Das DMS-System muss vor Inbetriebnahme diese Punkte erfüllen

Ein DMS-System muss vor Inbetriebnahme diese spezifischen Anforderungen erfüllen.

Die Start-Up Landschaft ändert sich. Laut dem KfW-Start-up-Report ist die Zahl der Start-up Gründer in Deutschland deutlich gestiegen.

„Im Jahr 2017 gab es rund 108.000 Start-Gründer mit 60.000 jungen Unternehmen. Ein Jahr zuvor lag diese Zahl noch bei 93.000 Gründern mit 54.000 Start-ups. Dies entspricht einem Zuwachs von rund 16 %.“ (vgl. kfw.de).

Die KfW Research definiert Start-ups als innovations- oder wachstumsorientierte, junge Unternehmen, die aufgrund dieses Profils von besonderem volkswirtschaftlichen Interesse sind (vgl. kfw.de). Viele Start-Ups entstehen aus einer Idee heraus – einem neuen Geschäftsmodell oder einem neuen Produkt, welches noch nicht auf dem Markt etabliert ist.

Konkurrenz kommt schnell

Wird das Produkt bzw. Geschäftsmodell von den Kunden angenommen, sprießen meist innerhalb kürzester Zeit die nächsten Start-Ups aus dem Boden, die sich mit einem ähnlichen Produkt auf dem Markt etablieren wollen – denn Informationsfluss in Zeiten der Digitalisierung findet in Echtzeit statt.

Besonders durch die immense Konkurrenz wird es für Start-Ups daher zunehmend wichtig, regelmäßiges Wachstum zu gewährleisten. 
Zudem gilt es, sich gegen etablierte Unternehmen zu behaupten, welche bereits seit Jahren ihre Prozesse mittels geeigneter Software verschlanken und sich so einen Wettbewerbsvorteil sichern. 

DMS von Anfang an

Gleichzeitig bietet das umfangreiche Angebot von Unternehmenssoftware (wie beispielsweise DMS Lösungen) jedoch auch zahlreiche Chancen für Start-ups – und damit Chancen, ihre eigenen Prozesse zu optimieren. Mittlerweile ist die Auswahl so groß, dass auch für die individuellen Bedürfnisse kleiner Unternehmen und Existenzgründer das richtige im Sortiment ist. Doch wobei kommt es bei der Wahl einer geeigneten DMS Lösung an? An welchen Kriterien sollte sich ein Unternehmen orientieren, welches zum ersten Mal DMS Software implementieren und nutzen möchte? 

Auf welchen Installationstyp sollten Start-Ups setzen und wie geht es im Bereich DMS in Zukunft weiter? Diesen Fragen werden wir uns im Folgenden näher annehmen. 

DMS Software für Existenzgründer 

DMS Software kann für viele junge Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung darstellen. Sie ist ein wertvolles Tool bei der Organisation, Verwaltung und Handhabung sämtlicher unternehmensrelevanter Dokumente. Umso wichtiger ist es, dass die Entscheidung für ein geeignetes System im Vorab wohl überlegt ist – zumal es sich bei manchen DMS Lösungen um eine durchaus große Investition handelt. 

DMS mittels eigenem Server? 

Für viele Start-Ups stellt sich früher oder später die Frage, wie die DMS Software betrieben werden soll. Obwohl Software auf dem hauseigenen Server durchaus Vorteil wie Flexibilität und Kontrolle mit sich bringt, handelt es sich um eine Investition, die besonders für kleine Existenzgründer meist nicht tragbar ist. 

Start-Ups müssen üblicherweise ohnehin eine Vielzahl eine Investitionen tätigen, bevor die ersten Umsätze zu verzeichnen sind: Personal, Büroräume, Ausstattung, Produktion, Versand – all diese Dinge kosten Geld, bevor sie welches in die Kasse bringen. Damit die Anfangsinvestitionen nicht die Überhand gewinnen, können Cloud DMS Lösungen für viele Unternehmen eine echte Alternative darstellen. 

Cloud DMS für Start-Ups 

Cloud Lösungen haben Vor- und Nachteile. Beispielsweise bestehen oftmals weniger individuelle Anpassungsmöglichkeiten, welches besonders bei Start-Ups von Nachteil sein könnte, die ein sehr spezielles Geschäftsmodell und dementsprechend besondere Anforderungen haben. 

