Das perfekte DMS für global Player

Unternehmen die auf der ganzen Welt tätig sind, haben besondere Ansprüche an eine DMS-Software. Wir zeigen Ihnen welche das sind.

Für Unternehmen, die auf der gesamten Welt tätig sind, mehrere Standorte weltweit unterhalten und Kunden von überall anziehen, ist die Vernetzung der Unternehmen von elementarer Bedeutung.

Dokumente müssen in Echtzeit auf der gesamten Welt an allen Standorten gleichzeitig und einheitlich zur Verfügung stehen. 

All diese Unternehmen die global tätig sind haben besondere Anforderungen an Softwaresysteme und speziell auch an Dokumentenmanagementsysteme.

Diese müssen die globalen Strukturen der Unternehmen abdecken können. Wie diese Lösungen dieser Herausforderung begegnen, worin genau diese Herausforderungen bestehen und was ein DMS für global Player sonst noch leisten muss, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer durchleuchten. 

Zuvor jedoch beschäftigen wir uns mit der allgemeinen Funktionsweise derartiger Dokumentenmanagement-Systemen, auch um besser verstehen zu können, warum global Player nicht einfach auf eine DMS von der Stange zurückgreifen können. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Was ist DMS-Software? 
• Technische Seite von DMS-Software 
• Ein digitales DMS für global Player 
• Mehrsprachigkeit für barrierefreie Nutzung 
• Gemeinsame Datenbank für ALLE Dokumente 
• Wissensdatenbank für alle Akteure 
• Fazit: Mehr als nur eine Dokumentenverwaltung

Definition: Was ist DMS-Software?

DMS steht für Dokumentenmanagement-System und beschriebt die Aufgabe eines Unternehmens die umherlaufenden Dokumente zu organisieren. Besser gesagt werden mit dem DMS alle Maßnahmen zur Organisation, Archivierung und Verteilung aller ein- und ausgehende, sowie aller internen Dokumente verwaltet und durchgeführt. 

Daten sicher speichern

Was früher vor allem mit physischen Archiven, unzähligen Ordnern und abertausenden Kopien und Ausdrucken am Tag verbunden war, hat sich heute in digitale Sphären verlagert.

Gleichzeitig ist es jedoch immer noch elementar eine gut strukturierte und nachvollziehbar Ablage zu garantieren, damit die alltägliche Arbeit gewahrt und gesetzlichen Vorgaben entsprochen werden kann. 

Analoge Dokumente dem digitalen Archiv zuführen

So gilt es nicht etwa die digitalen Dokumente auszudrucken und den physischen Archiven zuzufügen, sondern vielmehr die letzten analogen Dokumente einzuscannen und diesem dem digitalen Archiv zuzuordnen.

Dafür braucht es einer digitalen Lösung, die in Form von DMS-Software bereitgestellt wird. 

Alle Daten an einem Ort

Diese Business-Software-Anwendungen speichern sämtliche Dokumente des Unternehmens an einem zentralen Ort ab und speichern diese entsprechend ihres Inhaltes in einer vordefinierten Ordnerstruktur automatisch ab.

Mit speziellen Suchfunktionen werden die Dokumente für alle zugangsberechtigten Akteure leicht und schnell auffindbar. 

Versionsverwaltung für sichere Prozesse

Dadurch, dass es immer nur eine Version eines Dokumentes gibt, werden Fehler durch Dubletten nahezu ausgeschlossen und auch Informationen werden schneller und besser im gesamten Unternehmen geteilt.

Dadurch lassen sich diverse Prozesse deutlich effizienter und schneller gestalten. 

Technische Seite von DMS-Software

Aufgebaut sind DMS-Softwarelösungen oftmals aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. So finden sich in modernen DMS-Lösungen zumeist folgende Module und Funktionen an: 

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Nicht jedes Unternehmen benötigt jede dieser Funktionen gleich, andere Unternehmen hingegen haben noch viele weitere Ansprüche an ihr DMS.

Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden Sich die verschiedenen Systeme voneinander. Auch in Bezug auf die jeweiligen Lizenzmodelle ergeben sich teils gravierende Unterschiede. 

So kann ein DMS klassische auf den hauseigenen Servern installiert und betrieben werden, oder aber aus der Cloud heraus. Bei letzterer Variante wird die Software über einen Internetzugang zugänglich gemacht.

Die IT-Infrastruktur wird vom Cloud-Anbieter gestellt und über einen monatlichen Lizenzbeitrag abgegolten. 

In den letzten Jahren haben sich gleich mehrere verschiedene Modelle am Markt etabliert, die jeweils eigene Vor- und Nachteile mit sich bringen. So finden sich zumeist folgende Varianten am DMS-Markt: 

• On-Premises-DMS
• Cloud-DMS
• Hybride DMS
• Gehostete DMS

Die beiden letzten Varianten stellen dabei Kompromiss-Lösungen der jeweils ersten Varianten dar. So nutzt beispielweise ein hybrides DMS die Vorteile der Cloud, ermöglicht jedoch gleichzeitig die Speicherung besonders sensibler Daten auf den hauseigenen Servern.

Mit einem gehosteten DMS lassen sich die Vorteile einer On-Premises-Variante nutzen, ohne dass dabei eigene Server notwendig werden. Diese werden einfach von einem Anbieter gemietet. 

Unterschiedliche Kostenmodelle

All diesen Modellen liegen unterschiedliche Kostenmodelle zu Grunde. Während man bei einer lokalen DMS-Software mit relativ hohen Anfangsinvestitionen konfrontiert wird, verteilen sich die Kosten bei einer Cloud-Lösung auf den gesamten Zeitraum der Nutzung gleich.

