Die perfekte DMS-Software für den Handel

Der Handel hat auf Grund der spezifischen Abläufe besondere Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System. Wir zeigen Ihnen welche.

Ob eine Dokumentenmanagement-System zum eigenen Unternehmen passt, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Der Handel stellt dabei oftmals besondere Anforderungen an eine DMS-Software. 

Am Markt finden sich zahlreiche Lösungen, die sich auch auf den Handel spezialisiert haben. Warum eine solche Differenzierung stattfindet und was der Handel genau von einem DMS erwartet, zeigen wir Ihnen hier. 

Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von Dokumentenmanagement-Systemen, um besser verstehen zu können, warum der Handel noch weiterer Lösungen bedarf. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist DMS? – Eine Definition 
• Was der Handel von einem DMS erwartet 
• Belege erfassen und Barcodes generieren 
• Kassenanbindung an das DMS 
• Den Kunden kennenlernen 
• Fazit: Mehr aus Dokumenten machen
   

Was ist DMS? – Eine Definition

DMS steht für Dokumentenmanagement-System, welches das zentrale Ziel verfolgt, alle unternehmensbezogenen Dokumente so effizient wie möglich zu organisieren.  Was in der früheren Zeit größtenteils physisch organisiert werden musste, hat sich heute eher in die digitale Welt verlagert. 

Mit dem Aufkommen des elektronischen Datenverkehres wuchs die Menge an digitalen Dokumenten stetig. Nun hat dieser die Menge analoger Dokumente längst überschritten, weshalb auch das Dokumentenmanagement grundsätzlich überdacht werden musste. 

Digitales und physisches DMS

Während zu Beginn sämtliche digitalen Dokumente ausgedruckt und dem physischen Archiv zugefügt wurden, läuft das heute genau andersherum. Die wenigen analogen Dokumente die in einem Unternehmen noch eingehen werden gescannt und dem digitalen Dokumentenmanagement zugefügt. 

Dieses wird mit einer umfassenden Dokumentenmanagement-Software organisiert. Auf einer zentralen Datenbank werden dabei sämtlich Dokumente in entsprechenden Ordnern gespeichert. So haben alle Akteure Zugriff auf dieselben Dokumente und können mit diesen Arbeiten. 

Schneller Prozesse Dank DMS 

So entstehen schnellere und bessere Workflows, da Abteilungsgrenzen überwunden werden. Geht beispielweise eine Bestellung ein, wird diese automatisch an die richtige Stelle zur Bearbeitung weitergeleitet. Gleichzeitig kann eine entsprechende Rechnung generiert werden und ein Vermerk für die Buchhaltung erfolgen. 

Derartige Automationen werden an vielen verschiedenen Stellen möglich. Ein DMS verfügt in der Regel über viele Module, die miteinander verbunden sind. In sich tragen die Module entsprechende Funktionen die einen bestimmten Geschäftsbereich abdecken. In einer gängigen DMS-Software finden sich zu Weilen folgende Module und Funktionen an: 

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Je nach Bedarf des Unternehmens kommen noch weitere Funktionen und Module hinzu. Auch Anbindungen an andere Unternehmenssoftwareanwendungen sind durchaus wichtig. Oftmals ist ein DMS Teil eines ganzheitlichen ERP-Systems. In jedem Fall jedoch lohnt eine Anbindung an E-Mailprogramme, da diese so automatisch dem Dokumentenmanagement zugeführt werden können. 

Cloud oder lokal? 

Ebenso wichtig bei der Entscheidung für oder gegen ein jeweiliges DMS ist der Speicherort der Datenbank. Während in der Vergangenheit eine Software erworben und auf den eigenen Servern betrieben wurde, hat sich in den letzten Jahren das sogenannte Cloud-Computing in den Vordergrund gedrängt. 

Hier werden Lizenzen der Software vom Anbieter entsprechend des eigenen Bedarfs vom Anbieter erworben. Die Daten werden ebenfalls in der Cloud gespeichert, was eigene Server obsolet macht. So entfallen hohe Anfangsinvestitionen, was gerade kleineren Betrieben entgegenkommen dürfte. 

Eine Frage des Datenschutzes 

Gleichsam ist die Cloud nicht für jeden attraktiv. Schließlich speichert man alle unternehmensbezogenen Daten auf Servern Dritter. Gerade aus datenschutzrechtlichem Blickwinkel ergeben sich hier einige Fragen. 

