Fallstudie: Die Neue Westfälische

Die Neue Westfälische verabschiedet sich dank nscale von Papierprozessen und -akten.

Wie die meisten Zeitungsverlage kommt die Neue Westfälische aus einer sehr dezentralen Struktur. Nachdem früher zwölf verschiedene Geschäftsstellen des Verlages ihr Anzeigen- und Vertriebsgeschäft selbst organisiert hatten, wurde dies in den letzten Jahren Schritt für Schritt zentralisiert und digitalisiert. Konkrete Ziele bestanden darin, Geschäftsprozesse – insbesondere die Eingangsrechnungsverarbeitung, die Beschaffung und das Vertragsmanagement – fachbereichsübergreifend zu beschleunigen, die Fehlerquote zu verringern und die Transparenz zu erhöhen. Herausforderungen waren dabei u.a. das Management von mehr als 1,7 Mio. Geschäftspartnerakten und eine enge Anbindung an die SAP-Lösungswelt zu schaffen.

Bei der Neuen Westfälischen haben Mitarbeiter heute unmittelbar nach dem Eingang eines Dokuments Zugriff darauf – und nicht erst mit einigen Tagen Verzögerung, die früher entstehen konnte, wenn Dokumente mit der Hauspost an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet werden mussten. Auch die Auffindbarkeit gesuchter Informationen hat sich extrem verbessert. Ebenso ist die tatsächliche Marktsituation des Unternehmens transparenter, weil Neubestellungen oder Kündigungen von Abonnements viel schneller im System verankert sind.

Am Beispiel der Erstellung des Jahresabschlusses wird die Prozessbeschleunigung bei der Neuen Westfälischen besonders deutlich: Dauerte die Vorbereitung in der Vergangenheit sechs bis acht Wochen und umfasste dutzende Papierordner, geschieht die Bereitstellung der Informationen heute vollständig auf digitaler Basis und somit erheblich schneller. Die Zusammenarbeit mit den Wirtschaftsprüfern wurde deutlich vereinfacht und beschleunigt, was zugleich eine unmittelbare Kostenersparnis bedeutet.

Die Einführung digitaler Workflows war bei der Neuen Westfälischen ein voller Erfolg.

„Wir haben durch die Prozessoptimierung auf Basis von nscale enorm an Transparenz im Unternehmen gewonnen, zudem haben wir die Zahl der Arbeitsschritte bei zentralen Abläufen reduziert und dadurch manuellen Aufwand minimiert“ , sagt der Kaufmännische Leiter der Neuen Westfälischen, Derk Steinert.

Auch bezüglich der Compliance-Konformität habe sich das Unternehmen in den betroffenen Prozessen verbessert. Ganz nebenbei gelang es dem Verlagshaus außerdem, die Attraktivität der Arbeitsplätze in der Verwaltung zu steigern: zum einen durch die Modernisierung der Arbeitsabläufe, zum anderen durch großzügigere Büros. Denn Aktenschränke gibt es heute bei der Neuen Westfälischen deutlich weniger als noch vor ein paar Jahren – und auch die antiquierte und wartungsintensive Rohrpostanlage in der Hauptverwaltung hat ausgedient.

Während früher bei Umzügen innerhalb des Gebäudes immer großer Wert auf die Neuanschaffung von ausreichend Stauraum oder Sideboards gelegt wurde, heißt es heute eher: "Nehmen wir auch Aktenschränke mit? Höchstens als Stellfläche für die Blumen."

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