Dokumente digital und komfortabel verwalten

Wie sich Dokumente mit der Enterprise Content Management-Plattform enaio® optimal verwalten lassen, hier.

Das Dokumentenmanagement innerhalb der Enterprise Content Management-Plattform enaio® ermöglicht die Erstellung, die Bearbeitung, den Austausch und den Zugriff von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art für verschiedene Personen. Dabei hilft enaio®, den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen zu steuern bzw. zu organisieren. Form und Inhalt von Daten und Dokumenten verschmelzen zu intelligenten Objekten, die alle Informationen für ein effektives Arbeiten enthalten.

Dabei unterstützen die zentrale Verwaltung aller Informationen und hierarchische Ablagestrukturen inklusive digitaler Akten nachhaltig die Zusammenarbeit. Sämtliche im Unternehmen vorhandenen Informationen werden unabhängig von ihrem Ursprung gefiltert, neu zusammengestellt, mit anderen Systemen ausgetauscht oder für berechtigte Mitarbeiter nutzbar gemacht – egal, wann und von wo aus der Zugriff erfolgt. Medienbrüche werden vermieden. 

Durch das in enaio® enthaltene Business Process Management und die Einbindung von Groupware, Internet, Mobile Devices oder E-Mail ermöglicht die Lösung kollaboratives Arbeiten, ergänzt durch Abonnements und Dokumentenfreigaben. 

Die Erstellung und Bearbeitung von Office-Dokumenten kann aufgrund der engen Anbindung der Microsoft Office-Suite direkt aus enaio® heraus erfolgen. Außerdem können mit Hilfe einer umfangreichen Datenübernahme Indexdaten von Akten, Registern oder Dokumenten, Dokumentteile, Tabellen und Bilder vollautomatisch mit Formatierung in das zu bearbeitende Dokument übernommen werden. enaio®-Funktionen werden auch direkt aus den Office-Programmen aufgerufen.

Scan-Lösungen sorgen dafür, dass Dokumente und Belege auch in großen Mengen schnell und zuverlässig gescannt, erfasst, erkannt, verschlagwortet, klassifiziert und an der entsprechenden Stelle in enaio® abgelegt werden. Unterschiedlichste Erfassungsszenarien wie frühes, gleichzeitiges, spätes, zentrales oder dezentrales Erfassen lassen sich realisieren. 

Über zertifizierte Schnittstellen ermöglicht enaio® die Integration in ERP, Groupware, CRM und weitere führende Applikationen. Außerdem bestehen umfangreiche Im- und Exportmöglichkeiten auch für große Dokumentenbestände, z. B. im Fall einer Altarchivübernahme. ERP-, CRM- oder sonstige führende Systeme werden durch Auslagerung der Daten entlastet, wobei die Informationen weiterhin direkt aus den führenden Systemen im Kontext angezeigt werden. 

Alle Dokument- und Dateitypen können in enaio® verwaltet werden. Zahlreiche Formate werden in der integrierten Inhaltsvorschau ohne Öffnen der jeweiligen Anwendung angezeigt. Durch die enge Anbindung an Groupware bzw. Mailkomponenten (z. B. Microsoft Outlook oder Novell GroupWise) verwalten und archivieren Sie ein- und ausgehende E-Mails. In Outlook erfolgt die Archivierung von E-Mails wahlweise direkt aus Outlook heraus per Drag and Drop. 

Zu guter Letzt sollen alle Informationen auch langfristig aufbewahrt werden. Die revisionssichere Archivierung von enaio® bietet Ihnen die Einhaltung aller relevanten Gesetze hinsichtlich Beweis- und Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen. enaio® hilft Ihnen zuverlässig bei der Einhaltung der grundlegenden Anforderungen bezüglich IT-Compliance und GoBD.