Geringe Kosten beim Start

Ein entscheidendes Argument für Cloud DMS ist jedoch die Tatsache, dass Anfangsinvestitionen so gut wie vollständig entfallen. Es muss lediglich eine Lizenz erworben werben. Abgerechnet wird meist pro User auf monatlicher Basis. Da besonders bei Start-ups die Anzahl der User zu Beginn vermutlich sehr gering ist, sollten sich auch die laufenden Kosten im Rahmen halten. 

Ein weiteres Plus findet sich in der Tatsache, dass es sich bei Cloud DMS um eine SaaS Lösung handelt. SaaS steht in diesem Fall für Software as a Service.

Wartung und Insatllation outsourcen

Mit Erwerb einer Lizenz zur Nutzung Cloud-basierter DMS erwirbt man nicht nur die Software selbst, sondern auch Speicherkapazität, automatische Updates und Kundenservice. Somit müssen für die Wartung nicht die knappen, hauseigenen Ressourcen des Start-Ups mobilisiert werden. Wird eine zusätzliche Funktion benötigt, kann diese für einen Aufpreis dazu gebucht werden. 

Open Source DMS – So schön, um wahr zu sein?

Viele Start-Ups werden auf ihrer Suche nach einem geeigneten DMS vermutlich auch über sogenannte Open Source Lösungen stolpern. Diese zeichnen sich vor allem durch zwei Dinge aus: Zum einen ist ihr Quellcode offen und somit für jeden, der über ausreichende Programmierkenntnisse verfügt, individuell anpassbar.

Nur auf den ersten Blick billig

Zum anderen sind die Systeme selbst in der Regel kostenlos. Besonders aus diesem Grund mögen Open Source DMS Lösungen auf den ersten Blick vor allem für Start-Ups mit eingeschränkten (finanziellen) Mittels verlockend erscheinen. Zu beachten ist jedoch, dass nur das standardisierte System selbst in der Regel kostenlos ist. Dieses verfügt meist über wenig Funktionen bzw. vorhandene Funktionen sind meist nur eingeschränkt nutzbar.

Kosten können vielfältig sein

So kommt es in den meisten Fällen früher oder später dazu, dass weitere Funktionen gegen ein bestimmtes Entgelt hinzu gebucht werden müssen. Theoretisch könnte ein Start-up die nötigen Änderungen aufgrund des offenen Quellcodes selbst vornehmen. In der Praxis sieht dies aber meist anders aus.

Die allermeisten Start-Ups werden nicht über das nötige IT-Knowhow bzw. die erforderlichen Programmierkenntnisse verfügen, die entsprechenden Änderungen selbst vorzunehmen, weshalb schnell die bezahlte Dienstleistung Dritter ins Spiel kommt.

Open Source kann eine Option sein

Dies soll nicht bedeuten, dass von Open Source Lösungen in jedem Fall abzuraten ist. Sie können einen guten, ersten Einstieg in die Welt der DMS bieten. Es sollte lediglich beachtet werden, dass kaum ein DMS sämtliche Bedürfnisse eines Unternehmens kostenlos erfüllen wird. 

Kostspielige DMS rundum-Lösungen 

Doch auch das Extrem in die entgegengesetzte Richtung ist in den meisten Fällen nicht zielführend. So lohnt es sich schlichtweg nicht, in eine teure DMS Lösung zu investieren, welche sämtliche Funktionen abdeckt – auch diejenigen, die gar nicht benötigt werden. 
Überflüssige Funktionen sind jedoch nicht nur aus finanzieller Sicht eine schlechte Idee.

Je mehr Funktionen verfügbar sind, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass die Oberfläche für ungeschulte Nutzer unübersichtlich wird. Eine unübersichtliche Oberfläche wirkt wiederum der eigentlichen Funktion einer DMS Lösung – der Prozessoptimierung und Zeitersparnis – entgegen. 

Es wird deutlich, dass es bei der Wahl eines geeigneten DMS für Start-Ups diverse Faktoren zu beachten gibt. Unabhängig vom Geschäftsmodell oder der finanziellen Mittel des Start-Ups gilt es in jedem Fall zunächst, das Anforderungsprofil an ein neues System zu definieren, bevor leichtsinnig eine Wahl getroffen wird.