Warum bei der DMS-Auswahl auf ISO-Standards zu achten ist

Was ISO-Normen mit DMS-Software zu tun hat und warum Sie bei der Auswahl einer passenden Lösung für Ihr Unternehmen auf diese achten müssen, zeigen wir Ihnen hier.

Die Internationale Organisation für Normung erarbeitet Normen für so gut wie alle Bereiche. Was genau diese mit DMS-Software zu tun haben, wollen wir in diesem Artikel einmal genauer durchleuchten. 

Zuvor jedoch wollen wir uns mit der allgemeinen Funktionsweise von DMS-Software-Systemen auseinandersetzen, um besser verstehen zu können, warum genau die ISO-Normen an dieser Stelle berücksichtigt werden müssen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS-Software? – Eine Definition 
• Funktionen einer DMS-Software 
• Welches Lizenzmodell ist das richtige? 
• Was sind ISO-Normen? – Eine Definition 
• ISO und DMS-Software – Wie gehört das zusammen? 
• Fazit: ISO-Normen erleichtern die Suche

Was ist DMS-Software? – Eine Definition

Mit DMS wird das sogenannte Dokumenten-Management-System abgekürzt.

Im Kern geht es dabei um eine strategische Ausrichtung und die Organisation aller Maßnahmen zur Verwaltung der unternehmenseigenen Dokumente. Besser gesagt um den Umgang und der Ablage dieser. 

Täglich gehen in ein Unternehmen tausende Dokumente ein uns aus. Dabei entstehen zahlreiche Versionen ein und desselben Dokumentes. Hier bedarf es einer korrekten Organisation, damit immer deutlich wird, welche Version die aktuelle ist.

In der Vergangenheit wurden nach jeder Änderung neue Kopien an alle Akteure verteilt. Die letzte Version musste dann final kopiert und in entsprechenden Aktenordnern abgelegt werden. 

Digitales Dokumentenmanagement unerlässlich

Da heute mehrheitlich digitale Dokumente umherlaufen, bedarf es eines digitalen Dokumentenmanagements.

Während bis vor Kurzem noch digitale Dokumente ausgedruckt und den physischen Archiven zugeführt wurden, läuft dieser Vorgaben heute umgekehrt ab.

Die letzten analogen Dokumente werden dem digitalen Dokumentenmanagement zugeführt. 

Diese werden einfach eingescannt und dann wie alle anderen digitalen Dokumente auch einer klar definierten Ordnerstruktur zugeführt. Digitale DMS-Software-Lösungen führen sämtliche Dokumente auf einer zentralen Datenbank zusammen.

Auf diese haben alle Mitarbeiter Zugriff und können ihre Daten dort teilen. Auf diese Weise laufen Informationen schneller und sicherer umher. 

Schnellere und bessere Prozesse

Abteilungsgrenzen werden so überwunden und es gibt immer nur eine einzige Version eines Dokumentes. Auf diese Weise werden Fehler vermieden und allen Beteiligten ist immer schnell klar, was sich an einem Dokument geändert hat.

So entstehen im gesamten Unternehmen schnellere und sichere Workflows. 

Mehr als nur Daten speichern

Somit wird an dieser Stelle schon deutlich, dass eine DMS-Software weit mehr ist, als nur eine elektronische Dokumentenverwaltung. Auch wenn das Kernziel in der strukturierten und revisionssicheren Ablage von Dokumenten liegt, bieten heutige DMS-Lösungen viele weitere Vorteile. 

Mit speziellen Funktionen lassen sich viele Bereiche rund um die Erstellung, Bearbeitung und Versendung von Dokumenten automatisieren. 

Ein Beispiel: Meldet ein Abteilungsleiter einen Bedarf an einem neuen Mitarbeiter an, so kann dieser im System eingegeben und dann von entsprechender Stelle geprüft werden.

Anschließend erstellt das System automatisch an Hand der Daten, die der Abteilungsleiter zum Anzeigen des Bedarfs eingegeben hat, eine entsprechende Stellenausschreibung.

Diese wird dann auf den einschlägigen Jobportalen oder der eigenen Website veröffentlicht. 

Geht dann eine Bewerbung ein, so leitet das System diese direkt an die entsprechenden Entscheider ein und bietet Funktionen zur Bewertung dieser.

Sind sich alle einig und bewerten die Bewerbung positiv, kann das System automatisch in den Kalendern der Entscheider nach freien Terminen suchen und ein Vorstellungsgespräch vereinbaren. 

Funktionen einer DMS-Software

Mit diesem Beispiel wird deutlich, welchen Mehrwert solche Systeme heute mit sich bringen.

Aufgebaut sind DMS-Softwaresysteme meist aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. So finden sich folgende Module an: 

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Revisionssichere Ablage
• Import und Export von Dokumenten usw.

Mit all diesen Funktionen holt ein Unternehmen sich ein mächtiges Tool ins Haus und nimmt einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung.

Dabei ist nicht von Beginn an jede dieser Funktionen gleich wichtig. Dabei kommt es auf das Unternehmen selbst und die eigenen Begebenheiten an. Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheidenden sich die DMS-Systeme am Markt. 

Welches Lizenzmodell ist das richtige?

Auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell ergeben sich Unterschiede. So kann ein System beispielweise auf den hauseigenen Servern betrieben werden, oder aber aus einer Cloud heraus. Hier finden sich im Wesentlichen vier verschiedene Modelle:

• On-Premises-DMS
• Cloud-DMS
• Hybride DMS
• Gehostete DMS

Klassischerweise erwirbt man eine entsprechende Software und installiert diese auf den hauseigenen Servern.

