 

Das ist kein gutes Ziel. Viel zu unpräzise und undefiniert. Wie jedoch könnte ganz konkret ein solches Ziel aussehen? 

„Wir wollen innerhalb eines Jahres die Druckkosten in allen Abteilungen um 80% senken.“ 

Schon besser. Hier wird ein ganz konkret erstrebenswertes Ziel mit einer zeitlich terminierten und messbaren Ebene ausgegeben. Zudem ist das Ziel spezifisch und realistisch. Die Projekterfahrenden unter Ihnen werden erkannt haben, dass hier die SMART-Methode zum Einsatz gekommen ist. Diese hilft immer dabei, die eignen Ziele zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. 

5: Evaluation nach dem Projekt

Nun ist das System installiert und läuft seit geraumer Zeit. Ihre Mitarbeiter haben sich an die neuen Arbeitsweisen gewöhnt und subjektiv haben Sie auch das Gefühl, es habe sich einiges verbessert. Das subjektive Gefühl ist schön und gut, jedoch sollten Sie die Evaluation des Projektes nicht überspringen. 

Abgleich von IST- und SOLL-Zustand

Erneut wird die IST-Situation erfasst und mit der Situation vor dem Projektstart verglichen. Welche Ziele konnten erreicht werden, welche wurden verfehlt? Wo laufen immer noch Prozesse nach dem alten Schema, die eigentlich geändert werden sollten? 

Hier ergeben sich erneut viele Fragen und ebenfalls offene Posten, wo neuer Handlungsbedarf entsteht. Dann beginnt der gesamte Zyklus von Neuem. Denn nach dem Projekt ist auch immer vor dem Projekt. 

Fazit: Mit der Evaluation wird Bilanz gezogen

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass im Rahmen der Evaluation letztlich Bilanz bezüglich des Erfolgs bzw. Misserfolgs des gesamten DMS-Projektes gezogen wird. 

Dabei spielen vor allem Kennzahlen eine große Rolle. Letzten Endes handelt es sich bei der Implementierung eines DMS um nichts anderes als eine Investition. Jegliche Art der Investition ist immer mit einem gewissen Risiko behaftet. 

Dieses Risiko kann jedoch auf einen Bruchteil reduziert werden, wenn Unternehmen die Implementierung des DMS ausgiebig planen. So steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass bei der Evaluation eine überaus positive Bilanz gezogen werden kann.