Sind Open Source DMS-Programme immer kostenlos?

Erfahren Sie alles über die direkten und mittelbaren Kosten einer Open Source DMS-Software.

Die Wahl der richtigen Unternehmenssoftware stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Letztlich soll das neue System dem Unternehmen möglichst lange erhalten bleiben.

Open Source Software mag dabei zunächst als eine attraktive Option erscheinen. Vermeintlich gering sind schließlich die Kosten, die mit der Anschaffung einer offenen DMS-Software einhergehen. Vorweggenommen sei jedoch: Open Source Software ist nicht immer wirklich gänzlich kostenfrei.

Warum das so ist und an welchen Stellen sich zusätzliche Kosten verstecken können, erfahren Sie im Folgenden.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine DMS-Software?
• Wie ist DMS-Software technisch aufgebaut?
• Was bedeutet „Open Source“?
• Sind Open Source Lösungen immer kostenfrei?
• Was sind die Vor- und Nachteile einer Open Source DMS-Software?
• Fazit: Die Kosten einer Open Source DMS-Software

Was ist eine DMS-Software?

Die Abkürzung „DMS“ steht für „Dokumentenmanagementsystem“. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Für viele Unternehmen stellt die Anschaffung einer DMS-Software den ersten, wichtigen Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse dar. Und das aus gutem Grund – ein DMS kann Unternehmen die Arbeit in vielen Bereichen erleichtern.

Vorteile einer DMS-Software

Vor allem bei der Abwicklung administrativer Tätigkeiten kann ein DMS die Belegschaft entlasten. Softwareseitige Automatisierungen reduzieren den administrativen Aufwand der Mitarbeiter und schaffen Kapazitäten für die Abwicklung zielführender Aufgaben.

Auf diese Weise kann Unternehmen durch die Nutzung einer DMS-Software durchaus ein Wettbewerbsvorteil entstehen.

Wie ist DMS-Software technisch aufgebaut?

Bei der Wahl einer geeigneten DMS-Software können sich Unternehmen an bestimmten Unterscheidungsmerkmalen orientieren. Ein wichtiges Kriterium ist dabei das Lizenzmodell.

Unterschiedliche Lizenzmodelle

Grundsätzlich ist in Bezug auf das Lizenzmodell zwischen

• Lokaler DMS-Software
• Cloud-basierter DMS-Software
• Hybrid DMS

Zu differenzieren. Jedes Lizenzmodell geht dabei mit eigenen Vor- und Nachteilen einher. Daher lässt sich keine pauschale Empfehlung für ein bestimmtes Lizenzmodell aussprechen.

Unternehmen müssen diese Entscheidung unter Berücksichtigung der jeweiligen Rahmenbedingungen sowie ihrer individuellen Anforderungen treffen.

Module und Funktionen

DMS-Software verfügt über diverse Funktionen. Je nach Art des Systems sind beispielsweise Funktionen aus den Bereichen

• Abrechnung
• Archivierung
• Belegerfassung
• Barcode-Erfassung & -Identifizierung
• Digitale Signaturen
• Drag & Drop
• OCR
• Ordnerstruktur
• Personalmanagement
• Revisionssichere Ablage
• Suchfunktion, Verschlagwortung
• Versionierung
• Vertragsmanagement

oder auch eine mobile Verfügbarkeit integriert. Funktionen eines Bereiches werden häufig innerhalb eines Moduls zusammengefasst. Je nach Software lassen sich dabei Module nach Bedarf zusammenstellen.

In diesem Fall ist auch von einem modularen Aufbau die Rede.

Was bedeutet „Open Source“?

“Open Source” bedeutet wörtlich soviel wie „offene Quelle“. Gemeint ist damit der Quelltext der DMS-Software. Bei einer Open Source Software ist dieser auch für Dritte öffentlich

• Einsehbar
• Zugänglich
• Anpassbar
• Nutzbar

Das bedeutet, dass Unternehmen, welche eine Open Source Lösung nutzen, diese nach Bedarf in Eigenregie auf ihre jeweiligen Anforderungen anpassen können.

Wer entwickelt Open Source Software?

Hinter dem Begriff „Open Source“ verbirgt sich eine ganze Community. Diese setzt sich sowohl aus Privatpersonen, als auch aus Unternehmen zusammen.

Privatpersonen entwickeln und optimieren open Source Systeme meist aus altruistischen Gründen oder bloßem Interesse.

Unternehmen haben häufig eigennützigere Beweggründe, wie beispielsweise die Vergrößerung des Marktanteils oder die Senkung der Entwicklungskosten.

Sind Open Source Lösungen immer kostenfrei?

Trotz entfallender Lizenzkosten sind Open Source Lösungen nicht mit kostenloser Software gleichzusetzen.

