Das richtige DMS für Ihre Branche

Wir zeigen Ihnen, wie Sie das richtige DMS für Ihre Branche finden und worin die Vorteile einer branchenspezifischen Lösung liegen.

Damit ein Unternehmen den vollen Nutzen aus einem System ziehen kann, muss dieses auch individuelle Prozesse des Unternehmens abbilden können. Dabei hat jede Branche andere Anforderungen an ein geeignete Unternehmenssoftware. Dies gilt nicht nur für ERP-Software als zentrales Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur, sondern auch für Dokumentenmanagementsysteme. 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit den Anforderungen unterschiedlicher Branchen an ein geeignetes DMS auseinandersetzen. Dabei zeigen wir exemplarisch die Unterschiede und Gemeinsamkeiten anhand einiger großer, ausgewählter Branchen auf. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS: Ein Überblick 
• Ein DMS für die Baubranche 
• DMS für die Produktion 
• Dokumentenmanagementsysteme für Finanzdienstleister 
• Ein DMS für Groß- und Einzelhandel 
• Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen 
• Fazit: Warum ein branchenspezifisches DMS so wichtig ist 

DMS: Ein Überblick

DMS ist ein Akronym und bezeichnet Dokumentenmanagementsysteme. Hierbei handelt es sich um Software, die eine ganzheitlich digitale Dokumentenverwaltung ermöglicht. Dabei hat das DMS eine zentrale Ausrichtung, sodass unternehmensübergreifend alle Abteilung mit dem DMS arbeiten. 

Der Weg zum papierlosen Büro

Eine digitale Dokumentenverwaltung bringt vielerlei Vorteile mit sich. Anstatt mühsam diverse verstaubte Ordner in unterschiedlichen Geschäftsbereichen zu durchforsten, liege alle Dokumente an einem Ort, auf den von überall im Unternehmen aus zugegriffen werden kann. 

Verkürzte, effizientere Arbeitsabläufe

Funktionen wie eine Volltextsuche machen es möglich, dass alle relevanten Dokumente zu einer bestimmten Eingabe (wie beispielsweise einer bestimmten Kundennummer) innerhalb weniger Sekunden automatisch angezeigt werden. 
Auf diese Weise können Unternehmen im operativen Tagesgeschäft wertvolle Arbeitszeit einsparen und diese zielführender einsetzen. 

DSGVO-Konformität

Zudem kann ein geeignetes DMS Unternehmen maßgeblich dabei unterstützen, DSGVO-konform zu operieren. Dies geschieht vor allem durch zahlreiche Automatisierungen, die das Risiko von Unachtsamkeitsfehlern maßgeblich verringern. 

Über grundsätzliche Vorteile standardisierter DMS-Lösungen hinaus profitieren Unternehmen jedoch insbesondere von jenen Features, die speziell auf die Anforderungen ihrer Branche ausgerichtet sind. Im Folgenden werden die individuellen Anforderungen einzelner Branchen an ein adäquates DMS näher beleuchtet. 

Ein DMS für die Baubranche

In der Baubranche finden sich häufig projektbasierte Abläufe. In jedem einzelnen dieser Projekte fallen eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente an, die durch ein geeignetes DMS zentral verwaltet werden können.

Anbindungen und Nachforderungsmanagement

Bei projektbasierten Arbeitsabläufen wie sie sich häufig in der Baubranche finden muss ein DMS entsprechende Funktionen für das Nachtragsmanagement sowie das Mahnwesen zur Verfügung stellen. Zudem empfiehlt sich eine entsprechende Anbindung bzw. Schnittstelle, über die relevante Dokumente exportiert und dem Auftraggeber übermittelt werden können.  

DMS für die Produktion

Um fehler- und verzögerungsfreie Arbeitsabläufe in der Produktion zu gewährleisten, müssen Dokumente bezüglich des zu bearbeitenden Auftrags für Mitarbeiter in der Produktion abrufbar sein. Hierbei handelt es sich um Dokumente wie 

• Bilddokumentationen 
• Fertigungsunterlagen 
• CAD-Dateien 
• CAM-Dateien 

Diese werden oftmals in unterschiedlichen Anwendungen erstellt. 

Anbindungen und Schnittstellen

Aus diesem Grund ist es unabdingbar, dass entsprechende Anbindungen bzw. Schnittstellen zwischen dem DMS und allen weiteren relevanten Anbindungen geschaffen werden. Auf diese Weise sind in der Produktion zu jederzeit die aktuellsten Versionen sämtlicher Dokumente verfügbar, was die Grundlage für effiziente Arbeitsabläufe legt. 

Dokumentenmanagementsysteme für Finanzdienstleister

In der Finanz- bzw. Investmentbranche gelten hohe gesetzliche Anforderungen – insbesondere an eine lückenlose Dokumentation des Investmentprozesses. 

