Die Kosten einer DMS-Software in der Cloud

Bezieht man eine DMS-Software aus der Cloud, stellen sich die Kosten im Gegensatz zu einer lokalen Lösung anders dar. Wir zeigen Ihnen wie sich diese zusammensetzen.

Wer seine DMS-Software aus einer Cloud heraus beziehen möchte, lagert gleichzeitigt viele Dienstleistungen aus, die bei einer lokalen Implementierung nötig werden würden. Daher setzen sich die Kosten einer Cloud-DMS-Software gänzlich anders zusammen. 

Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf diese Kosten und deren konkrete Zusammensetzung werfen. Dabei soll aufgezeigt werden, an welcher Stelle diese variable und an welcher sie starr sind. Zuvor jedoch wollen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von DMS-Software werfen. 

Dies wird uns helfen zu verstehen wo genau Kosten entstehen und wo Kosten wohlmöglich auch eingespart werden können. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Was ist DMS-Software? 
• Wie ist eine DMS-Software technisch aufgebaut? 
• Definition: Was ist das SaaS-Modell? 
• Faktor 1: Die Nutzung der Software 
• Faktor 2: Die Speicher- und Rechenleistung 
• Faktor 3: Wartung und Instandhaltung 
• Faktor 4: Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten 
• Fazit: Kosten sind vielschichtig

Definition: Was ist DMS-Software?

DMS steht für das sogenannte Dokumentenmanagement-System. Im Kern geht es dabei um die Organisation aller Maßnahmen zum Umgang mit im Unternehmen umherlaufenden Dokumenten.

Täglich produziert und erhält ein Unternehmen unzählige verschiedenster Dokumente, unterschiedlicher Beschaffenheit. 

Diese müssen korrekt weitergeleitet, bearbeitet und letztlich abgelegt werden, ohne dass es dabei zu Fehlern oder gar Verlusten von Dokumenten kommt.

Ein nicht immer leichtes Unterfangen, vor allem dann, wenn es an einer einheitlichen Struktur mangelt. Früher wurde diese in Form von Papierordnern und physischen Archiven gegeben. 

Digitale Dokumente erfordern digitales DMS

Mit dem Auftreten immer mehr digitalen Dokumenten, wurde auch das Verlangen nach digitalen DMS-Strategien zunehmend mehr.

Während zu Beginn noch alle Dokumente ausgedruckt und dem physischen Archiv hinzugefügt wurden, verkehrt sich dieses Verhältnis in der heutigen Zeit. Die letzten analogen Dokumente werden vielmehr eingescannt und einem digitalen Archiv hinzugeführt. 

Für eben jene digitalen Archive bedarf es einer ganzheitlichen Dokumentenmanagement-System-Software, die dazu in der Lage ist sämtliche unternehmensbezogene Dokumente zentral zu verwalten und zu steuern.

Moderne DMS-Lösungen führen alle Dokumente und Daten jeder Abteilung auf einer zentralen Datenbank zusammen und speichern diese in einer zuvor festgelegten Ordnerstruktur ab. 

Alle Akteure arbeiten mit denselben Daten

Auf diese Weise haben alle Akteure Zugriff auf alle Dokumente, was zum einen den Informationsfluss beschleunigt und zum anderen Fehlern durch mehrmalige Eingabe oder falsche Übertragung vorbeugt. Doch bringen DMS-Softwarelösungen noch viele weitere Vorteile mit sich.

Durch das Überwinden von Abteilungsgrenzen lassen sich beispielsweise überall schnellere und effizientere Workflows entlang bestimmter Dokumente etablieren. 

Schnellere Workflows Dank DMS

Geht ein Dokument ein, so kann dieses hinsichtlich des jeweiligen Inhaltes vom System erkannt und direkt an die richtigen Stellen weitergeleitet werden.

Ist die Bearbeitung erledigt, leitet das System das jeweilige Dokument erneut automatisch an die nächsten Stellen weiter, bis es letztlich in einer finalen Version in das digitale Archiv überführt wird. 

Wie ist eine DMS-Software technisch aufgebaut?

DMS-Softwarelösungen sind in der Regel modular aufgebaut.

Jedes dieser Module enthält spezifische Funktionen und deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab.

Oftmals finden sich folgende Module und Funktionen in einem digitalen DMS an: 

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Je nach Bedarf des Unternehmens kommen noch Funktionen hinzu oder werden zunächst ausgeklammert.

Doch nicht nur in Bezug auf den Funktionsumfang, sondern auch in Anbetracht des jeweiligen Lizenzmodells unterscheiden sich die DMS-Lösungen am Markt.

So ist es beispielsweise möglich ein System lokale auf den hauseigenen Servern zu betreiben, oder aber eine Software aus der Cloud heraus zu beziehen. 

Unterschiede zwischen Lizenzmodellen

Diese beiden Varianten unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht. Vor allem aber liegen ihnen unterschiedliche Kostenmodelle zu Grunde.

Wie sich die Kosten einer Cloud-Variante eines DMS im Einzelnen darstellen und wo sich diese von anderen Lizenzmodellen unterscheidet, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer evaluieren. 

Dabei durchleuchten wir in Abgrenzung zu einer lokalen Variante, die einzelnen Faktoren, die bei der Preisbildung der Lizenzgebühr zum Tragen kommen und zeigen auf, wie sich diese konkret zusammensetzen.

