Ihr Fahrplan zur erfolgreichen DMS-Implementierung

Eine DMS-Implementierung kann nur durch Strategie und ausreichende Planung gelingen. Lesen Sie hier, warum eine Roadmap bei der Einführung eines DMS so wichtig ist

Immer mehr Unternehmen setzen zur zentralen Verwaltung sämtlicher Dokumente auf ein modernes, leistungsfähiges DMS. Doch eine reibungslose Implementierung kann nur mit ausreichend Planung und der richtigen Strategie gelingen. 

Eine entsprechender Fahrplan bzw. eine Roadmap ist daher unabdinglich. Doch was versteht man eigentlich genau unter einer Roadmap? 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine Roadmap? 
• Die Roadmap schafft Überblick
• Ohne Fahrplan hohes Risiko
• Das Anforderungsprofil: Anforderungen unterteilen
• Die Roadmap wird erstellt
• Fazit: Roadmap sorgt für Überblick

Was ist eine Roadmap? 

In einer sogenannten Roadmap werden grundsätzlich gesprochen alle wichtigen Maßnahmen aufgeführt, die zur Erfüllung eines bestimmten Ziels bzw. zur Durchführung eines Projektes getroffen werden müssen. Üblicherweise werden diese Maßnahmen entlang eines Zeitstrahls dargestellt. 

Roadmap zeigt den Weg zum Ziel 

Eine Roadmap für die Implementierung eines neuen Dokumentenmanagement Systems zeigt also auf, welche Schritte in welcher Abteilung und zu welchem Zeitpunkt getroffen werden müssen um das Ziel zu erreichen. 

Das Ziel einer erfolgreichen Implementierung ist letzten Endes sie nahtlose Integration des neuen DMS ins Tagesgeschäft – Ohne, dass während der Einführungsphase der normale Betrieb allzu sehr gestört würde.

Neueinführung bringt viele Veränderungen mit sich 

Eine Systemneueinführung ist nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Diverse Abteilungen mit den unterschiedlichsten Anforderungen sind auf das DMS täglich angewiesen, um ihrer Arbeit nachgehen zu können.  Wird auf ein neues System umgestellt oder handelt es sich gar um eine Ersteinführung, stehen viele Veränderungen an. 

Daher sollte bereits im Vorfeld geplant werden, wie die Einführung im Detail in der Praxis ablaufen soll. 

Die Roadmap schafft Überblick

Letzten Endes legt die Roadmap den Grundstein für eine gut getaktete Implementierung. Neben den zu treffenden Schritten für die Implementierung beinhaltet die Roadmap beispielsweise auch eine Übersicht aller wichtigen, geplanten Projekte in den kommenden Jahren, zu deren Realisierung das DMS benötigt wird. 

Zudem enthält sie in der Regel auch einen Vorgehensplan für stetige Verbesserungen des DMS, damit dieses letzten Endes optimal auf das Anforderungsprofil des Unternehmens angepasst ist. 

Durch die strukturierte Aufführung ist eine Roadmap somit auch in der Lage, die Kommunikation zwischen allen am Projekt beteiligten Akteuren zu verbessern, da jeder zu jeder Zeit die gleichen, gemeinsamen Ziele vor Augen hat.

Schwachstellen frühzeitig erkennen

Zudem ist es möglich, mit der Roadmap bestehende Schwachstellen bereits im Vorab zu identifizieren und entsprechend rechtzeitig zu beheben, damit sich ihnen nicht während der Einführung angenommen werden muss. 

Idealerweise sollte die Roadmap auch die Kosten für einzelne Schritte und Teilprojekte darstellen, da so die Kalkulation der voraussichtlichen Kosten des gesamten Projektes erleichtert wird. 

Ohne Fahrplan hohes Risiko 

Ohne entsprechende Vorabplanung und ausführliche DMS Roadmap wächst die Wahrscheinlichkeit, dass es während der Implementierung selbst zu kostspieligen Fehlern kommt, die während des Projektes behoben werden müssen, enorm. 

Werden diese womöglich nicht rechtzeitig erkannt, kann das DMS nach der Implementierung schlimmstenfalls nicht ordnungsgemäß genutzt werden. Dies bedeutet zusätzliche Kosten und eine erhebliche Beeinträchtigung des Tagesgeschäftes. 

Doch wie erstellt man nun eine gut strukturierte Roadmap? Dieser Fragen wollen wir uns im Folgenden einmal näher annehmen. 

Das Anforderungsprofil: Anforderungen unterteilen 

Da das Anforderungsprofil an ein neues DMS oftmals sehr vielfältig ist, bietet es sich an, die Anforderungen in einzelne Kategorien zu unterteilen. 
So ist es nicht nur einfacher, den Überblick zu behalten, sondern auch wahrscheinlicher, dass keine der Anforderungen unter den Tisch fällt und vergessen wird. Funktionelle Anforderungen lassen sich beispielsweise in drei Kategorien unterteilen: 

• Gemeinsame Funktionen 
• Neue Funktionen 
• Einzigartige Funktionen

Beginnen wir an dieser Stelle mit den gemeinsamen Funktionen. 