Wofür sich ein Unternehmen letztlich entscheidet, hängt von den eigenen Zielen und Begebenheiten ab. 

Ein digitales DMS für global Player

Global Player beispielsweise haben deutlich höhere und tiefergehende Ansprüche an eine DMS-Software als beispielweise KMUs. Welche das sind, wollen wir nun im Folgenden einmal genauer klären. 

Was sind global Player

Dazu lohnt es sich zunächst einmal zu umreißen, wer mit dem Begriff global Player eigentlich angesprochen wird. Gemeint sind damit Unternehmen, die auf der gesamten Welt produzieren, Handel treiben, Waren ein- oder verkaufen.

Global Player können ihre Waren nicht nur regional, sondern eben auf der gesamten Welt absetzen. 

Vorteile globaler Unterschiede nutzen

Oftmals nutzen global Player die Begebenheiten in anderen Ländern zur günstigeren Produktion ihrer Waren und vertreiben diese dann wieder in anderen Ländern.

Dazu bedarf es einen globalen Vertriebsnetzwerkes, welches einheitlich zu verwalten ist. Gleiches gilt für die notwendigen Dokumente die innerhalb des Unternehmens auf der gesamten Welt umherlaufen. 

Mehrsprachigkeit für barrierefreie Nutzung

Für global tätige Unternehmen ist die Mehrsprachigkeit des Systems Grundvoraussetzung. Das System soll von allen Stellen auf der gesamten Welt genutzt werden können, ohne dass Sprachbarrieren dabei im Weg stehen. 

In eigener Muttersprache arbeiten

Viele DMS-Anbieter bieten Ihre Systeme daher in vielen verschiedenen Sprachen an, sodass Mitarbeiter auf der gesamten Welt zu jedem Zeitpunkt verstehen, wie das System zu nutzen ist.

Einige Systeme gehen sogar noch einen Schritt weiter und haben automatische Übersetzungsprogramme in ihr DMS integriert. 

Übersetzungen direkt im System

Damit wird es dann sogar möglich E-Mails, Rechnungen oder auch Produktbeschreibungen einfach und schnell zu übersetzen. Insbesondere für eine integrierte Wissensdatenbank kann dies eine sehr vorteilhafte Funktion sein. 

Multi-Währungsoptionen

Was für die Sprache gilt, muss auch für Währungen gelten. So sollte das System eben auch mehrere Währungen verarbeiten können. Wenn Produkte auf der gesamten Welt angeboten werden, dann werden diese auch in der hiesigen Währung bezahlt.

Das System muss also in der Lage sein, Rechnungen in der jeweiligen Landeswährung zu verarbeiten.

Gemeinsame Datenbank für ALLE Dokumente

Grundsätzlich ist ein DMS eine datenbankbasierende Anwendung die alle umherlaufenden Dokumente auf eben dieser Datenbank zentralisiert. Ist ein Unternehmen global tätig ist es schwierig allen Stellen Zugang zu dieser Datenbank zu gewähren, ist diese auf den hauseigenen Servern installiert. 

Viele Unternehmen nutzen zu diesem Zwecke eine private Cloud, in der sämtliche Dokumente gespeichert werden. Über einen entsprechenden Netzwerkzugang kann von der gesamten Welt auf die Datenbank zugegriffen wird. 

Wissensdatenbank für alle Akteure

Die interne Unternehmenskommunikation ist für globale Player von enormer Bedeutung. Wissen muss von einer Seite der Erde auf die andere transportiert werden, sodass alle Stellen zu jeder Zeit wissen, was zu tun ist. Eine gemeinsame Wissensdatenbank hilft dabei enorm. 

Schnelle Antwort auf spezielle Fragen

Hier können Mitarbeiter Fragen stellen, die dann von allen Akteuren auf der gesamten Welt beantwortet werden können und anschließend archiviert werden. Auf diese Weise wird das globale Wissen nach und nach gesammelt und steht allen Akteuren im Unternehmen langfristig zur Verfügung. 

Internes Wiki aufbauen

Auch kann an dieser Stelle ein internes Wiki entstehen, sodass einfache Anfragen seitens der Mitarbeiter schnell selbst zu beantworten sind. Die interne Kommunikation wird massiv verbessert und Wissen bleibt langfristig im Unternehmen. 

Fazit: Mehr als nur eine Dokumentenverwaltung

Moderne DMS-Lösungen tragen das Potential in sich viele Vorteile auf vielen verschiedenen Ebenen zu produzieren. So finden sich heute am Markt Lösungen die dazu in der Lage sind die spezifischen Anforderungen von global tätigen Unternehmen ausreichend abzudecken. 

Zu diesen gehören neben einer Mehrsprachigkeit und einer Multi-Währungsfunktion auch eine weltweite Datenbankstruktur und einer umfangreichen Wissensdatenbank.

Auch gilt es sicherzustellen, dass das System weltweit einheitlich genutzt werden kann, auch bei unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben seitens der unterschiedlichen Regierungen. 

Bei der Suche nach einer passenden DMS-Software für seine Zwecke gilt es genau darauf zu achten, dass das System auch in der Lage dazu ist, die spezifischen Anforderungen global zu erfüllen.

Zu diesen gehören neben den zuvor genannten beispielsweise auch die unterschiedlichen Steuervorgaben in den verschiedenen Ländern.