Wie KI die Buchhaltung prägt

Welche Vorteile bringt die künstliche Intelligenz für Ihre Finanzabteilung?

Die digitale Transformation ist omnipräsent und findet auch im Finanzwesen statt. Viele Aufgaben, die üblicherweise auf Papier erledigt wurden, werden mittlerweile von digitalen Softwares übernommen. Ein zentraler Aspekt dieser Entwicklung ist die künstliche Intelligenz (KI), auch bekannt als Artificial Intelligence (AI).

Für viele ist das Potenzial von KI in der Buchhaltung noch schwer greifbar. Gerade deshalb ist es umso wichtiger, gut über die „künstliche Buchhaltung" informiert zu sein. Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie AI Ihr Business langfristig prägen kann.

Inhaltsverzeichnis

• Aktueller Stand der KI in der Buchhaltung
• Vorteile
• Anwendungsbeispiele
• Herausforderungen 
  • Grenzen der KI 
• Fazit

Aktueller Stand der KI in der Buchhaltung

Auch in der Buchhaltung wird es immer wichtiger, sich neuen Technologien anzupassen. Der Status quo ist, dass Buchhaltungssoftwares wie Dokumentenmanagementsysteme (kurz DMS-Systeme) bereits genutzt werden. Diese Softwares sowie weitere generelle Arbeitsschritte im Rechnungswesen können mit künstlicher Intelligenz effizienter werden.

Dennoch scheint KI in der Finanzwirtschaftsbranche nicht besonders beliebt zu sein. Eine Studie der DIHK (Februar 2023) zeigt, dass KI nur bei 23 Prozent der Unternehmen angewendet wird. Bei branchenübergreifenden Unternehmen liegt der Anteil sogar nur bei 14 Prozent. Grund dafür sind Unsicherheiten, wie KI am besten implementiert werden kann. Oft wird die Einführung von KI in der Buchhaltung auch deshalb nicht in Betracht gezogen, weil die Vorteile nicht ausreichend kommuniziert werden.

Vorteile

Künstliche Intelligenz bietet der Buchhaltung neue Möglichkeiten, die weit über traditionelle Methoden hinausgehen. Die folgenden Chancen und Vorteile zeigen auf, wie KI die Buchhaltung optimieren kann.

Effizienzsteigerung 

Die Automatisierung übernimmt manuelle Aufgaben und sorgt damit für schnellere Prozesse. Dazu gehören Aufgaben wie das Erstellen und Senden von regelmäßigen Rechnungen, die Belegerfassung oder Zahlungsabwicklungen. Diese Routinenaufgaben kosten oft wertvolle Zeit, die durch die KI für wichtigere Tätigkeiten genutzt werden kann. 

Von Bedeutung ist dabei das „Optical Character Recognition” (OCR), zu Deutsch „Optische Zeichenerkennung“. Das OCR scannt und interpretiert Belege automatisch und trägt diese in das DMS-System ein. Dafür werden handelsübliche Scanner verwendet, mit denen das OCR Zeichen sowie Texte automatisiert erkennt, um diese daraufhin auszulesen. Dies funktioniert mit digitalen sowie physischen Dateien. 

Fehlerminimierung 

Durch die Implementierung von KI können große Mengen an Finanzdaten präzise und in Echtzeit analysiert werden. Die künstliche Intelligenz identifiziert dabei Muster und Trends, wodurch Risiken schneller erkannt und minimiert werden. Der Bedarf an manuellen Kontrollen sinkt dank KI-Buchhaltungssystemen, es kann finanzielle Prognosen und Strategien entwickeln und senkt die Fehlerquote erheblich. 

Denn Fehler in der Buchhaltung können schnell teuer werden: scheinbar kleine Ungenauigkeiten können zu Steuerstrafen führen oder falsche finanzielle Entscheidungen mit sich ziehen. Die hohe Präzision von AI kann dieses Risiko stark verringern und für finanzielle Stabilität sorgen. 

Kostenminimierung

Zeitaufwändige Aufgaben können mit AI automatisiert werden, wie beispielsweise Zahlungen per Lastschrift oder Überweisungen auf Knopfdruck. Dies ermöglicht es der Finanzabteilung, sich komplexeren Aufgaben zu widmen. Weniger manuelle Aufgaben und eine gesteigerte Produktivität führen zu Einsparungen bei den Personalkosten. 

Verbesserte Entscheidungsfindung 

Datenbasierte Analysen können dank künstlicher Intelligenz strategische Entscheidungen unterstützen und bei gerinfügigeren Aufgaben eigenständig handeln. Folglich ist es für Sie einfacher, sich zukünftigen Entwicklungen anzupassen und innovative Lösungen einzubinden. 

