Welche DMS-Funktionen benötigt mein Unternehmen?

Viele Unternehmen stellen sich zu Beginn ihres DMS-Projektes diese Frage. Antworten finden Sie hier.

Im Zeitalter der digitalen  Transformation setzen immer mehr Unternehmen zunehmend auf softwareseitige Unterstützung in der Planung und Abwicklung von Geschäftsprozessen. Dies ist auch im Bereich des Dokumentenmanagements zu spüren. Unzählige, unübersichtliche Aktenschränke voller verstaubter Ordner gehören vielerorts zumindest teilweile der Vergangenheit an. 

Dennoch sind wir aktuell vom vollständig papierlosen Büro noch weit entfernt. Wie ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem Unternehmen den Schritt in Richtung Digitalisierung erleichtern kann und welche Funktionen dabei besonders wichtig sind, soll im Folgenden einmal näher aufgegriffen werden. 

Zunächst müssen jedoch einige Termini definiert werden, um diese später kontextbezogen einordnen zu können. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS Definition: Was ist ein DMS?
• Funktion 1: Das DMS als digitales Archiv 
• Funktion 2: Mobile DMS-Nutzung
• Funktion 3: Kollaboration 
• Funktion 4: Automatisierungen 
• Funktion 5: Revisionen sind unerlässlich 
• Aus analog mach digital: Der Weg zum digitalen Dokumentenmanagement 
• Fazit: Das sind die wichtigsten Funktionen eines DMS 

DMS Definition: Was ist ein DMS?

DMS ist ein Akronym und bezeichnet – wie bereits an früherer Stelle erwähnt – ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Softwarelösung zur Verwaltung von elektronischen Dokumenten. 

Die wesentliche Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems ist es, digitale Dokumente zu speichern und sie unternehmensweit allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. 

DMS oder ECM – wo liegt der Unterschied?

Im Zusammenhang mit digitalen Dokumenten fällt oftmals auch der Begriff ECM – Enterprise-Content-Management. Hierbei handelt es sich grundsätzlich gesprochen um die Verwaltung aller im Unternehmen anfallenden Daten und Informationen. 
Obwohl ihrer Definition zufolge ein Unterschied zwischen DMS und ECM-Systemen besteht, so ist der Übergang in der Praxis jedoch meist fließend.

Moderne DMS und ECM-Lösungen können für Unternehmen die Grundlage für weitere Schritte in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung legen. Welche Funktionen dabei besonders wichtig sind, soll im Folgenden einmal erörtert werden. 

Funktion 1: Das DMS als digitales Archiv

Wie bereits erwähnt liegt die Hauptfunktion eines Dokumentenmanagementsystems in der Verwaltung und Archivierung von digitalen Dokumenten. 

Arten verarbeiteter Dokumente

Dabei können die unterschiedlichsten Arten von Dokumenten aus den unterschiedlichsten Quellen in ein DMS übertragen werden:

• Formulare – beispielsweise aus EDI
• Dokumente aus Textverarbeitung 
• Tabellenkalkulationen oder Grafiken 
• Videos 
• Audio- und Sprachclips (beispielsweise Mitschnitte eines Interviews) 
• ASCII-/ XML-Dateien 
• Computer Output to Laser Disk Dokumente (COLD-Dokumente) 

All diese Dokumentenarten können im DMS zentral gespeichert werden und sind somit für alle Abteilungen und Geschäftsbereiche zugänglich. Es bedarf nicht mehr einer langen Suche in diversen Ordnern, die an unterschiedlichen Bereichen im Unternehmen auf diverse Aktenschränke verteilt sind. 

Alle unternehmensrelevanten Dokumente liegen im DMS und sind somit für alle Mitarbeiter schnell auffindbar. Auf diese Weise sparen Unternehmen im Tagesgeschäft wertvolle Zeit. Diese kann dann wiederum für die Bearbeitung zielführender Aufgaben eingesetzt werden und der Verwaltungsaufwand wird maßgeblich reduziert. 

Funktion 2: Mobile DMS-Nutzung

In unserer schnelllebigen Zeit gewinnt Mobilität in allen Bereichen immer mehr an Bedeutung. Denn was wir um privaten Umfeld zu schätzen wissen und regelmäßig nutzen, überträgt sich früher oder später auch auf den beruflichen Kontext. 

Wartezeiten effizient nutzen

Dies ist bei Dokumentenmanagementsystem nicht anders. Können Mitarbeiter auch von unterwegs – beispielsweise über ihr Smartphone oder ihren Laptop – auf das System zugreifen, können Sie eventuell anfallende Wartezeiten effizienter nutzen. So können sie sich beispielsweise auf dem Weg zu einem Kundengespräch noch einmal mit dessen aktuellen Vertragsbedingungen vertraut machen. 

Auch der Kunde profitiert

Letztlich profitiert von einem Mobile DMS auch der Kunde. Besonders im Außendienst ist das Thema Mobilität in Bezug auf Unternehmenssoftware aller Art daher von besonderer Bedeutung. Außendienstmitarbeiter können entsprechende Änderungen an Dokumenten direkt beim Kunden vor Ort vornehmen. Ist eine stabile Internetverbindung gegeben, werden diese Änderungen in Echtzeit über das DMS an den Innendienst übermittelt. 

Auf diese Weise kommt es nicht zu übermittlungsbedingten Wartezeiten für den Kunden, da der Innendienst mit der weiteren Bearbeitung nicht auf das Eintreffen des Außendienstmitarbeiters im Unternehmen warten muss. 

Funktion 3: Kollaboration

Dadurch, dass das DMS eine einheitliches System für die Verarbeitung und Verwaltung von Dokumenten aller Art schafft, wird auch die abteilungsübergreifende Kollaboration im Unternehmen verbessert. 

