So gelingt das Go-live des DMS

Was müssen Sie beim Go-live eines neuen DMS beachten? Antworten auf diese Frage finden Sie hier.

Bei der Entscheidung für ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS) tauchen direkt im Anschluss gleich eine Vielzahl verschiedenster Fragen auf. 

Welche Anpassungen müssen gemacht werden? Welche Unternehmensbereiche sind vom neuen System betroffen? Wer muss das System auch unterwegs nutzen können und wie reagiert die Belegschaft generell auf das neue System? 

Inhaltsverzeichnis

• Das DMS als langwieriges Projekt 
• Vorbereitung auf den Go-live 
• Die Testphase 
• Big Bang oder evolutionär? 
• Daten müssen geschützt werden 
• Fazit: Im Go-live mit Bedacht vorgehen 

Das DMS als langwieriges Projekt

Es ist das Eine, ein System zu kaufen und dieses dann einfach zu installieren in der Hoffnung, dass sich die Mehrwerte einfach einstellen, und das Andere eine Einführung eines Dokumentenmanagementsystems als langwieriges Projekt mit ausgesehnter Vorbereitungsphase zu betrachten.

Bei ersterem Szenario ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Eiführung langfristig scheitert. In letzterem Szenario hingegen, können sich die diversen Vorteile die das neue DMS mit sich bringt, dann wirklich entfalten und dem Unternehmen den Vorsprung sichern, der heutzutage zu dringend benötigt wird. 

Wir haben in dieser Reihe schon die verschiedensten Stationen der Implementierung eines DMS angesprochen und wollen und nun in diesem Artikel dem einen Moment widmen, indem das System aus der Anpassung- und Testphase in die Praxis überführt wird – dem Go-live. 

Im Go-live zeigt sich, ob sich die investierte Arbeit gelohnt hat

Die ist immer ein spannender Moment, indem die zuvor investierte Arbeit zeigt, ob sie es wert war. Läuft das System reibungslos auf allen Rechnern? Stimmen die Integrationen und die Automationen, die eingerichtet wurden? Gibt es Bugs die noch gefixt werden müssen? All diese Fragen stellen sich bei jeder Systemintegration und haben zu Weilen gravierenden Einfluss auf weite Teile des Unternehmens. 

Damit bei der Inbetriebnahme alles rund läuft ist in jedem Fall eine weitreichende Vorbereitung von Nöten. Dabei ist neben der Schulung der Mitarbeiter auch entscheidend, dass die Prozesse im Vorfeld im Detail beschrieben wurden, damit bestimmte Automationen eingerichtet werden können. 

Vorbereitung auf den Go-live

Generell bedarf es einer weitreichenden Vorbereitung, ganzgleich welche Methode der Inbetriebnahme letztlich gewählt wird. Werfen wir also einmal einen Blick auf eben diese Vorbereitungsphase, um verstehen zu können, warum der Go-live-Moment so sensibel ist. 

Dazu dient dann auch ein Blick auf die allgemeine Funktionsweise eines DMS. Mit einem derartigen System versuchen Unternehmen nicht nur dem Papierkrieg Herr zu werden und die umherlaufenden Dokumente revisionssicher abzulegen, vielmehr geht es auch darum an vielen Stellen schlankere und schneller Prozesse zu etablieren. 

Das DMS als zentraler Speicherort aller Dokumente

Dazu werden verschiedenste Prozesse im Unternehmen gebündelt, zusammengeführt, verschlankt und auch automatisiert. So werden zum Beispiel auch Abteilungen zusammengeführt, die zuvor kaum ersichtliche Berührungspunkte miteinander hatte. 

Dadurch, dass alle Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert werden, können alle Mitarbeiter auf diese zugreifen und diese einsehen, sofern sie die Zugriffsrechte haben. Auf diese Weise wird die Kommunikation massiv verbessert und Dokumente laufen deutlich schneller umher. 

Geht beispielweise eine E-Mail mit Anhang, zum Beispiel eine Rechnung ein, so kann das System dieses Dokument als Rechnung identifizieren und sie an die Buchhaltung weiterleiten. Das System kann überdies die eingehende Rechnung sogar eigenständig mit der entsprechenden Bestellung abgleichen und bei Abweichungen warnen. 

Automatisierungen reduzieren den Arbeitsaufwand

So werden der Buchhaltung direkt viele Aufgaben abgenommen, die oftmals viel Zeit in Anspruch nehmen. Damit diese Automatisierungen jedoch reibungslos funktionieren, müssen diese zunächst eingerichtet werden. Dazu ist es eben von großer Bedeutung, dass alle Aufgaben mit allen Prozessbeteiligten genau beschrieben werden. 

Diese Workflows werden dann in das System übertragen und können fortan die Mitarbeiter massiv unterstützen. Doch müssen auch die E-Mailkonten an das System angebunden werden, damit dieser Beispielprozess überhaupt funktionieren kann. Auf diese Art und Weise werden dann an vielen verschiedenen Stellen Automationen eingerichtet. 

