Dokumentenmanagement: Cloud vs. Lokal

Sollte man ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) lieber lokal oder in der Cloud implementieren?

Die Frage nach dem Speicherort beziehungsweise nach der Implementierungsart für DMS-Lösungen wird für Unternehmen schnell zur Gretchenfrage. Wie sicher ist die Cloud? Wie aufwendig eine lokale Implementierung? Was ist billiger? Was gilt es zu beachten und vor allem, was ist zukunftssicherer? Wir wollen an dieser Stelle all diesen Fragen nachgehen und die beiden Speicherarten gegenüberstellen, um Ihnen einen ausreichenden Überblick über die jeweiligen Vor- und Nachteile beider Arten geben. 

Doch zunächst wollen wir uns den allgemeinen Begrifflichkeiten widmen, um besser verstehen zu können, was genau eigentlich hinter diesen Speicherungsarten steht und auch warum diese im Kontext von DMS-Lösungen durchaus wichtig sind. Doch zunächst: 

Definition: Was ist ein DMS? 

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwareanwendung, deren zentrale Aufgabe darin besteht, alle Dokumente und Dateien die innerhalb eines Unternehmens anfallen zu organisieren und zu verwalten. Dazu werden diese, wenn nicht ohnehin schon, digitalisiert und entsprechend ihres Inhaltes automatisch einer entsprechenden Ordnerstruktur zugeordnet. 

Eingehende Dokumente können so schnell und korrekt weiterverarbeitet werden und sind über eine zentrale Datenbank allen zugangsberechtigten Mitarbeitern zugänglich. Somit arbeiten fortan alle Mitarbeiter mit denselben validen Daten, was gleich mehrere Vorteile mit sich bringt. Zum einen werden auf diese Weise Fehlerquoten gesenkt und Datenverluste ausgeschlossen, zum anderen können diverse Prozesse mit einem DMS automatisiert werden, was letztlich für eine schneller Verarbeitung führt. 

Ebenso haben Dokumentenmanagementsysteme das große Potential einem Unternehmen eine Menge Kosten einzusparen. Die machen das Unternehmen papierlos, was neben den so eingesparten Druck- und Papierkosten, auch physische Archive obsolet macht. Zudem spielt die Archivierung in DMS-Anwendungen eine zentrale Rolle. Mit einem DMS lassen sich alle Dokumente revisionssicher und den rechtlichen Vorgaben entsprechend archivieren. Daher ist es auch von zentraler Bedeutung, wo genau diese Dokumente gespeichert werden. Dies geschieht zumeist lokal auf den eigenen Servern oder in der Cloud auf den Servern eines Anbieters. 

Definition: Was ist die Cloud? 

Cloud-Computing beschriebt eine IT-Infrastruktur, die zum Beispiel über das Internet zugänglich gemacht wird. Über eine Cloud wird dem Anbieter meist eine Anwendungssoftware, Speicherplatz oder auch Rechenleistung als Dienstleistung zugänglich gemacht. So muss beispielsweise ein Dokumentenmanagementsystem nicht mehr auf den eigenen lokalen Rechnern installiert werden, vielmehr wird diese dem Anwender über das Internet zur Verfügung gestellt. 

Der Anwender mietet zumeist eine Lizenz und kann die enthaltenden Funktionen des DMS-Systems in der Cloud frei nutzen. In diesem Kontext spricht man auch von Software-as-a-Service (SaaS). Das SaaS-Modell erspart dem Anwender die Anschaffungs- und Betriebskosten eines Systems, da die IT-Administration vollständig vom Anbieter vorgenommen wird. Auch Wartungsarbeiten und Aktualisierung werden am Anbieter realisiert. 

Für diese Dienstleistung zahlt der Anwender zumeist einen monatlichen Beitrag entsprechend seines Lizenzumfangs. Die Daten, die der Anwender in das System einpflegt, werden vollständig auf den Servern des Anbieters gespeichert, sodass sich an dieser Stelle auch immer die Frage nach den rechtlichen Vorgaben stellt. Doch dazu an späterer Stelle mehr. 

Definition: Was bedeutet On-Premises? 

Mit On-Premises (zu Deutsch: in den eigenen Räumen, lokal) wird ein Nutzungs-Und Lizenzmodell für Softwareanwendungen bezeichnet, bei dem diese auf der eigenen Hardware installiert und betrieben wird. Dieser Begriff etablierte sich erst mit dem Aufkommen von Cloud-Services, da zuvor dies die gängige Variante gewesen ist, die keinerlei Abgrenzung bedurfte. 

Bei einer gewerblichen On-Premise-Software erwirbt oder mietet der Lizenznehmer eine bestimmte Software und führt diese eigenständig und in eigener Verantwortung auf der eigenen Hardware, also den eigenen Rechnern, Servern oder gar in einem eigenen Rechenzentrum aus. Auch ist es möglich das System auf gemieteten Servern eines fremden Rechenzentrums zu betreiben und die Speicherleistung outzusourcen. In diesem Fall spricht man meist von einem gehosteten DMS. 