Erhöhte Compliance

Für Unternehmen wird es immer wichtiger, sich an gesetzliche Vorschriften zu halten. Gerade regulatorische Anforderungen werden immer komplexer, wodurch die Compliance-IT‑Abteilung oft ihre Grenzen erreicht und schwer den vollen Überblick haben kann. 

In diesem Fall kann KI Transaktionen in Echtzeit prüfen und Unstimmigkeiten erfassen und somit die Compliance-Prozesse automatisieren und überwachen. Letztendlich wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wegen der automatisierten Überwachung zuverlässiger und effizienter. 

Gesteigerte Sicherheit 

Machine-Learning-Systeme sind in der Lage, verdächtige Transaktionen automatisch zu identifizieren und zu markieren. Sobald eine verdächtige Buchung erkannt wird, wird diese an zuständige Compliance-Beauftragte weitergeleitet. Artificial Intelligence kann so Betrugs- und Geldwäscheversuche erkennen. Dies führt auch dazu, dass regulatorische Strafen und finanzielle Verluste reduziert werden. 

Anwendungsbeispiele

KI kann im Rechnungswesen für die Rechnungsverarbeitung genutzt werden. Dabei werden Eingangsrechnungen, wie z. B. Abonnements, automatisch erfasst und verbucht, ohne dass manuelle Dateneingaben benötigt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. 

Zudem unterstützt sie auch die Zahlungsabwicklung durch automatisierte und überwachte Zahlungen, wobei potenzielle Zahlungsausfälle frühzeitig erkannt werden. Weitere Beispiele umfassen die Finanzplanung, bei der Prognosen und Budgets auf Basis umfassender Datenanalysen erstellt werden, sowie den Einsatz von KI im Steuerbereich, wo sie Steuerverpflichtungen analysiert, um Strategien zu optimieren und unnötige Abgaben zu vermeiden.

Herausforderungen 

Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es bei der Eingliederung von KI in Ihr Dokumentenmanagement gewisse Hürden zu überwinden. Dazu gehört, dass Arbeiter befürchten, KI könnte ihren Arbeitsplatz übernehmen. Diese Sorge kann jedoch schnell genommen werden. Die Intelligenz ist allein dafür da, repetitive Aufgaben abzunehmen, um mehr Zeit für andere Aufgabenbereiche zu schaffen. 

Des Weiteren kann es für Mitarbeiter herausfordernd sein, sich auf die neue Technologie einzustellen, was ein umfangreiches Training erfordert. Die nötige Akzeptanz unter dem Kollegium können Sie durch ausführliche Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen erreichen. 

Der Datenschutz ist ein weiteres Bedenkthema. Sie sollte sicherstellen, dass sensible Informationen den strengen Datenschutzrichtlinien entsprechen. Dies ist wichtig, um die Integrität und Vertraulichkeit unter den Kunden zu bewahren. Denn oft besteht die Sorge, dass Finanzdaten zur Schulung der KI genutzt werden könnten. 

Grenzen der KI

Derzeit kann die intelligente Technologie auch an die eigenen Grenzen geraten. Komplexe Entscheidungen sind weiterhin Aufgabe der menschlichen Mitarbeiter. Häufig fehlt der KI der Kontext des Sachverhalts und sie kann die Ebenen menschlicher Entscheidungen nicht bewältigen.

Deshalb sollte gerade bei ethisch und moralisch komplexen Entscheidungen der Einsatz von KI gemieden werden. Denn die Schwierigkeit für die KI liegt darin, zwischen rechtlich korrekten und ethisch fragwürdigen Entscheidungen zu differenzieren. 

Fazit 

Der Einsatz von KI im Dokumentenmanagement bietet Ihrem Unternehmen eine größere Chance, zukunftsfähig zu bleiben. Sie sind auf mögliche Herausforderungen besser vorbereitet, wenn Sie frühzeitig in KI investieren. Manuelle Prozesse werden zunehmend Schwierigkeiten haben, sich langfristig zu behaupten. Unternehmen, die KI nutzen, profitieren somit von automatisierten Workflows, höherer Effizienz und reduzierten Kosten – und sichern sich so einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Zudem gilt: Je früher Sie die Technologie implementieren, desto schneller können sich Ihre Mitarbeiter an die neuen Arbeitsprozesse gewöhnen. Dabei ist es entscheidend zu verstehen, dass AI die Buchhaltung nicht vollständig ersetzen kann und auch nicht ersetzen soll. Vielmehr dient sie dazu, die Mitarbeitenden zu entlasten. Wenn es Ihnen gelingt, die Technologie richtig einzusetzen und davon zu profitieren, können Sie das volle Potenzial ausschöpfen.

Quelle
DIHK: „Digitalisierung tritt auf der Stelle – die IHK-Umfrage zur Digitalisierung“ – Februar 2023