Gemeinsame Funktionen in der DMS Roadmap 

Alle Funktionen, welche sich auf die interne, betriebliche Effizienz sowie die Standardisierung von Prozessen konzentrieren, lassen sich als gemeinsame Funktionen einstufen. Somit sind diese Funktionen essenziell, um elementare Geschäftsprozesse abzubilden. 

Da diese Funktionen in der Regel sehr grundlegend und universell sind, finden sie sich in den meisten, gängigen DMS Lösungen. Mit technologischem Fortschritt sind zunehmend mehr Funktionen standardisiert in den meisten Systemen enthalten. 

Neue Funktionen in der DMS Roadmap 

Neue Funktionen dienen, wie der Name bereits suggeriert, dazu, neuen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden bzw. sich auf diese einzustellen. Da es sich um neue Anforderungen handelt, sind diese Funktionen im Gegensatz zu gemeinsamen Funktionen eher experimenteller Natur. Sie bieten Raum dafür, Ideen auszuprobieren und das Potenzial des eigenen Unternehmens zu erweitern. 

Da es sich in der Regel um sehr spezifische Funktionen handelt, beziehen sie sich meist auf einen bestimmten Geschäftsbereich bzw. auf einer bestimmte Abteilung. Beispiel für eine vergleichsweise neue Funktion ist die mobile Verfügbarkeit. 

Durch mobiles DMS kann auch von unterwegs – beispielsweise über eine entsprechende App – auf das Dokumentenmanagement System zugegriffen werden. 

Einzigartige Funktionen in der DMS Roadmap 

Einzigartige Funktionen sind in der Regel branchenspezifisch und spiegeln die besten, effizientesten Geschäftspraktiken ihrer Branche wieder. Auf dem Markt finden sich diverse Lösungen, die von Drittanbietern speziell für die Optimierung eines bestimmten Prozesses bereitgestellt werden. 

Besonders für kleine oder mittelständische Unternehmen – kurz KMU - können einzigartige Funktionen hilfreich sein, um sich im konkurrenzstarken Markt durch die Verbesserung einen bestimmten Prozesses einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. 

Die Roadmap wird erstellt 

Nachdem sämtliche Funktionen in diese drei Kategorien unterteilt wurden, gilt es, sie zeitlich in Kontext zu setzen. An dieser Stelle muss priorisiert werden:

Welche Funktion muss unmittelbar verfügbar sein? Welche Funktion ist weniger relevant? Gibt es Funktionen, die bei Bedarf auch problemlos im Nachgang implementiert werden können? 

Idealerweise wird jede Funktion mit einer entsprechenden Deadline versehen, zu der sie erfüllt sein muss. Zudem sollten an dieser Stelle auch die erwarteten Kosten der Funktion aufgeführt werden. 

Auf diese Weise sind alle Akteure auf dem selben Stand. Jeder weiß, welche Funktion als erste umgesetzt werden muss und wo die Prioritäten liegen. Auf Basis dieser Aufstellung können nun entsprechende Kapazitäten der jeweiligen Abteilungen mit einbezogen werden. 
Zudem kann nun eine erste Einschätzung darüber getroffen werden, auf welche Kosten die gesamte Implementierung hinaus laufen wird. 

Priorisierung bei der Implementierung festlegen 

Für die erste Nutzung des Systems kommt es meist vor allem auf gemeinsame Funktionen an. Hierbei handelt es sich meist um grundlegende Funktionen, die in jedem Fall zur Nutzung des Systems benötigt werden. Aus diesem Grund sollten diese Funktionen in der Roadmap möglichst an früher Stelle berücksichtigt werden. 

Letzten Endes sind es jedoch meist die einzigartigen Funktionen, welche bei standardisierter Nutzung den entscheidenden Wettbewerbsvorteil bringen können. Aus diesem Grund sollten auch sie zeitnah integriert werden. 

Fazit: Roadmap sorgt für Überblick 

Es wird deutlich, dass eine ausgiebige Planung der Einführung in der Praxis viele Probleme verhindern kann. 

So sollte die Erstellung einer Roadmap – genau wie auch die Wahl eines geeigneten DMS bzw. eines geeigneten Anbieters – nicht auf die leichte Schulter genommen werden. 

Letzten Endes handelt es sich bei der DMS Implementierung um ein Projekt im eigenen Haus. Aus diesem Grund sollte es auch als solches betrachtet und strukturiert werden. Die Roadmap hilft dabei, einen wichtigen Überblick über während der Implementierung zu erreichenden Meilensteine zu schaffen. 

Mit der Roadmap erhalten Unternehmen so einen wichtigen Fahrplan zur erfolgreichen Implementierung ihres neuen DMS.