Dokumentenmanagement mit Asta Powerproject

Erfahren Sie mehr über die Verknüpfung von Projekt- und Dokumentenmanagement mit Asta Powerproject.

Ganzheitlicher Ansatz statt Insellösung: Damit sich das volle Potenzial einer Unternehmenssoftware entfalten kann, sollte sie vollumfänglich in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden. Im Folgenden soll daher einmal das Zusammenspiel zwischen Projekt- und Dokumentenmanagement am Beispiel von Powerproject (ehemals Asta Powerproject) näher beleuchtet werden. Zunächst müssen jedoch einige Grundlegende Begriffe definiert werden.

Inhaltsverzeichnis 

• DMS Definition: Was ist eine DMS-Software?
• Ein Blick auf Projektmanagement-Software
• Was ist Asta Powerproject?
• Dokumentenmanagement mit Asta Powerproject
• Fazit: Projekt- und Dokumentenmanagement verknüpfen

DMS Definition: Was ist eine DMS-Software? 

„DMS“ ist eine Abkürzung für „Dokumentenmanagementsoftware“. Hierbei handelt es sich um ein System bzw. eine Softwarelösung zur Verwaltung digitaler Dokumente. Für viele Unternehmen stellt die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements den ersten, wichtigen Schritt in Richtung einer vollumfänglichen Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse dar. Doch noch zu oft ist das Ideal vom papierlosen Büro eher eine Zukunftsvorstellung als unternehmerische Realität.

Vorteile einer DMS-Software 

Dabei lassen sich mit einem digitalen Dokumentenmanagement unterschiedliche Prozesse im Unternehmen verschlanken, optimieren und automatisieren. Der administrative Aufwand lässt sich durch die Nutzung einer DMS-Software erheblich reduzieren. Dabei kommen beispielsweise softwareseitige Automatisierungen zum Einsatz. Die Belegschaft erhält so zusätzliche Kapazitäten, um sich zielführenderen Tätigkeiten zu widmen.

DMS und der Datenschutz 

Gleichsam kommen Automatisierungen auch im Bereich der DSGVO zum Einsatz. Sie helfen Betrieben und ihren Mitarbeitern, rechtliche Vorschriften und Rahmenbedingungen einzuhalten und so ggf. hohe Strafen zu vermeiden.

Funktionen einer DMS-Software 

Bei Dokumentenmanagementprozessen kommen zahlreiche unterschiedliche Funktionen zum Einsatz. Diese sind innerhalb des Systems zumeist in Modulen gebündelt. Jedes Modul umfasst dabei klassisch die Funktionen, derer es in einem bestimmten Aufgaben- oder Geschäftsbereich in der Regel bedarf. Zu einigen der wichtigsten Funktionen einer DMS-Software zählen:

• Abrechnung
• Archivierung,
• Belegerfassung,
• Digitale Signaturen,
• Darg & Drop,
• Mobile Verfügbarkeit,
• OCR,
• Ordnerstruktur,
• Personalmanagement,
• Revisionssichere Ablage,
• Scannen und Identifizieren von Barcodes,
• Suchfunktionen und Verschlagwortung,
• Versionierung,
• Vertragsmanagement,
• Wiedervorlagen,
• Wissensdatenbank und
• Workflow.

Nicht jeder Betrieb profitiert jedoch zwingend von der Nutzung all dieser Funktionen. Vielmehr geht es darum, die eigene IT-Infrastruktur so zu gestalten, dass sie alle unternehmerischen Prozesse abbilden kann.

Ein Blick auf Projektmanagement-Software

In vielen Betrieben gehört dazu auch der Einsatz einer Projektmanagement-Software, kurz PMS. PMS unterstützen Unternehmen bei der Durchführung von unterschiedlichen Aufgaben des Projektmanagements.

Stellenwert einer PMS 

Obgleich sich Aufgaben des Projektmanagements grundsätzlich auch ohne den Einsatz einer speziellen Software abwickeln lassen, profitieren Unternehmen insbesondere bei komplexeren Projekten mit vielen Beteiligten von der Nutzung eines digitalen Helfers. Insbesondere in Zeiten der digitalen Transformation wird der Einsatz von Projektmanagement-Tools immer mehr zur Norm.

Arten von Projektmanagement-Software 

Es gibt unterschiedliche Arten von Projektmanagement-Software. Dazu zählen:

• Single Project Management Systeme, welche jeweils nur für ein einzelnes Projekt eingesetzt werden,
• Multi Project Management Systeme, wobei hier nach service-orientierten, prozess-orientierten, ressourcen-orientierten und planungs-orientierten zu unterschieden ist,
• Enterprise Project Management Systeme für den unternehmensweiten Einsatz und
• Project Collaboration Platforms, wie beispielsweise Kommunikationstools.

Am Markt finden sich zahlreiche Anbieter, welche Unternehmen unterschiedliche Lösungen anbieten. Einige dieser Softwarelösungen haben eine bestimmte Branchenausrichtung. Das bedeutet, sie richten sich insbesondere an die Anforderungen einer oder mehrerer Branchen. Eine dieser Lösungen ist Powerproject.

