Die perfekte DMS-Software für kleine Unternehmen

Digitalisierung ist längst nicht nur was für große Unternehmen. Am Markt finden sich DMS-Lösungen speziell für kleine Unternehmen.

Oftmals hält sich die Vorstellung, professionelle Unternehmenssoftware würde sich nur für Unternehmen ab einer bestimmten Größe eignen, hartnäckig in den Köpfen. Dabei können letztlich Unternehmen aller Größen vom Einsatz einer geeigneten DMS-Software profitieren. Wichtig ist nur, dass sie auch speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen kleiner Unternehmen ausgelegt ist. 

Welche Kriterien eine DMS-Software für kleine Unternehmen erfüllen muss, soll daher im Folgenden einmal näher thematisiert werden. Zunächst sollte jedoch definiert werden, worum es sich eigentlich bei einer DMS-Software handelt. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS-Software: Eine Definition 
• Die Vorteile einer DMS-Software für kleine Unternehmen 
• Der DMS-Software-Markt
• 4 Eigenschaften einer DMS-Software für kleine Unternehmen 
• 1 - Geringe (Anschaffungs-)Kosten 
• 2 - Nutzerfreundlichkeit – Usability
• 3 - Extensiver Support
• Fazit: So profitieren kleine Unternehmen von einem DMS 

DMS-Software: Eine Definition

Die Abkürzung „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Eine DMS-Software dient dazu, alle im Unternehmen anfallenden Dokumente an einer zentralen Stelle zusammenzuführen. Dies bezieht sich auf Dokumente aller Art, wie 

• Textdokumente
• Dokumente aus Tabellenkalkulation 
• Bilder und Grafiken 
• Videos 
• Audio-Aufnahmen 
• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 
• Protokolle aus EDI (Electronic Data Interchange)

Funktionen einer DMS-Software

Heutige DMS-Software-Systeme fungieren jedoch nicht nur als ein Ablagesystem für Dokumente, sondern enthalten auch Kollaborationsfunktionen oder verfügen über Automatisierungen. 

Die Vorteile einer DMS-Software für kleine Unternehmen

So können Unternehmen auf vielfältige Art und Weise von der Nutzung einer DMS-Software profitieren. 

Automatisierungen

Entsprechende Automatisierungen sorgen beispielsweise dafür, dass Prozesse schlanker gestaltet werden. Dadurch werden unter anderem auch Personalressourcen frei, die sonst durch administrative Tätigkeiten eingebunden wären. 

Zudem können Automatisierungen Mitarbeitern dabei helfen, Dokumente DSGVO-konform zu verarbeiten. 

Unternehmensinterne Zusammenarbeit verbessern

Da alle Mitarbeiter mit demselben System arbeiten, wird zudem die Workflow-übergreifende Kollaboration optimiert. Arbeitsabläufe werden somit abteilungsübergreifend transparenter gestaltet.

So ist eine DMS-Software dazu in der Lage, Unternehmen im Tagesgeschäft massiv zu entlasten.

Auf diese Weise kann durch die Nutzung einer adäquaten DMS-Software langfristig sogar ein Wettbewerbsvorteil entstehen. 

Der DMS-Software-Markt

Dazu muss die DMS-Software jedoch auch speziell auf den Einsatz im jeweiligen Unternehmen ausgelegt sein.

Für einige Unternehmen bedarf es dazu insbesondere in Nischen einer Individuallösung, die entweder speziell angefertigt oder nachträglich angepasst wurde. 

Für andere Unternehmen reicht hingegen eine Standardsoftware „von der Stange“. Welches System das richtige ist und welche Software-Trends im Einzelfall wirklich eine Rolle spielen, muss letztlich jedes Unternehmen selbst entscheiden.

Bei der Auswahl einer geeigneten DMS-Software kann es jedoch helfen, sich zunächst an einigen grundlegenden Punkten zu orientieren, um ein System auswählen zu können, welches wirklich zum eigenen Unternehmen passt.

Branchenspezifische Lösungen

So gibt es beispielsweise DMS-Software, die speziell auf die Anforderungen einer bestimmten Branche entwickelt wurde.

Im Zuge der zunehmenden Spezialisierung auf Kernkompetenzen kommt es auch zunehmenden zu größeren Abweichungen in den Prozessen und Arbeitsabläufen zwischen unterschiedlichen Branchen. 

Aus diesem Grund spezialisieren sich auch immer mehr DMS-Software-Anbieter auf einzelne Branchen.

Die DMS-Software dieser Anbieter verfügt über Module und Funktionen, die in der jeweiligen Branche besonders oft von Nöten sind oder einen entsprechenden Mehrwert in das Unternehmen tragen. 

DMS-Software für bestimmte Unternehmensgrößen

Auch haben sich einige DMS-Software-Anbieter auf Unternehmen bestimmter Größen spezialisiert. Dies gilt nicht nur für KMU und große Konzerne, sondern auch kleine Unternehmen oder sogar Selbstständige und Freelancer. 