Zudem sind oftmals lange, Geschäftsbereich-übergreifende Workflows in den Investmentprozess involviert. Ein DMS für Finanzdienstleister muss daher in der Lage sein, jede einzelne Handlung jedes einzelnen beteiligten Akteurs zu dokumentieren. 

Automatisierungen schaffen Abhilfe

Eine manuelle Datenpflege kann diesen Anforderungen nur schwer gerecht werden. Zum einen ist sie anfällig für Unachtsamkeitsfehler, die im hektischen Tagesgeschäft schnell entstehen können. Das operative Geschäft rückt so sehr in den Fokus, dass administrative Prozesse wie die pflege von Daten vernachlässigt werden. Zum anderen bedeutet eine manuelle Datenpflege einen erhöhten administrativen Aufwand für die Belegschaft. Personalressourcen sind somit eingebunden und fehlen an anderer Stelle. 

Aus diesem Grund sollten alle Aufgaben und Entscheidungen vom DMS automatisch in Form einer Workflow-Historie dokumentiert werden. So lässt sich jederzeit einsehen, wann welche Entscheidung von welchem Beteiligten getroffen wurde. Auf diese Weise fällt es Unternehmen sehr leicht, ihrer gesetzlich auserlegten Rechenschaftspflicht nachzukommen. 

Ein DMS für Groß- und Einzelhandel

Der Handelt befindet sich in unserer schnelllebigen Zeit in einem Umbruch. Steigende Kundenerwartungen und die zunehmende Marktherrschaft des Onlinehandels bedrohen vor allem kleine Handelsunternehmen. 

Effizientes DMS im Großhandel

Unternehmen müssen daher bestehende Prozesse überdenken und möglichst effizient gestalten. Dies ist unter anderem durch den Einsatz eines geeigneten DMS möglich. Dies ermöglicht beispielsweise, das anderenfalls zeitintensive Prüfen von Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen stattdessen mit wenigen Klicks abzuwickeln. 

Papierlose Belege im Einzelhandel

Im Einzelhandel steht zur Zeit vor allem die umstrittene Bonpflicht im Mittelpunkt vieler Diskussionen. Besonders von gewerbetreibenden und Umweltschützer wird die Verschwendung großer Mengen von Thermopapier scharf kritisiert. 

Einige Unternehmen und Start-Ups haben sich daher auf die Digitalisierung des analogen Belegs spezialisiert. Eine Möglichkeit ist beispielsweise, den digitalen Bon über eine mobile App an den Kunden zu übermitteln. Für eine derartige Umstellung bedarf es einer Umstellung der teilweise veralteten Kassensysteme. Langfristig wäre der digitale Bon jedoch nicht nur umweltschonender, sondern würde Einzelhändlern auch bares Geld einsparen. 

Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen

In Arztpraxen, Krankenhäusern oder bei Krankenversicherungen fallen eine Vielzahl hochsensibler, personenbezogener Daten an. Die DSGVO definiert Gesundheitsdaten als „personenbezogene Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer natürlichen Person, einschließlich der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen, beziehen und aus denen Informationen über deren Gesundheitszustand hervorgehen“ und ordnet sie der „besonderen Kategorie personenbezogener Daten“ zu. 

Personenbezogene Daten sicher verarbeiten

Die Verarbeitung dieser besonders sensiblen personenbezogenen Daten unterliegt enger Grenzen. Zum einen bedarf es einer Einwilligung zur Verarbeitung der Daten seitens der betroffenen Person. Zum anderen müssen dabei gemäß Erwägungsgrund 42 zudem mindestens der Zweck der Datenverarbeitung sowie die Identität des Verarbeitungsverantwortlichen mitgeteilt werden. 

Ein geeignetes DMS für das Gesundheitswesen ermöglicht es, unterschriebene Einwilligungen digital der jeweiligen Patientenakte zuzuordnen. Durch die Verwendung digitaler Patientenakten sind zudem alle relevanten Patienteninformationen durch Einsatz einer Volltextsuche innerhalb weniger Sekunden verfügbar. 

Fazit: Warum ein branchenspezifisches DMS so wichtig ist

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass unterschiedliche Branchen individuelle Anforderungen an ein geeignetes DMS haben. Während bereits Standardlösungen diverse Vorteile mit sich bringen, macht ein branchenspezifisches DMS den entscheidenden Unterschied. Branchenspezifische Funktionen sind für die kontinuierliche Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens in Zeiten der digitalen Transformation unabdingbar. 

Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen bei der Suche nach einem geeigneten DMS an Anbietern orientieren, die sich auf die besonderen Anforderungen ihrer Branche spezialisiert haben.