Ein Blick auf easy software

Wir werfen einen Blick auf die easy software AG und ihre Softwarelösungen für das Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM).

Der Unternehmenssoftwaremarkt ist überaus vielfältig. Allein im DMS-Segment finden sich zahlreiche Lösungen unterschiedlicher Anbieter. Vielen Unternehmen fällt es daher nicht leicht, den Überblick zu wahren und zeitnah ein geeignetes System zu finden. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit einem bekannten Anbieter von DMS-Software auseinandersetzen: easy software. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einer DMS-Software eigentlich handelt.

Inhaltsverzeichnis

• DMS-Definition: Was ist DMS-Software?
• Der DMS-Software-Markt
• Ein Blick auf easy
• easy: Produkte und Lösungen
• Fazit: easys umfangreiches Portfolio 

DMS-Definition: Was ist DMS-Software?

Die drei Buchstaben „DMS“ stehen für „Dokumentenmanagementsystem“. Dabei handelt es sich um Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. In Unternehmen fallen täglich mehr Dokumente an, als ein Mensch noch zählen könnte. Die effiziente Verwaltung in analoger, also papierbasierter, Form lässt sich daher kaum noch realisieren.

Aus diesem Grund ist die Einführung einer Dokumentenmanagementsoftware für viele Unternehmen der erste wichtige Schritt in Richtung ganzheitlich digitaler Geschäftsprozesse.  Ein DMS ebnet den Weg zum papierlosen Büro und vereinfacht zahlreiche Prozesse der Arbeit mit Dokumenten, die nahezu jeden Bereich in jedem Unternehmen betreffen – in einer oder der anderen Form.

Funktionen einer DMS-Software 

Je nach DMS kommen unterschiedliche Funktionen zum Einsatz. Innerhalb eines Systems werden diese zumeist in Modulen gebündelt. Ein Modul umfasst dabei alle Funktionen eines bestimmten Geschäftsbereichs. Zu den wichtigsten Modulen und Funktionen einer DMS-Software zählen in alphabetischer Reihenfolge:

• Abrechnung
• Archivierung
• Belegerfassung
• Scannen und Identifizieren von Barcodes
• Digitale Signaturen
• Drag & Drop
• Optical Character Recognition (OCR)
• Ordnerstruktur
• Personalmanagement
• Revisionssichere Ablage
• Suchfunktionen und Verschlagwortung
• Versionierung
• Vertragsmanagement
• Wiedervorlagen
• Wissensdatenbank
• Workflows

Der genaue Funktionsumfang eines DMS kann von System zu System stark variieren.

Der DMS-Software-Markt

Bei der Wahl eines geeigneten Systems sollten Unternehmen primär darauf achten, dass die Software sämtliche Dokumentenprozesse des eigenen Betriebes vollumfänglich abbilden kann. Es gibt zahlreiche kleine und große Anbieter auf dem DMS-Markt, die sich auf die individuellen Bedürfnisse bestimmter Unternehmensgrößen, Branchen oder Nischen spezialisiert haben. Darüber hinaus sind auf dem DMS-Markt auch einige Namen vertreten, die bereits aus anderen Bereichen vertraut sind.

DMS-Anbieter 

So beispielsweise Amazon. Amazon WorkDocs ist die DMS-Lösung aus der AWS-Sparte (Amazon Web Services) des Online-Giganten. Auch SAP, Europas größter Softwarehersteller, hat mit SAP DMS eine Dokumentenmanagementlösung im Portfolio. Weitere bekannte Unternehmen mit breiten Partnernetzwerken sind die DocuWare AG mit Hauptsitz im bayerischen Germering, die d.velop AG aus Gescher in Nordrhein-Westfalen, die ELO Digital Office GmbH aus Stuttgart, Optimal Systems aus Berlin und die Kendox AG aus Oberriet in der Schweiz, wobei dies lediglich eine Übersicht ist.

Ein Blick auf easy

Auch easy ist im DMS-Segment ein bekannter Name. Der deutsche Softwarehersteller mit Sitz in Essen wurde 1990 gegründet. Die AG spezialisiert sich auf die Bereitstellung von Software zur intelligenten Automatisierung von Prozessen, Strukturierung des Dokumentenflusses und revisionssicheren Langzeitarchivierung. easy beschäftigt mehrere hundert Mitarbeitende. Charakteristisch für easy ist die internationale Vertriebsstruktur, die vom indirekten Vertrieb durch ein umfangreiches Partnernetzwerk geprägt ist.

easy: Unternehmensstruktur

Neben der Zentrale in Essen im Ruhrgebiet ist easy auch in Leipzig, Salzburg (Österreich), Suffolk (UK) und Exton, PA (USA) vertreten. Zudem verfügt easy durch die Tochtergesellschaft PROXESS GmbH über die DMS-Marken PROXESS und HABEL sowie Standorte in Koblenz und bei Tuttlingen. Samt der Tochtergesellschaften gehört easy zur conrizon AG, einer Dachmarke für führende ECM-Marken im europäischen Raum.