Der große Vorteil, den On-Premises-Implementierungen mit sich bringen, ist oftmals das hohe Maß an Anpassungen, die an dem System vorgenommen werden können. Während eine Software in der Cloud oftmals unveränderlich ist, erwirbt am mit einer lokalen Implementierung die Software und auch den Quellcode in Gänze, der dann auf die Belange des Unternehmens angepasst werden kann. 

Cloud vs. On-Premises

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal den wesentlichsten Unterschieden beider Modelle widmen und dabei die jeweiligen Vor- beziehungsweisen Nachteile beider Arten herausstellen. Dies soll letztlich dazu dienen Ihnen einen groben Überblick zu verschaffen, für welche Unternehmen welches Lizenzmodell in Frage kommt. 

Flexibilität

Wie bereits erwähnt, ist in puncto Anpassung die lokale Implementierung deutlich flexibler. Ein IT-Softwarepartner kann das System direkt auf die Bedürfnisse und Prozesse eines Unternehmens anpassen, so dass sich das Unternehmen nicht auf neue Arbeitsweisen einstellen muss, sondern vielmehr das System sich diesen anpasst. Das macht vor allem für besonders große Unternehmen und jene mit sehr spezifischen Geschäftsprozesse Sinn. 

Andernfalls bieten Cloudsysteme alle gängigen Funktionen und können die Prozesse eines Unternehmens, ganz gleich welcher Größe oder Branche ebenso abdecken, ohne jedoch kleinere spezifische Anpassungen ohne weiteres vornehmen zu können. Die Cloud eignet sich in diesem Punkt vor allem für kleinere Unternehmen, mit klassischen Strukturen und einer nicht so breiten eigenen IT-Infrastruktur. 

Kosten

Beiden Lizenzmodellen liegen grundsätzlich unterschiedliche Bezahlmodelle zu Grunde. Während sich die Kosten in der Cloud meist aus einem monatlichen Beitrag für die Anzahl aller Lizenzen zusammensetzen, wird bei einer lokalen Implementierung die Software in Gänze gekauft. Dies bedingt meist hohe Anfangskosten und eher geringere monatliche Kosten, die man wohlmöglich noch für die Weiterentwicklung des Systems an den Hersteller entrichtet. 

Welches Kostenmodell für welches Unternehmen sinnvoller ist, hängt auch von der eigenen Infrastruktur eines Unternehmens ab. Verfügt man beispielsweise über eine eigene IT-Abteilung und einem eigenen Rechenzentrum, kann eine lokale Implementierung deutlich einfacher sein, als wenn diese erst angeschafft werden müssen. Die Kosten in der Cloud sind deutlich flexibler, da hier nach User und Monat verschiedene Lizenzmodelle erworben werden können. Somit zahlt ein Unternehmen letztlich nur für die Anzahl der User und die Funktionen, die auch wirklich benötigt werden. 

Sicherheit

Ein wichtiges Thema, das bei der Frage nach dem Lizenzmodell immer wieder aufkommt ist jene nach der Sicherheit. Im Zuge der DSGVO ist auch das Thema Datenschutz wieder deutlich präsenter und Unternehmen müssen einiges dafür tun ihre und auch die Daten ihrer Kunden ausreichend zu sichern. Nun scheuen viele dann den Schritt in die Cloud, da die Kontrolle über die eigenen Daten verloren zu gehen scheint. Und ja, die Daten werden zu meist in großen Rechenzentren der Cloudanbieter gespeichert, oftmals im Ausland gespeichert.

Dies bedingt zum einen, dass entsprechende Verträge mit dem Cloud-Anbieter abgeschlossen werden müssen und zum anderen, dass man beim Schutz der Server keine Handhabe mehr hat. Die großen Cloud-Anbieter schützen jedoch Ihre Rechenzentren jedoch so massiv, wie es ein Unternehmen mit den eigenen Serverräumen kaum bis nie leisten könnte. Sicherheit ist eines der wichtigsten Verkaufsargumente, weshalb die Anbieter besonderes Augenmerkt auf diese legen. Letztlich muss man sich auch immer die Frage stellen, wie sicher sind die Daten auf den eigenen Servern? 

Letztlich könnten diese zumeist deutlich einfacher gehackt werden, lediglich die Bedeutungslosigkeit eines einzelnen Unternehmensservers schützt oftmals vor derartigen Angriffen. Auch hier stellt sich also die Frage nach der Beschaffenheit der eigenen IT-Infrastruktur. Ist ein Unternehmen in der Lage die eigenen Server ausreichend zu schützen oder nicht? 

Viele weitere Faktoren entscheidend

Neben den hier genannten Faktoren, gibt es viele weitere Punkte, die darüber entscheiden, welches Lizenzmodell mehr Sinn für ein bestimmtes Unternehmen ergibt. Letztlich muss nicht nur das DMS-System selbst, sondern auch das entsprechende Lizenzmodell zum Unternehmen passen.