Aus Free Software wird Open Source Software

Tatsächlich lief open Source Software zunächst unter der Bezeichnung „Free Software“.

Da es bei diesem Begriff jedoch häufig zu Verwechslungen mit „Freeware“ (Kostenloser Software) kam, entstand in den 1990er Jahren der Begriff „Open Source“ für Software mit offenem Quelltext und wurde mit Linux populär.

Open Source Software ist also keinesfalls mit kostenloser Software gleichzusetzen.

Tatsächlich können open Source Lösungen in unterschiedlichen Bereichen Kosten verursachen.

Anpassungen

Grundsätzlich lässt sich der Quellcode von jedem Unternehmen in Eigenregie an die jeweiligen Anforderungen anpassen. Dazu bedarf es jedoch nicht nur an Kapazitäten in der hauseigenen IT-Abteilung, sondern auch an entsprechendem Know-how.

Ist dies nicht gegeben, ist die Beauftragung eines externen Dienstleisters in manchen Fällen unumgänglich.

Zwar bieten beispielsweise Open Source Online-Foren Unternehmen die Möglichkeit zum offenen Austausch, doch die Umsetzung muss nach wie vor inhouse abgewickelt oder kostenpflichtig an eine externe Partei abgegeben werden.

Premium-Features

Darüber hinaus ist es auch möglich, dass nur die Standardversion einer Software als Open Source Version veröffentlicht wird. Werden zusätzliche Funktionen oder Module benötigt, können diese durchaus kostenpflichtig sein.

Und das aus gutem Grund; letztlich investieren Entwickler Zeit und Geld in die Bereitstellung des Systems.

Vervielfältigung der Software

Obgleich für die Softwarelizenz bei einer Open Source Lösung keine Kosten anfallen, können dennoch zusätzliche Kosten für einen Download-Service oder entsprechende Datenträger anfallen.

Was sind die Vor- und Nachteile einer Open Source DMS-Software?

Es wird also deutlich, dass Open Source Lösungen nicht pauschal mit kostenloser Software gleichzusetzen sind.

Abgesehen von den Kosten gibt es dennoch einige Argumente, die für die Anschaffung einer Open Source DMS-Software sprechen.

• Vorteil 1: Unabhängigkeit

Ein wesentlicher Vorteil von Open Source Lösungen ist die Unabhängigkeit, die mit ihnen einhergeht.

Unternehmen können selbst entsprechende Veränderungen am System vornehmen und können – sofern alle nötigen Rahmenbedingungen gegeben sind – somit unabhängig von externen Dienstleistungen operieren.

• Vorteil 2: Flexibilität

Ein weiterer Vorteil, welche nahtlos an die Unabhängigkeit anschließt, ist die Flexibilität. Ändern sich die Anforderungen an die DMS-Software mit der Zeit, hat ein Unternehmen die Möglichkeit, notwendige Anpassungen selbst durchzuführen.

• Vorteil 3: Macht der Vielen

Zu guter Letzt profitieren Unternehmen durch die Nutzung einer Open Source Lösung von den Vorteilen einer großen Gemeinschaft. So findet sich bei softwareseitigen Problemen in vielen Fällen Abhilfe in Online-Foren.

Doch Open Source Lösungen geht auch mit einigen Nachteilen einer.

• Nachteil 1: Mangelnder formeller Support

So mangelt es Unternehmen häufig an formellem Support durch den Anbieter. Wird formeller Support benötigt, muss dieser kostenpflichtig extern beschafft werden.

• Nachteil 2: Schulungsaufwand

Ein weiterer Nachteil liegt im oftmals erhöhten Schulungsaufwand. Open Source Lösungen sind häufig nicht so intuitiv nutzbar wie kommerzielle Systeme, was für viele Unternehmen einen größeren Schulungsaufwand bedeutet.

• Nachteil 3: Mangelnde Garantie

Zu guter Letzt profitieren Nutzer von Open Source Lösungen von keinerlei Garantie; weder in Bezug auf die Software selbst noch bzgl. ihrer künftigen Weiterentwicklung.

Fazit: Die Kosten einer Open Source DMS-Software

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass auch Open Source Software Kosten verursachen kann.

Vor allem externe Dienstleistungen, ohne die die Software ihren potenziellen Mehrwert für ein Unternehmen nicht gänzlich entfalten kann, ist ein möglicher Kostenfaktor.

Vor- und Nachteile abwägen

Letztlich müssen Unternehmen die Vor- und Nachteile einer Open Source Lösungen individuell abwägen und somit im Einzelfall entscheiden, ob sich eine derartige Lösung für den Einsatz im eigenen Betrieb eignet.