Was der Handel von einem DMS erwartet 

Wir haben nun den allgemeinen Mehrwert eines DMS betrachtet. Werfen wir nun einen Blick auf all jene Funktionen die besonders für den Handel von entscheidender Bedeutung sind und einen echten Mehrwert für eben jene Branche in sich tragen. 

Denn der DMS-Markt hat sich in den letzten Jahren immer weiter ausdifferenziert und sich auf einzelne Branchen spezialisiert. Gleichsam sollten die Systeme immer intuitiver, benutzerfreundlicher und flexibler sein. Kein leichtes Unterfangen, doch für den Handel bedeutet dies, dass mittlerweile viele spannende Funktionen bereitstehen, die den geschäftsalltag maßgeblich vereinfachen. 

Belege erfassen und Barcodes generieren

Mittels OCR (optical character recognition) lassen sich eingehende Belege einfach und schneller erfassen und können dem System zugefügt werden. Dabei kann das System automatisch erkennen, um welche Art von beleg es sich handelt und diesen entsprechend einordnen und weiterleiten. 

Auch können Barcodes vom System automatisch generiert und den Dokumenten zugeordnet werden. Auf diese Weise werden viele Prozesse schneller und einfacher. Die Disposition kann Bestellungen schnell und einfach zuordnen und Rechnungen lassen sich automatisch erstellen. 

Kassenanbindung an das DMS

Mit einer Anbindung der elektronischen Kassen an das DMS können alle ausgestellten belege schnell und einfach der Buchführung zugeführt werden. Zudem kann mit einer Anbindung an die Warenwirtschaft auf alle Bestände zugegriffen werden. 

Smartere Prozesse an der Kasse

Rabatte lassen sich einfach und schnell verrechnen, Treueangebote einfach realisieren. Alle Daten aus dem Kassensystem können also direkt in das DMS übertragen werden, was vor allem dabei hilft, einen Echtzeit-Blick auf den derzeitigen Status zu werfen. 

Alles direkt überblicken

Droht beispielweise ein bestimmtes Produkt auszugehen, kann das System rechtzeitig warnen und automatisch eine Nachbestellung in die Wege leiten. Hier zeigt sich der Mehrwert einer ganzheitlichen Software. 

Den Kunden kennenlernen 

Es ist durchaus wichtig zu wissen wann der Kunde welches Produkt in welcher Stückzahl zu welchem Preis gekauft hat. Mit einer Anbindung an ein CRM-System kann man genau diesen Fragen auf den Grund gehen. 

Entscheidungen auf validen Zahlen stützen 

Wertet man die Daten aus dem DMS systematisch aus, so lassen sich Analysen und Berichte erstellen die genau darüber Aufschluss geben. So machen Sie Ihr Unternehmen nachhaltig effizienter. Nicht nur das Marketing und der Vertrieb profitieren von derartigen Erkenntnissen, auch der Kundenservice kann deutlich besser auf die Kunden eingehen. 

Alle relevanten Dokumente sind auf der zentralen Datenbank für alle Akteure einsehbar. Das hilft dabei schnell und einfach bestimmte Anliegen eines Kunden zu bearbeiten. Muss man erst lange nach den entsprechenden Mails, oder Briefen etc. suchen, sinkt die Zufriedenheit der Kunden und die Prozesse beanspruchen deutlich mehr Zeit. 

Fazit: Mehr aus Dokumenten machen

Letztlich steht der Kunde im Einzelhandel im Fokus. Es muss ständig auf seine Bedürfnisse eingegangen werden. Im besten Fall sogar proaktiv. Die Grundlage hierfür bildet ein hervorragender Umgang mit den unternehmenseigenen Dokumenten. 

Keine Bestellung soll untergehen, keine Reklamation ignoriert und kein Angebot versäumt werden. Zeit ist Geld und daher müssen die Prozesse so effizient wie nur eben möglich gestaltet werden. 

Ein DMS spart dem Unternehmen nicht nur Kosten, sondern auch eine Menge zeit ein. An vielen Stellen entstehen mit dem Einsatz einer solchen Lösung Automationen, die den geschäftsalltag deutlich vereinfachen.