Die Testphase

Während der Implementation eines DMS werden die einzelnen Funktionen ausgiebig getestet und gegebenenfalls immer wieder angepasst, bis alles so läuft wie gewünscht. Ebenfalls müssen die späteren Anwender parallel geschult werden. 

Die Rolle der Mitarbeiter

Die Einbeziehung der Mitarbeiter während des gesamten Projektzeitraumes, ist ohnehin eine der wesentlichsten Dinge, die es zu beachten gilt. 
Wenn diese das System verstehen, können sie es später auch anwenden. So werden einzelne Funktionen in der Testphase auch von den Mitarbeitern getestet und kritisiert. Nur durch dieses Feedback ist es am Ende möglich optimale Prozesse auch in der Praxis zu finden. 

Das System läuft dann eine Weile parallel zum alten System und wird in Gänze getestet. Nach und nach werden so weitere Anpassungen sichtbar. Nach der Testphase folgt dann die Inbetriebnahme. 

Big Bang oder evolutionär?

Kommt es dann zur eigentlichen Inbetriebnahme des Systems stellt sich die Frage, ob das gesamte System auf einmal und gleichzeitig live gehen soll, oder ab man lieber einzelne Funktionen Schritt für Schritt nacheinander liveschaltet. Will man möglichst schnell mit dem gesamten System arbeiten, scheint die Big-Bang-Implementierung das Mittel der Wahl. 

Big Bang ist risikoreicher

Doch es sei gesagt, dass eine derartige Implementierung immer auch mit gewissen Risiken verbunden ist. Bei der Big-Bang-Methode wird auf einen Schlag das alte System durch ein neues ersetzt. Dies bedingt einer weitreichenden Vorbereitung und einer gezielten und ausgiebigen Schulung der Mitarbeiter. 

Ein weiteres Problem der Big-Bang-Methode ist, dass Mitarbeiter sich zunächst an die für sie wichtigen Funktionen gewöhnen und dann am Ende andere Funktionen gänzlich untergehen können. Dann sind Sinn und Zweck des DMS weitestgehend unerfüllt geblieben und die gewünschten Vorteile stellen sich nicht ein. 

Geht man mit seinem DMS und allen Funktionen direkt live, so kann es passieren, dass es sogar zu einer Art Blackout kommt. Hat man das alte System dann schon abgeschaltet, entsteht ein riesiges Chaos, dessen Ausmaße von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedliche Dimensionen annehmen können. 

Nach und nach zum Erfolg

Bei der evolutionären Methode werden aufeinander aufbauend nach und nach einzelne Funktionen des Systems in einzelnen Bereichen des Unternehmens livegeschaltet und können fortan genutzt werden. Parallel wird jedoch noch das alte System genutzt und Stück für Stück durch das neue ersetzt. Diese Methode ist deutlich Anwenderfreundlicher und weniger risikobehaftet. 

Dadurch, dass einzelne Funktionen und nicht das gesamte System live gehen, können Fehler in den Funktionen erst behoben werden, ehe andere Funktionen hinzukommen. Da ein DMS viele verschiedene Prozesse miteinander verbindet, bedingt ein Fehler an einem Ende wohlmöglich auf viele verschiedene andere Prozesse. 

Daten müssen geschützt werden

Dadurch, dass DMS-Lösungen auch mit sehr sensiblen Daten arbeiten, will man zu jedem Zeitpunkt sicherstellen, dass diese auch so behandelt werden. Werden durch Fehler oder Bugs wohlmöglich Dateien gelöscht oder gehen verloren, kann auch dies gravierende Folgen habe. 
Um dies zu vermeiden empfiehlt sich zumeist die evolutionäre Methode, bei der nach und nach Funktionen ergänzt werden. 

Die Bilanz wird am Ende gezogen

Ist das DMS erfolgreich Installiert, kommt es am Ende zur Evaluation. Dabei wird festgestellt, ob die zuvor gesteckten Ziele erreicht wurden. Ebenso kann sich nach einiger Zeit herausstellen, an welchen Stellen nochmals nachgebessert werden muss oder wo man weitere Ergänzungen vornehmen kann. 

Der Markt bringt immer neue Funktionen im Bereich DMS hervor. Einige davon sind für den Großteil von Unternehmen irrelevant, andere können mit der Zeit elementar werden. Daher gilt es nach dem DMS Projekt immer informiert zu bleiben, das eigene System upzudaten und nach neuen Möglichkeiten zur Optimierung zu suchen. Der richtige Softwarepartner ist hierbei entscheidend. 

Fazit: Im Go-live mit Bedacht vorgehen

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Unternehmen beim Go-live zwischen mehreren Vorgehensweisen wählen können. Ein Big-Bang Roll-Out ist jedoch um einiges risikoreicher und will daher gut durchdacht sein. 

Bei einer evolutionären Herangehensweise werden nach und nach Funktionen ergänzt, sodass sich das Go-live langsam realisieren lässt. 

Zudem gilt auch beim Go-live, was während des gesamten DMS Projektes zum Tragen kommt: Eine ausgiebige Vorbereitung und strukturierte Planung können Unternehmen viele potenzielle Probleme ersparen.