Diese Variante wird auch als On-Premises beschrieben. Der Vorteil dieses Modells, die Daten bleiben in den eigenen Reihen. Doch damit sind auch einige Nachteile verbunden.

Zum einen muss das Unternehmen selbst entsprechende Sicherheitsmaßnehmen zum Schutz der Daten initiierten. Auch ist dieses Modell oft mit hohen Kosten verbunden, was gerade kleine Unternehmen oft zurückschrecken lässt. 

DMS-Software aus der Cloud

Dem gegenüber steht das Cloud-Modell. Hier wird die Software auf Servern eines Cloud-Betreibers installiert und über eine Cloud zugänglich gemacht.

Kunden kaufen lediglich Lizenzen zur Nutzung und können fortan mit einem Internetzugang mit dem System arbeiten. Der Nachteil hier, die Daten verlassen das Unternehmen, was datenschutzrechtliche Fragen auswirft. 

Hybride Variante

Beide Modelle haben Ihre spezifischen Vor- und Nachteile. Am Ende liegt es beim Unternehmen selbst, für welche Variante man sich entscheidet. Auch hybride Varianten finden sich am Markt.

Hier werden einfach Teile aus der Cloud bezogen und andere, meist sensiblere Unternehmensbereiche mit lokalen Servern abgedeckt. 

Kommen wir nun jedoch zum eigentlichen Gegenstand dieses Artikels, den ISO-Normen und deren Verbindung zur DMS-Software. Im Vorfeld lohnt es sich zunächst einmal zu klären, was ISO-Normen überhaupt sind. 

Was sind ISO-Normen? – Eine Definition

Zunächsteinmal, was ist die ISO. Die ISO, oder auch die „International Standard Organization“ ist ein Verbund verschiedener Organisationen mit Sitz in der Schweiz, die sich mit der Erarbeitung von einheitlichen Normen befassen.

Eben jene Normen erfreuen sich internationaler Gültigkeit und es gibt sie für so gut wie alle Bereiche, mit wenigen Ausnahmen. Im Bereich Elektronik und Telekommunikation greifen Normen anderer Organisationen. 

Was genau ist eine ISO-Norm?

Im Kern ist eine Norm nichts anderes, als durch eine Organisation erarbeitete Veröffentlichung von Richtlinien und Merkmalen zu einem bestimmten Feld.

Ziel dieser Normen ist die einheitliche Formulierung von Richtlinien, die den aktuellen wissenschaftlichen und technischen Standards entsprechen und Anwender, wie auch die Gesellschaft voranbringt. 

ISO und DMS-Software – Wie gehört das zusammen?

Die ISO schafft solche Normen in so gut wie allen Bereichen. So eben auch im Qualitätsmanagement, im Umgang mit Daten, zu korrekten Speicherung von Dokumenten usw. So entstanden in den vergangenen Jahren unzählige verschiedene ISO-Normen, die für die Unternehmen von unterschiedlicher Bedeutung sind. 

ISO 27001 – Informationssicherheit

So stellt beispielsweise die ISO-Norm 27001 die Informationssicherheit fest. In dieser Familie von Standards geht es um die Organisation der Sicherheit von Informationen zu Vermögenswerten, zu geistigen Eigentums, zu Mitarbeiterdaten oder auch um den Schutz von Informationen, die an Dritte übertragen werden.

Eine ISO-Zertifizierung stellt sicher, dass die dafür eingekauft Technik die Standards der ISO einhält. 

ISO 9000/9001 – Qualitätsmanagement 

Besonders Interessant ist in diesem Bereich die Familie der Standard 9000. Diese befasst sich mit den verschiedenen Aspekten des Qualitätsmanagements.

Diese Normen sind Leitlinien für Unternehmen und Organisationen, die sicherstellen möchten, dass ihre Produkte und Dienstleistungen den Kundenanforderungen gerecht werden und die Qualität sich kontinuierlich steigert.

Keine ISO-Zertifizierung = Ausschlusskriterium?

Auf der Suche nach passender DMS-Software werden sie schnell feststellen, dass nicht jedes System mit einer ISO-Zertifizierung wirbt. Für Sie als Kunde stellen die ISO-Normen eine gute Möglichkeit zur Orientierung dar. Mehr jedoch nicht.

Nur wie sich das eine Unternehmen um eine entsprechende Zertifizierung bemüht und sein System dahingehend ausgelegt hat, muss derselbe Bereich in einem anderen System dadurch nicht schlechter sein.

Dennoch entsteht mit den ISO-Normen eine gewisse Vergleichbarkeit der Systeme, wenngleich die eigenen Ziele, die mit einer DMS-Software verfolgt werden sollen, immer an erster Stelle stehen. 

Fazit: ISO-Normen erleichtern die Suche

Mit einer DMS-Software holt sich als Unternehmen ein mächtiges Tool ins Haus, das viele sensible Daten berührt.

Da will man als Kunde sicherstellen, dass diese auch korrekt und vor Allem sicher verarbeitet werden. ISO-Normen regeln auch vielen Bereich im Qualitätsmanagement und auch bei der Sicherung und im Umgang mit Dokumenten kommen sie zum Tragen. 

Kunden die auf der Suche nach einer passenden DMS-Software sind, können an Hand einer ISO-Zertifizierung ein Stück Sicherheit in der angepriesenen Lösung entdecken.

Letztlich machen die Zertifizierungen den gesamten markt ein Stück weit transparenter und schaffen Vertrauen. Doch sollte man überdies nicht vergessen, dass eine DMS-Lösung auch ohne entsprechende Zertifizierung die Normen erfüllen kann.