Dabei wollen wir auch einen Blick auf die versteckten und indirekten Kosten einer DMS-Software aus der Cloud werfen. 

Definition: Was ist das SaaS-Modell?

Oftmals ist im Kontext von Cloud-Software auch vom sogenannten SaaS-Modell die Rede. Dabei steht SaaS für Software-as-a-Service und beschreibt ein Modell, bei dem eine Software über eine Cloud bereitgestellt wird.

Die Software muss also nicht auf den eigenen Servern implementiert und dort gewartet werden, sondern kann über einen Internetzugang einfach genutzt werden. 

Mehr als nur Softwarenutzung

Der Service besteht darin, dass die Software weder installiert noch großartige angepasst und gewartet werden muss.

Die Speicher- und Rechenleistung entfällt ebenfalls auf den Anbieter, was den eigenen Aufwand beträchtlich schmälert. Dabei zahlt man in der Regel eine Lizenzgebühr für jeden Account der genutzt wird. 

Im Gegensatz zu einer lokalen DMS-Software zahlt man also nur für die Accounts und diejenigen Funktionen, die auch wirklich genutzt werden.

Wie sich die Kosten der Lizenzgebühren im einzelnen Zusammensetzen wollen wir im Folgenden einmal genauer aufzeigen.

Faktor 1: Die Nutzung der Software

In aller erster Linie erwirbt man bei einer DMS-Software aus der Cloud Lizenzen entsprechend seines Bedarfs.

Jeder Mitarbeiter, der Zugang zum System benötigt erhält einen Account und kann die Software über das Internet nutzen.

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt jede Funktion, weshalb hier schon Unterschiede zwischen den einzelnen Lizenzen entstehen können. Letztlich kann das Unternehmen so bares Geld einsparen. 

Man zahlt also nur für die Lizenzen und die Funktionen im System, die auch wirklich genutzt werden. Nicht jedes Unternehmen benötigt jede Funktion, warum also dafür zahlen.

Manche SaaS-Modelle sehen auch die Nutzung bestimmter Speicherkapazitäten als Bezahlmodell vor. Hier geht es dann weniger um die Anzahl der Lizenzen also viel mehr um Datenvolumen. 

Faktor 2: Die Speicher- und Rechenleistung

Bei der lokalen DMS-Implementierung müssen Server angeschafft werden, die alle Daten, die im System verarbeitet werden sollen, speichern können.

Hier werden mitunter enorme Kapazitäten von Nöten. Bei einer DMS-Lösung entfallen diese Posten auf den Cloud-Anbieter.

In riesigen Rechenzentren werden alle Daten verarbeitet und gespeichert. 

Dieser Service schlägt sich letztlich auch in der Zusammensetzung der Kosten nieder.

So bestehen die Lizenzgebühren neben der eigentlichen Software auch aus eben jenen Rechenleistungen. Hinzu kommen regelmäßige Backups die ebenfalls Speicherkapazitäten nötig machen. 

Faktor 3: Wartung und Instandhaltung

Erwirbt man eine Software und installiert diese auf den eigenen Servern, so ist man auch für die Wartung und Instandhaltung des Systems selbst verantwortlich.

Anders in der Cloud. Hier entfällt diese Aufgabe auf den Betreiber bzw. den Anbieter des Systems. Regelmäßige Updates und Upgrades werden automatisch vorgenommen.

Auch dieser Service schlägt sich letztlich in den Kosten einer DMS-Software aus der Cloud nieder. 

Faktor 4: Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten

Die Sicherheit der Daten ist ein enorm wichtiges und kostspieliges Thema.

Gerade wenn Daten das Unternehmen verlassen, muss der Schutz dieser im höchsten Maße und zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein.

Dazu veranschlagen Cloud-Betreiber Unsummen. Um entsprechende Maßnahmen aufzusetzen. 

Neben dem physischen Schutz der Server, bedarf es auch einer umfangreichen digitalen Sicherheitsstrategie.

Der Vorteil für Unternehmen, sie müssen an dieser Stelle nicht selbst aktiv werden, wenngleich nicht vergessen werden darf, dass rechtlich jedes Unternehmen selbst für den Schutz ihrer eigenen Daten verantwortlich ist.

Auch diese Dienstleistung ist letztlich in den Kosten für die Lizenzen enthalten. 

Fazit: Kosten sind vielschichtig

Die Kosten für eine Cloud-DMS-Lizenz setzen sich aus vielen verschiedenen Faktoren zusammen.

Man zahlt meist einen monatlichen Betrag für jede genutzte Lizenz und kann die Software fortan im entsprechenden Rahmen nutzen.

Neben der eigentlichen Nutzung zahlt man jedoch auch gleichzeitig für diverse weitere Dienstleistungen, weshalb man in diesem Zusammenhang auf vom Software-as-a-Service-Modell spricht. 

Ob Wartung und Instandhaltung, Speicher- und Rechenleistung oder auch Maßnahmen zum Schutz der Daten, die Kosten sind vielschichtig.

Wer seine DMS-Software aus der Cloud beziehen möchte, sollte sich daher im Klaren darüber sein, welche Leistungen er letztlich mit der monatlichen Lizenzgebühr abdeckt und diese gegenüber einer lokalen Implementierung abwägen.