easy: Produkte und Lösungen

easy ist Anbieter unterschiedlicher Softwarelösungen aus den Bereichen digitale Archivierung, Dokumentenmanagement, Beschaffungsprozesse, Vertragsmanagement und Personalprozesse – jeweils samt Integrationen in Systeme von Anbietern wie SAP. Die Produkte stehen, je nach gewähltem Angebot, sowohl on-premises als auch in der Cloud, als Managed Service oder als hybride Lösung zur Verfügung.

easy archive

easy archive ist eine Archivierungssoftware für kleinere und mittelständische Unternehmen. Mit easy archive können User Dokumente ganz simpel per Drag and Drop archivieren, kommentieren und ihr Archiv über Schnittstellen anbinden. Mit dem easy archive gilt easy seit 1990 als Pionier im Bereich der digitalen Archivlösungen im deutschsprachigen Raum.

Ob Vertragsmanagement, Rechnungen oder Mitarbeiterdokumente – als Allrounder für rechtskonforme Datenarchivierung verwaltet das easy archive verschiedenste Arten von Dokumenten. Durch rechts- und revisionssichere Speicherung erfüllt das easy archive stets die geltenden rechtlichen Vorschriften. 

Das Archiv ist lokal oder cloud-nativ einsatzbereit – wahlweise auch als Hybridlösung, die die Stärken beider Bereitstellungsarten kombiniert und Bestandskunden den Umstieg auf Cloud-Technologien erleichtert.

easy contract

Mit der Vertragsmanagementsoftware easy contract behalten User die Fristen ihrer Verträge jederzeit im Blick, arbeiten gemeinsam an Dokumenten und unterschreiben Verträge standortsunabhängig rechtskonform.

Vertragsvorlagen und Textbausteine unterstützen bei der Erstellung von Verträgen. Vertragsakten sorgen für langfristige Übersicht in den Prozessen. Effiziente Workflows steuern das kollaborative Arbeiten unter Nutzung digitaler Signaturen mit DocuSign sowie FP-Sign. Digitales Fristenmanagement verhindert, dass Kunden im Geschäftsalltag wichtige Deadlines und Ablaufdaten für Verträge verpassen.

Das angebundene Archiv sorgt dafür, dass Verträge dauerhaft schnell auffindbar bleiben und rechtssicher gespeichert sind.

easy invoice

Die Rechnungsmanagementsoftware easy invoice verarbeitet Rechnungen intelligent und automatisiert. Zeitintensive Routinen und Prozesse, die Ressourcen im Unternehmen binden, werden so beschleunigt. easy invoice verkürzt den gesamten Rechnungsprüfungsprozess von der Erfassung bis zur Freigabe.

Mit dem angebundenen Archiv werden Rechnungen automatisch gespeichert – sicher und rechtskonform, stets nach aktuellen Standards. So bleibt das Rechnungsmanagement nicht nur im Rahmen des Gesetzes; Rechnungen bleiben auch schnell auffindbar.

Bei Bedarf dient easy invoice als Basis für ein Self-Service-Portal für Lieferanten. So werden Lieferanten aktiv eingebunden, erhalten Informationen schneller und bleiben immer auf dem neuesten Stand.

easy hr

Die Personalmanagementsoftware easy hr hilft dabei, Mitarbeiter zu entwickeln, nicht nur zu verwalten. easy hr modernisiert das Personalmanagement und schafft im Geschäftsalltag mehr Zeit für strategische Arbeit. Es unterstützt dabei, neue Talente und Fachkräfte nicht nur effizient zu gewinnen, sondern auch ihre Entwicklung gezielt zu fördern, um die optimalen Ergebnisse im Einsatz zu erreichen.

In der Verwaltung schafft das schnelle, unkomplizierte Erstellen digitaler Unterlagen – von Ausschreibung bis Zeugnis – mehr Zeit fürs Wesentliche im Personalwesen.

Mitarbeitende profitieren ebenfalls von dieser Beschleunigung und werden durch praktische Self-Services ermächtigt, ihre relevanten Unterlagen und regelmäßige Vorgänge eigenständig zu handhaben.

Fazit: easys umfangreiches Portfolio

Es wird deutlich, dass easy seinen Kunden zahlreiche vielseitige Lösungen zur Verfügung stellt. Der Fokus liegt dabei auf Anwendungsprogrammen aus dem Bereich des Dokumentenmanagements bzw. Enterprise Content Managements (ECM).

Dabei werden wichtige Bereiche wie digitale Archivierung, Vertragsmanagement, Rechnungsmanagement und Personalmanagement abgedeckt. Auch stehen zahlreiche Integrationen und Schnittstellen zu gängigen ERP- und CRM-Systemen zur Verfügung.