Hardwarevoraussetzungen für Ihre lokale DMS-Software

Oftmals schrecken Unternehmen vor lokaler DMS-Software auf Grund der Hardwarevoraussetzungen zurück. Warum diese oftmals gar nicht so hoch sind, lesen Sie hier.

Unternehmen, die mit der Einführung einer DMS-Software liebäugeln oder die finale Entscheidung schon getroffen haben, müssen sich früher oder später mit der Frage des richtigen Nutzungs- und Lizenzmodells auseinandersetzen. 

Dabei schrecken nach wie vor einige Unternehmen vor der Wahl einer lokalen DMS-Software zurück. Die Gründe dafür können vielfältig sein. Oftmals stehen sie jedoch in Verbindung mit vermeintlich hohen Anschaffungskosten, um den Hardwarevoraussetzungen einer lokalen DMS-Software gerecht zu werden. 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit lokaler DMS-Software auseinandersetzen und näher erörtern, welche Voraussetzungen in Bezug auf die Hardware bei der Anschaffung einer On-Premises DMS-Software tatsächlich erfüllt werden müssen. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS-Software: Ein Überblick 
• Aufbau und Funktionsweise einer DMS-Software 
• Server und Datenbanken bei lokaler DMS-Software 
• Schutz der Hardware 
• Datenschutz bei lokaler DMS-Software 
• Fazit: Das sind die Voraussetzungen für eine lokale DMS-Software 

DMS-Software: Ein Überblick

„DMS“ ist eine Abkürzung und bezeichnet Dokumentenmanagementsysteme. Hierbei handelt es sich wie der Name bereits vermuten lässt um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Doch moderne DMS-Software kann nicht nur als digitales Ablagesystem genutzt werden. 

In diesen Fällen werden oftmals andere Akronyme zur Bezeichnung der Software verwendet. Im Wesentlichen handelt es sich jedoch auch hierbei nur um eine DMS-Software mit zusätzlichen Funktionen. 

ECM-Software

„ECM“ bezeichnet Enterprise Content Management bzw. das Informationsmanagement in Unternehmen. Entsprechende Softwaresysteme dienen zur Speicherung, Sicherung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen aller Art im Unternehmen.

Darüber hinaus werden sie zur Zusammenführung von strukturierten wie auch unstrukturierten Informationen an einem zentralen Speicherort genutzt. 

EIM-Software

EIM-Software wir auch als ECM 2.0 bezeichnet. Im Wesentlichen erfüllt jedoch auch derartige Software eine ähnliche Funktion im Unternehmen. Der Funktionsumfang wird lediglich um das Element der unternehmensinternen Zusammenarbeit erweitert.

ECM-Software verfügt also über alle Funktionen eines ECM-Systems und ergänzt diese lediglich um ein Kollaborationselement. 
So können Unternehmen in vielen Bereichen vom Einsatz einer geeigneten DMS-Software profitieren. 

Unterschiedliche Anforderungen

Damit sich die potenziellen Vorteile einer lokalen DMS-Software jedoch auch einstellen, muss diese für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet sein. Ein wesentlicher Unterschied besteht hier zwischen den verfügbaren Nutzungs- und Lizenzmodellen. 

Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit lokaler DMS-Software auseinandersetzen und aufzeigen, welche konkreten Unterschiede vor allem in Bezug auf die Hardwarevoraussetzungen gegenüber der Cloud bestehen. 

Aufbau und Funktionsweise einer DMS-Software

Im Zuge der zunehmenden Spezialisierung auf Kernkompetenzen haben sich auch Softwareanbieter weiterentwickelt, um den damit einhergehenden, neuen Anforderungen gerecht zu werden. So ist der DMS-Software-Markt mittlerweile überaus vielfältig.

Es findet sich eine Vielzahl unterschiedlicher Software-Systeme, die beispielsweise auf die individuellen Anforderungen bestimmter Branchen ausgerichtet sind. 

Modularer Aufbau

Auch sind einige Systeme mittlerweile modular aufgebaut. Die einzelnen Module enthalten jeweils ein Funktionspaket, welcher üblicherweise in einem bestimmten Fachbereich benötigt wird.

Ändern sich die Anforderungen eines Unternehmens weil es beispielsweise wächst, bestimmte Aufgaben nun Inhouse abwickelt oder andere Teilbereiche outsourct, lassen sich entsprechende Module dazubuchen oder bei Bedarf auch abbestellen. 

Unterschiede in der Infrastruktur

Neben dem Funktionsumfang unterscheiden sich DMS-Software-Systeme vor allem im Nutzungs- und Lizenzmodell und somit auch in der Infrastruktur. So ist die Infrastruktur einer Cloud-basierten DMS-Software eine gänzlich andere als die eines lokalen Systems. 

Lokale DMS-Infrastruktur

Lokale DMS-Software wird auf den unternehmenseigenen Servern installiert und von dort aus auch betrieben. Somit befinden sich Software wie auch Hardware im Besitz des Unternehmens.

Dieses muss für die Abwicklung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen Sorge tragen und hat die volle Verantwortung für alle Komponenten der DMS-Software. 

Cloud-basierte DMS-Infrastruktur

Dies ist bei DMS-Software aus der Cloud nicht der Fall. Hier befinden sich Hard- wie auch Software im Besitz des Cloud-Betreibers bzw. des Softwareanbieters. Dieser stellt Unternehmen die DMS-Software als Komplettpaket zur Verfügung.

