Fallstudie: Ceyoniq

Meyle setzt auf nscale von Ceyoniq: Digitale Rechnungsverarbeitung und zentrale Dokumentenorganisation.

Unternehmen: „Meyle“ Meyer Industrie-Electronic GmbH

Branche: Distribution für Industrieelektronik

Mitarbeiter: 50

Haupttätigkeit: Die Meyer Industrie-Electronic GmbH kauft für mehr als 10.000 Kunden weltweit Komponenten für die Automatisierungs- und Prozesstechnik sowie die Mess-, Steuerungs- und Regelungstechnik ein.

Details: Die Kernleistungen des westfälischen Dienstleisters umfassen Systemintegrationen und Ingenieurdienstleistungen, die Fertigung von Automatisierungskomponenten und -systemen wie Sicherheits- und Reißleinen-Notschaltern, inkrementalen und absoluten Drehgebern, Lichtbogenwächtern, Getriebeendschaltern, Druck-, Durchfluss- und Füllstandssensoren, RF/Mikrowellen/UHF-Identifikationssystemen, Schrittmotoren sowie Kleinpositionsschaltern.

Darüber hinaus stellt die Meyer Industrie-Electronic GmbH ein anwenderbezogenes Ingenieurteam und besitzt zudem Kompetenzen im Beschaffungs- und C-Artikel-Management. Mehr als 800 nationale sowie internationale Lieferanten arbeiten mit dem nach ISO 9001:2008 zertifizierten Unternehmen zusammen.

Endgültige Wahl: Lieferant: Ceyoniq Technology GmbH in Zusammenarbeit mit HS Hamburger Software. System: nscale

Wie ist die Situation?

Ein umfangreiches Produktportfolio, zahlreiche nationale und internationale Zulieferer sowie ein Stamm aus mehr als 10.000 Kunden weltweit: Die Marke Meyle der Meyer Industrie-Electronic GmbH steht für Kompetenz und Erfahrung in den Bereichen Engineering, Fertigung und Distribution von marktführenden Lösungen für industrielle Abläufe und Prozesse. Um mit Blick auf die anfallenden Dokumente Transparenz und Rechtssicherheit zu schaffen, setzt das Unternehmen auf die Ceyoniq-Lösung nscale.

„Durch die Einführung von nscale gestalten sich die Prozesse von der Beschaffung bis hin zur Begleichung einer Rechnung deutlich effizienter, wodurch wir täglich viel Zeit einsparen“,

sagt Frank Schürmann, der bei Meyle neben seinen Aufgaben im Vertrieb auch für eine reibungslos arbeitende IT verantwortlich ist. In dieser Position betreute er die Anschaffung und Einführung des Systems der Ceyoniq Technology.

Das Kerngeschäft des Unternehmens ist die Distribution von Komponenten für die Automatisierungstechnik sowie die umfassende Beratung. Und Automatisierung ist auch mit Blick auf die Dokumentenverarbeitung das Stichwort. Denn: Bei Meyle müssen jährlich rund 13.000 Belege verarbeitet werden – vor der Einführung von nscale ein zeit- und somit kostenintensiver manueller Prozess. Heute läuft der Vorgang größtenteils ohne menschliches Zutun ab.

Welche Anforderungen muss das neue System erfüllen?

In der Regel nehmen die Meyle-Mitarbeiter die Anforderungen der Kunden auf und stellen daraufhin einen Warenkorb mit den entsprechenden Komponenten zusammen. Dabei sind sie sowohl für die Beschaffung der benötigten Teile verantwortlich als auch für ihre Auslieferung an die Kunden. Eine Trennung von Ein- und Verkauf existiert also nicht.

„Um wirklich individuelle und passgenaue Lösungen bieten zu können, sind unsere Beschäftigten entweder für eine bestimmte Vertriebsregion oder eine bestimmte Produktlinie zuständig. Die Kolleginnen und Kollegen können dabei auf ein breites Produktportfolio zurückgreifen und verantworten ihren jeweiligen Bereich selbstständig“, erklärt Frank Schürmann.

Dieses Vorgehen hat für die Kunden Vorteile, sorgt aber auch für einen komplexen Purchase-to-Pay-Prozess aufseiten von Meyle. Besonders die Verwaltung von Eingangsrechnungen gestaltet sich aufwändig, da alle Beschäftigten aus dem Vertrieb selbständig Einkäufe tätigen können. Die Zuständigkeiten und die Fristverwaltung waren somit vor der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung von Intransparenz geprägt und die Auskunftsfähigkeit war häufig nicht gegeben.

„Den Bedarf, hieran etwas zu ändern, hatten wir bereits erkannt. Zudem haben zuletzt immer mehr unserer Lieferanten auf elektronische Rechnungen umgestellt, was ein weiterer Treiber für das Projekt war“, blickt Frank Schürmann zurück.

Die Bearbeitung und rechtskonforme Archivierung der elektronischen Rechnungen stellt entsprechende technologische Anforderungen an Meyle. Um diese zu erfüllen, plante Frank Schürmann die Einführung einer leistungsfähigen Lösung für das Invoice-Management.

„Dabei war es uns wichtig, ein System einzuführen, das uns Mehrwerte über die reine Ablage der Rechnungen hinaus bietet und unsere Prozesse workflowgestützt abbilden und optimieren kann.“

Erster Ansprechpartner war die Hamburger Software GmbH & Co. KG (HS), deren ERP-Lösung bei Meyle im Einsatz ist.