Der DMS-Software-Markt ist mittlerweile so vielfältig, dass sich für Unternehmen jeder Größe oder Branchenzugehörigkeit ein geeignetes System finden lässt.

Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit den Anforderungen auseinandersetzen, die insbesondere kleine Unternehmen an eine geeignete DMS-Software haben. 

4 Eigenschaften einer DMS-Software für kleine Unternehmen

Wie an früherer Stelle bereits erwähnt gehen kleine Unternehmen nach wie vor häufig fälschlicherweise davon aus, eine DMS-Software würde sich erst ab einer gewissen Unternehmensgröße „lohnen“. 

Fehlgeleitete Vorbehalte

Entsprechende Vorbehalte hängen oftmals unmittelbar mit vermeintlich hohen Kosten oder einer scheinbar komplexen Anwendung zusammen. 

Grundsätzlich trifft dies durchaus auf einige DMS-Software-Systeme zu. So liegt es auf der Hand, dass namhafte, vornehmlich auf die Anforderungen großer Unternehmen ausgerichtete Systeme sich meist nicht für den Einsatz in kleinen Unternehmen eignen.

DMS-Software für kleine Unternehmen zeichnet sich durch einige Eigenschaften aus, von denen insbesondere Unternehmen mit wenigen Beschäftigten profitieren. 

1 - Geringe (Anschaffungs-)Kosten

So spielen die Kosten der DMS-Software letztlich immer eine Rolle. Jedoch verfügen insbesondere kleine Unternehmen meist über einen sehr begrenzten finanziellen Spielraum.

Aus diesem Grund sollte DMS-Software für kleine Unternehmen insbesondere eins sein: Erschwinglich. 

Die Cloud als valide Option

Dies betrifft in erster Linie die Kosten, die Unternehmen unmittelbar im Rahmen der Anschaffung entstehen. Die Anschaffungskosten sind insbesondre für kleine Unternehmen ein ausschlaggebendes Argument für die Anschaffung einer Cloud-basierten DMS-Software.

Im Rahmen einer Cloud-Implementierung fallen zumeist keine Nennenswerten Anschaffungskosten an und sie Lösung ist zudem in der Regel nahezu unmittelbar verfügbar. 

Es gibt jedoch mittlerweile auch durchaus erschwingliche On-Premises DMS-Software-Lösungen. So haben auch kleine Unternehmen die freie Auswahl im DMS-Projekt was das Nutzungs- und Lizenzmodell der DMS-Software betrifft. 

2 - Nutzerfreundlichkeit – Usability

Ein weiteres, wichtiges Kriterium für kleine Unternehmen ist die Nutzerfreundlichkeit.

Kleineren Unternehmen genügt meist eine DMS-Software mit einem sehr grundlegenden, vergleichsweise rudimentären Funktionsumfang, damit sich erste Vorteile im Tagesgeschäft einstellen. 

Zusätzliche Funktionen erschweren die Nutzung?

Dies soll jedoch nicht bedeuten, dass Unternehmen auf nützliche Funktionen verzichten sollen. Vielmehr gilt es zu priorisieren, welche Funktionen wirklich relevant sind und einen Mehrwert in das Unternehmen tragen.

Nicht benötigte Funktionen tragen in der Regel nur zur Komplexität der Nutzeroberfläche bei, ohne einen entsprechenden Mehrwert in den Betrieb zu tragen. 

3 - Extensiver Support

Darüber hinaus sollten sich kleine Unternehmen primär auf DMS-Software-Anbieter konzentrieren, die sie auch nach der Implementierung umfassend unterstützen können. 

Oft keine eigene IT-Abteilung

Das ist in der oftmals nur eingeschränkten internen IT-Expertise kleiner, branchenferner Unternehmen zu begründen. Neben der Expertise selbst mangelt es zudem vor allem in kleinen Unternehmen zumeist schlichtweg an Ressourcen und Kapazitäten.

So verfügen beispielsweise viele kleine Unternehmen nicht über eine eigene IT-Abteilung, die sich bei Bedarf näher mit dem Problem auseinandersetzen könnte. 

Aus diesem Grund sollten kleine Unternehmen bei der Wahl eines DMS-Software-Anbieters dessen mögliche Support- und Serviceleistungen in jedem Fall berücksichtigen. 

Fazit: So profitieren kleine Unternehmen von einem DMS

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass sich auch für kleine Unternehmen die Anschaffung einer DMS-Software lohnen kann. Tatsächlich liegt hier sogar ein sehr großes Optimierungspotenzial. 

Wettbewerbsvorteil durch DMS-Software

Durch die Entlastung bei der Ausführung vornehmlich administrativer Tätigkeiten können kleine Unternehmen wertvolle Personalressourcen gewinnbringender einsetzen, sodass die Einführung einer DMS-Software nachhaltig zum Wettbewerbsvorteil eines kleinen Unternehmens beitragen kann.