Da dieses Paket auch alle Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen beinhaltet, ist in Zusammenhang mit Cloud-Lösungen oftmals auch von Software-as-a-Service – kurz SaaS – die Rede. 

Dementsprechend anders sind auch die Hardwarevoraussetzungen bei unterschiedlichen Nutzungs- und Lizenzmodellen. 

Server und Datenbanken bei lokaler DMS-Software

Bei DMS-Software handelt es sich um datenbankbasierte Anwendungen. So hat jede DMS-Software ihre eigene Datenbank. In dieser werden alle wichtigen Informationen und Daten gespeichert und de, jeweiligen Nutzer bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt. 

Bei näherer Betrachtung wird klar, dass die Datenbank nicht nur ein Bestandteil der DMS-Software ist, sondern auch die Hardware an die Datenbank angepasst werden muss, um diese optimal unterstützen zu können. 

Kompatibilität von Datenbank und Hardware

Um dies zu gewährleisten, muss der jeweilige Server kompatibel mit der jeweiligen Datenbank der DMS-Software sein. Aus diesem Grund erwerben viele Unternehmen, welche sich für eine neue lokale DMS-Software entscheiden, auch im gleichen Zuge neue Server.

Auf diese Weise kann von Anfang an darauf geachtet werden, dass eine Kompatibilität gewährleistet ist. 

Besitzt das Unternehmen bereits eigene Server und möchte diese auch für den Betrieb einer neuen DMS-Software nutzen, müssen sie bei der Wahl eines geeigneten DMS-Software-Systems speziell auf die Kompatibilität achten. 

Serverkosten

Ursprünglich eigneten sich lokale DMS-Software-Systeme aufgrund der vergleichsweise hohen Anschaffungskosten – insbesondere auch in Verbindung mit der Hardware – vor allem für den Einsatz in größeren Unternehmen bzw. Unternehmen mit einer entsprechenden Liquidität. 

Heutzutage sind Server auch für kleinere Betriebe erschwinglich. Unternehmen sollten dabei jedoch im Hinterkopf behalten, dass mit zunehmender Nutzeranzahl auch bessere Prozessoren und zusätzlicher Arbeitsspeicher benötigt werden. 

Endgeräte berücksichtigen

Auch bedarf es entsprechender Endgeräte, die in der Lage sind, die DMS-Software zu betrieben. Je nach Anforderungen des Unternehmens bezieht sich dies nicht nur auf stationäre PCs, sondern beispielsweise auch auf Tablets und Smartphones für einen mobilen Zugriff auf die DMS-Software. 

Schutz der Hardware

Neben der Hardware selbst müssen auch entsprechende Vorkehrungen getroffen werden, um diese zu schützen. Server stehen üblicherweise räumlich isoliert in einem separaten Rechenzentrum, zu welchem nur befugte Mitarbeiter Zugang haben sollten. 

Schutz vor externen Einflüssen

Doch nicht nur vor Unbefugten sollte die Hardware geschützt werden. Auch andere, externe Einflüsse können die Server und somit das gesamte System gefährden. 

Hier sollten beispielsweise potenzielle Wasserschäden berücksichtigt werden. Aus diesem Grund sollten die Server idealerweise nicht direkt auf dem Boden stehen, sondern in entsprechenden Serverschränken untergebracht werden. 

Auch müssen die Server vor potenziellen Überhitzungen geschützt werden. Dies bezieht sich nicht nur in Bezug auf den Brandschutz, sondern auch auf eine wetterbedingte Überhitzung. Aus diesem Grund sollten die Serverräume immer entsprechend klimatisiert sein. 

Datenschutz bei lokaler DMS-Software

Auch der Datenschutz ist bei lokaler DMS-Software ein besonderes Thema. Bei Cloud-basierten Systemen sind die Daten, sofern eine stabile Internetverbindung gewährleistet ist, zeit- und standort- unabhängig zugänglich.

Das ist bei lokaler DMS-Software nicht der Fall. Da die Daten ortsgebunden verwaltet werden, sollten regelmäßig Vorkehrungen getroffen werden, um im Fall eines unerwarteten Zwischenfalls dennoch die Sicherheit der Daten gewährleisten zu können. 

Backups elementar

Zu diesen Maßnahmen zählen bei lokalen DMS-Software-Systemen Backups. Im Rahmen eines Backups werden alle im DMS verwalteten Daten auf eine externe Datenbank überführt und dort gespeichert.

Hierbei handelt es sich also mit anderen Worten um eine Art Versicherung des Unternehmens für den Fall, dass es zu einem Zwischenfall in Zusammenhang mit Server oder System kommt. 

Aus diesem Grund sollten möglichst in regelmäßigen Abständen entsprechende Backups durchgeführt werden. 

Fazit: Das sind die Voraussetzungen für eine lokale DMS-Software

Es lässt sich also festhalten, dass Unternehmen durch die Entscheidung für eine lokale DMS-Software ein entsprechender Aufwand bei der Gewährleistung der Hardwarevoraussetzungen entsteht.

Dieser sollte sie jedoch nicht davon abhalten, sich für eine On-Premises DMS-Software zu entscheiden, sofern dieses Nutzungs- und Lizenzmodell in allen anderen Bereichen geeignet ist.