Was hat die Implementierung gebracht?

Aljoscha Kuhr, Produktmanager DMS bei Hamburger Software, führt hierzu aus:

„Als ERP-Anbieter sind wir spezialisiert auf Anwendungen für Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Personalmanagement. Um unseren Kunden ein vollumfängliches Angebot machen zu können, haben wir eine enge Partnerschaft mit der Ceyoniq Technology geschlossen und deren Lösungen zur Dokumentenverarbeitung tief in unsere Systeme integriert.“

Da die Einbindung der digitalen Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung über die Standardschnittstelle hinausgeht, wurde auch für das Meyle-Projekt der Schulterschluss mit Ceyoniq vollzogen.

Den Projektauftakt bildete ein intensiver und enger Austausch mit Frank Schürmann, bei dem festgelegt wurde, welche Prozesse digitalisiert werden müssen und an welcher Stelle Optimierungen möglich waren. Schnell wurde deutlich, dass sich nscale IM, die Ceyoniq-Lösung für das Invoice Management, perfekt eignet, um den Purchase-to-Pay-Prozess bei Meyle zu digitalisieren. „Während der gesamten Zeit vom Start bis hin zum Rollout wurden wir von Ceyoniq bestmöglich betreut“, betont Frank Schürmann.

„Uns stand stets ein kaufmännischer sowie ein technischer Ansprechpartner zur Verfügung. So hat die Zusammenarbeit hervorragend funktioniert.“

Christian Bartsch verantwortet bei Ceyoniq das Partnermanagement. „Die Zusammenarbeit mit HS Hamburger Software verlief gewohnt harmonisch, sodass wir dem Meyle-Team innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens eine passende Lösung bereitstellen und diese in Betrieb nehmen konnten“, erinnert er sich.

Seit der Einführung des nscale-Moduls hat sich bei Meyle viel getan. Vormals analoge Prozesse laufen heute vollständig digitalisiert ab, was zu signifikant geringeren Aufwänden führt. Wurden Rechnungen früher papierbasiert verarbeitet, wobei die Prüfung und Freigabe jeweils manuell vonstatten gingen, ist dieses Verfahren einem modernen und schlanken Ablauf gewichen: Rechnungen gehen per E-Mail ein und werden durch das integrierte nscale Capture Classify klassifiziert. OCR-basiert (Optical Character Recognition) erkennt die Software, ob es sich um eine Kostenrechnung oder eine Warenrechnung handelt. Entsprechend der Einordnung verläuft der anschließende Workflow.

Als Kostenrechnungen werden bei Meyle alle Rechnungen bezeichnet, die für Waren für den internen Bedarf anfallen, also etwa Verpackungsmaterialien oder Bürobedarf. Diese Rechnungen gehen nach einer Vorkontierung an die Buchhaltung, wo eine sachliche Prüfung stattfindet, bevor sie verbucht werden. Warenrechnungen hingegen nehmen einen nahezu vollständig automatisierten Weg. Bei diesen Rechnungen handelt es sich um Forderungen, die für Produkte anfallen, die Meyle für ihre Kunden bestellt.

Wird eine Rechnung als Warenrechnung klassifiziert, prüft nscale, ob im ERP ein passender Wareneingangsschein (Lieferschein) hinterlegt ist, der den Wareneingang bestätigt. Des Weiteren wird die Lieferscheinnummer mit der auf der Rechnung aufgeführten Nummer verglichen und geprüft, ob die Beträge übereinstimmen. Ist das der Fall, wird die Rechnung an die Person weitergereicht, die die Bestellung getätigt hat, um von dieser mit einem Klick freigegeben zu werden. Automatisch wird daraufhin aus dem Wareneingangsschein im ERP eine Wareneingangsrechnung gebucht, die schließlich an die Buchhaltung übergeben und von dieser beglichen wird. Eine manuelle Prüfung der Rechnungen findet also nicht mehr statt.

Damit erschöpfen sich die Mehrwerte der Ceyoniq-Lösung jedoch noch nicht. Das System sorgt zudem auch für die rechtssichere Archivierung aller Dokumente, inklusive Lösch- und Sperrfristen sowie rollenbasierter Zugriffsberechtigungen. Da die Dokumente zentral und digital vorliegen, sind der unternehmensweite Zugriff und bei Bedarf eine parallele Bearbeitung durch mehrere Beschäftigte möglich. Die Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten ist dank eines ebenfalls zentral verfügbaren Rechnungseingangsbuches jederzeit auf Knopfdruck gegeben. Hinzu kommt eine rechtzeitige Inanspruchnahme von Skonti durch eine automatisierte Fristenverwaltung.

Erfahrungen: Wie war die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen?

Frank Schürmann ist zufrieden mit dem Verlauf des Projektes und zieht ein positives Fazit: „Es hat sich viel zum Besseren verändert. Insbesondere die automatische Prüfung sorgt für eine große Zeitersparnis. Der ganze manuelle und größtenteils analoge Vorgang fällt weg. Das spart extrem viel Zeit und auch die Prozesskosten sinken durch die Vermeidung von Fehler- und Fehlerfolgekosten.“ Er ist sich sicher: „Würde unsere Eingangsrechnungsverarbeitung heute noch manuell ablaufen, müssten wir dafür mindestens eineinhalb zusätzliche Mitarbeiter beschäftigen.“