Alle Mitarbeiter arbeiten – unabhängig vom jeweiligen Geschäftsbereich – mit den selben Dokumenten. Dies schafft zusätzliche Transparenz bei der Kollaboration im Rahmen von Workflows. 

Übertragungsfehler werden vermieden

Hinzu kommt, dass durch die Nutzung eines ganzheitlichen DMS die doppelte Datenpflege entfällt. Dies reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern auch das damit verbundene Risiko von Übertragungsfehlern. Auf diese Weise wird auch die Qualität der Daten auf einem hohen Level gehalten. 

Funktion 4: Automatisierungen

Automatisierungen tragen in vielen Fällen maßgeblich zur einer verbesserten unternehmensinternen Kollaboration bei. Oftmals sind mehrere Akteure aus unterschiedlichen Abteilungen an Workflows beteiligt. 

Ist ein vorangehender Arbeitsschritt abgeschlossen, können Mitarbeiter automatisch über das System benachrichtigt werden. Auf diese Weise wird eine Workflow-übergreifende Transparenz geschaffen. Mitarbeiter wissen stets, welcher Kollege aktuell mit welcher Aufgabe beschäftigt ist und können diesen bei Rückfragen gezielt ansprechen. 

Die Bedeutung von Schnittstellen

In puncto Automatisierungen sollten Unternehmen zudem darauf achten, welche Schnittstellen sie benötigen. Verbreitet sind beispielsweise Schnittstellen zu bzw. Anbindungen an ein E-Mail-Programm. Auf diese Weise kann der digitale Schriftwechsel automatisch ins DMS überführt und dort archiviert werden. Dies gilt auch für beigefügte Anhänge unterschiedlicher Formate. 

Rechtskonform dank DMS – Die DSGVO

Die Datenschutzgrundverordnung – kurz DSGVO – ist heutzutage ein Thema, mit dem sich alle Unternehmen die personenbezogene Daten erheben auseinander setzen müssen. Besonders kleinere Unternehmen sehen sich jedoch in Bezug auf die DSGVO noch allzu oft mit einer großen Herausforderung konfrontiert. 

Ihnen fehlt es meist schlichtweg an Ressourcen und Kapazitäten, um die Auflagen ohne untragbaren Verwaltungsaufwand in der Praxis umsetzen zu können. Ein DMS kann hier wertvolle Abhilfe schaffen. Moderne Dokumentenmanagementsysteme erleichtern die DSGVO-konforme Handhabung von Dokumenten maßgeblich. 

Dies geschieht beispielsweise durch automatisierte Benachrichtigungen, die Mitarbeitern beim Einhalten von Löschfristen unterstützen. 

Funktion 5: Revisionen sind unerlässlich

Die Erstellung von Revisionen ist eine grundlegende Funktion von Dokumentenmanagementsystemen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Dokument in seiner Originalfassung stets unverändert bleibt. 

Das DMS dokumentiert automatisch jede Änderung, die an einem Dokument vorgenommen wird. Auch ist in der Regel auf einen Blick ersichtlich, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit welche Änderungen vorgenommen hat. 

Kommentarfunktionen

Zudem ist es meist standardisiert möglich, entsprechende Änderungen mit Kommentaren und Anmerkungen zu versehen. Diesen dienen nicht nur der Dokumentation der durchgeführten Änderungen, sondern dienen auch der verbesserten Kollaboration an Dokumenten. 

Aus analog mach digital: Der Weg zum digitalen Dokumentenmanagement

Doch wie gelingt es nun Unternehmen, von einem ausschließlich analogen Dokumentenmanagement auf ein DMS umzusteigen? 

Analoge Dokumente digitalisieren: OCR schafft Abhilfe

Die Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen wissen, dass in den allermeisten Unternehmen nach wie vor zahlreiche analoge Dokumente anfallen. Aus diesem Grund stützen sich viele Systeme zur Digitalisierung dieser Dokumente auf die sogenannte optische Zeichenerkennung – kurz OCR (Optical character recognition). 

Mithilfe dieser Funktion erkennen DMS eingescannte Dokumente nicht nur als Bilddateien, sondern können auch den darin enthaltenen Inhalt erfassen. Auf diese Weise können auch analoge Dokumente im DMS problemlos indexiert werden. 

Sucht ein Mitarbeiter nun nach einem bestimmten Dokument, kann er sich dieses beispielsweise durch die Eingabe einer Kundennummer anzeigen lassen. Durch eine Volltextsuchfunktion erhalten Mitarbeiter in Sekundenschnelle eine Übersicht aller relevanten Dokumente zu einer eingegebenen Suchanfrage. 

Auf diese Weise wird die wertvolle Zeit, die Mitarbeiter im Arbeitsalltag mit der langwierigen Suche von Dokumenten in verstaubten Ordnern zubringen eingespart. 

Fazit: Das sind die wichtigsten Funktionen eines DMS

Es lässt sich also festhalten, dass Unternehmen durch die Nutzung moderner Dokumentenmanagementsysteme im Tagesgeschäft wertvolle Zeit einsparen können. Zudem profitieren Mitarbeiter von einer erhöhten Arbeitsqualität, da aufwendige, manuelle Suchen entfallen. 

Frage des Funktionsumfangs

Dennoch lässt sich die Frage nach dem Funktionsumfang nicht pauschal für alle Unternehmen und DMS beantworten. Es obliegt dem individuellen Ermessen des einzelnen Unternehmens, für den eigenen Betrieb relevante Funktionen zu identifizieren. Auf Basis dieser Anforderungen kann dann ein geeignetes System ausgewählt werden.