Was ist Asta Powerproject? 

Powerproject ist der neue Name der Projektmanagement-Software Asta Powerproject aus dem Hause Elecosoft.

Elecosoft: Über den Anbieter 

Elecosoft ist ein Softwareunternehmen aus dem Vereinigten Königreich mit Hauptsitz in London. Powerproject ist einer der bekanntesten Lösungen des Anbieters. Neben Projektmanagement-Software bietet das Unternehmen seinen Kunden zudem beispielsweise auch Lösungen aus den Bereichen BIM, CAD oder Informationsmanagement.

Über Powerproject 

Powerproject zählt Anbieterangaben zufolge in Deutschland aufgrund seiner Verbreitung als Standardprojektmanagementlösung in der Bauwirtschaft. Auch auf internationaler Ebene ist die Lösung weit verbreitet. So nutzen Elecosoft zufolge rund 100.000 Anwender weltweit Powerproject (vgl. elecosoft.com).

Funktionen von Powerproject 

Die Netzplantechnik bildet die Grundlage von Powerproject.  Wie der Name bereits suggeriert kommen im Rahmen der Netzplantechnik Netzpläne zum Einsatz, welche eine temporale und finale Verkettung von Aktion beschreiben. Anwendung findet die Netzplantechnik vor allem in der Terminplanung von Projekten. Die Netzpläne selbst sind grafische Abbildungen von Vorgangsketten.

Zu den Funktionen von Powerproject zählen:

• Die Terminplanung,
• die Ressourcenplanung,
• die Kostenplanung,
• die Projektsteuerung und
• die Druckausgabe,

wobei bei dieser Auflistung keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität erhoben wird. Zu detaillierteren und aktuellen Informationen bzgl. des Systems sollte in jedem Fall der Anbieter selbst kontaktiert werden.

Zusätzlich stehen Anwendern zahlreiche Programmerweiterungen zur Verfügung, mittels welcher sich der Funktionsumfang des Systems ausbauen lässt.

Dokumentenmanagement mit Asta Powerproject 

Ein wichtiger Teil des Projektmanagements ist das Dokumentenmanagement. Obgleich es sich in der Theorie um voneinander getrennte Aufgabenbereiche handelt, verschmelzen sie in der Praxis zumeist. Letztlich sind unterschiedliche Dokumente auch immer Teil eines jeden (Bau)Projektes. Je nach Menge der Dokumente oder Komplexität des Projektes ist ein nicht zu unterschätzender Aufwand mit der effizienten Verwaltung dieser Dokumente verbunden.

Anbindung von PMS und DMS 

Um auch aus der Projektmanagement-Lösung heraus auf Dokumente zugreifen zu können, empfiehlt sich unabhängig von den zum Einsatz kommenden Lösungen immer eine Anbindung von PMS und DMS.

Dokumenten- und Projektmanagement 

Anwender von Powerproject haben bereits seit langem die Möglichkeit, Dokumente unterschiedlicher Art und Herkunft mit Objekten des Projektmanagements zu verknüpfen, wie ein Bericht auf autocad-magazin.de aus dem Jahr 2009 verdeutlicht. Zu dieser Zeit lief das System noch unter dem Namen Asta Powerproject.

Um diese Dokumentenmanagement-Option nutzen zu können bedurfte es ursprünglich noch der Installation eines Makros, welches vom Unternehmen kostenlos zur Verfügung gestellt wurde. So ließen sich beispielsweise Grafiken und Fotos aber auch PDF-Dateien, CAD-Pläne oder anderweitige Dokumente aus Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation unter anderem direkt mit Meilensteinen verknüpfen.

Powerproject heute 

Auch heute ist Powerproject eine der beliebtesten Projektmanagement-Lösungen in der Bauwirtschaft. Aufgrund der Innovationsgeprägten, schnelllebigen IT-Branche kommt es regelmäßig zu Änderungen, Updates und neuen Releases.

Es sind unterschiedliche Ausführung von Powerproject verfügbar. Dazu zählen Powerproject BIM, Powerproject Enterprise, Powerproject Mobile und Powerproject Project Viewer. Für vollständige, aktuelle Informationen sollte in jedem Fall jedoch auch hier der direkte Kontakt zum Anbieter gesucht werden.

Fazit: Projekt- und Dokumentenmanagement verknüpfen 

Powerprojekt ist eine beliebte, auf dem deutschen und internationalen Markt etablierte Projektemanagementsoftware. Mittlerweile nutzen zahlreiche Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen die Lösung, wobei der Fokus auf der Bauwirtschaft liegt.

Durch eine Verknüpfung von Projektplanung und Dokumentenmanagement lassen sich Projektmanagement-Prozesse transparenter gestalten. Alle beteiligten Akteure haben über eine zentrale Plattform Zugriff auf alle relevanten Projektdokumente, sodass auch der administrative Aufwand im Rahmen des Projektes maßgeblich reduziert werden kann.