Kann sich Ihr Unternehmen ein DMS leisten?

Die Frage nach den Kosten spielt für die meisten Unternehmen eine große Rolle. Erfahren Sie hier, wie Sie das richtige DMS für Ihre Preisklasse finden.

Die Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware ist immer mit einer gewissen Investition verbunden. Neben finanziellen Mitteln investieren Unternehmen oftmals auch viel Zeit in die Planung und Umsetzung von Softwareprojekten. 

Doch was kostet nun die Einführung eines DMS und ab wann ist eine derartige Investition sinnvoll? Diesen Fragen wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher annehmen. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich genau bei einem DMS handelt. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS: Was ist ein Dokumentenmanagementsystem? 
• Gründe für die Anschaffung eines DMS 
• 5 Faktoren, die die Kosten eines DMS beeinflussen 
• Fazit: Warum sich die Einführung eines DMS in jedem Fall lohnt 

DMS: Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

DMS – Drei Buchstaben, hinter denen sich eine für Unternehmen enorm nützliche Softwarelösung verstreckt. Dokumentenmanagementsysteme dienen, wie der Name bereits vermuten lässt, zur Verwaltung digitaler Dokumente. 

DMS als Teil einer ganzheitlichen Infrastruktur

Das volle Potenzial einer Software entfaltet sich jedoch erst, wenn sie nicht als Insellösung betrieben wird. Eine derartige Nutzung kann in der Regel keinen lückenlosen Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen gewährleisten. Dieser ist jedoch unabdingbar, um den größtmöglichen Nutzen aus vorhandenen Daten zu ziehen. Letztlich werden Daten nur allzu oft auch als „Öl des 21. Jahrhunderts“ bezeichnet. 

Stattdessen sollten DMS als Teil einer ganzheitlichen IT-Infrastruktur fungieren und an bestehende ERP-Systeme integriert bzw. über eine Schnittstelle angebunden werden. Auf diese Weise entfällt auch die Notwendigkeit einer doppelten Datenpflege und Silo-Strukturen werden vermieden. 

Gründe für die Anschaffung eines DMS

Es gibt viele triftiger Gründe für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Ein wesentlicher Vorteil des papierlosen Büros findet sich im vergleichsweise geringen Administrationsaufwand. 

Verringerter Administrationsaufwand

Durch den Einsatz eines DMS wird die Dokumentenverwaltung nicht nur digitalisiert, sondern auch zentralisiert. Alle Dokumente liegen zentral an einem Ort, auf den alle Mitarbeiter mit entsprechenden Zugangsberechtigungen zugreifen können. Daher entfällt auch das aufwendige Suchen von analogen Dokumenten, die oftmals auf diverse Ordner verteilt in unterschiedlichen Geschäftsbereichen liegen.

Stattdessen verfügen moderne Dokumentenmanagementsysteme über Funktionen, die eine gezielte Suche nach benötigten Dokumenten effizient und einfach gestalten. Durch eine Volltextsuche lassen sich beispielsweise binnen weniger Sekunden sämtliche relevanten Dokumente zu einem bestimmten Suchbegriff anzeigen. Prozesse werden verkürzt und effizienter gestaltet und wertvolle Ressourcen können gewinnbringender eingesetzt werden. 

Kosten einsparen

Hinzu kommt, dass durch die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems Papier-, Kopier- und Druckkosten eingespart werden können. Auch trägt ein papierloses Büro zur Umweltfreundlichkeit des Unternehmens bei.

Ganzheitliche Prozesse schaffen

Letztlich profitieren Unternehmen besonders vom Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems, wenn dies zur Schaffung ganzheitlicher, digitaler Prozesse beiträgt. Dies ist jedoch nur möglich, wenn es vollständig in die vorhandene IT-Infrastruktur eingebunden werden kann. Auf diese Weise kann die Unternehmenssoftware auch als leistungsstarkes Kollaborationstools agieren, welches die abteilungs- und geschäftsbereichübergreifende Zusammenarbeit maßgeblich erleichtert.  

5 Faktoren, die die Kosten eines DMS beeinflussen

Tatsächlich lässt sich die Frage nach den Kosten eines DMS nicht pauschal beantworten. Diese Tatsache ist darin zu begründen, dass eine Vielzahl an Umständen und Rahmenbedingungen über die Kosten eines DMS entscheiden. Diese können von Unternehmen zu Unternehmen teils stark variieren. 

Dennoch gibt es grundlegende Faktoren, die die Kosten eines DMS maßgeblich beeinflussen. Hierbei handelt es sich vor allem um folgende Punkte, welche im Folgenden näher beleuchtet werden: 

• 1: Die Wahl des Nutzungs- und Lizenzmodells 
• 2: Die Komplexität der Geschäftsprozesse 
• 3: Erforderliche Anpassungen 
• 4: Benötigte bzw. gewünschte Funktionen 
• 5: Anzahl der Nutzer bzw. Speicherkapazität 

Lokal, gehostet oder doch die Cloud?

Die Wahl des Nutzungs- und Lizenzmodells hat einen erheblichen Einfluss auf die Kosten eines DMS. Dies bezieht sich jedoch weniger auf die Gesamtkosten, sondern vielmehr auf die direkten Anschaffungskosten. So sind die Anschaffungskosten bei der Einführung einer Cloud-basierten DMS beispielsweise in der Regel vergleichsweise gering. Die monatlichen Folgekosten sind jedoch oftmals höher. 

Müssen sehr spezifische bzw. individuelle Prozesse abgebildet werden?

Weiterhin entscheidend über die Kosten eines DMS sind die Geschäftsprozesse eines Unternehmens, die vom System abgebildet werden müssen. Handelt es sich um sehr spezifische Prozesse, müssen gegebenenfalls individuelle Anpassungen des Systems vorgenommen werden. Hochgradige Personalisierungen lassen sich üblicherweise leichter durch den Einsatz einer lokalen Lösung realisieren und können durchaus eine kostspielige Investition darstellen. 

Dennoch empfiehlt sich in der Regel eine derartige Anpassungen, um die Prozesse eines Unternehmens optimal abbilden zu können und den größtmöglichen Nutzen aus dem DMS zu ziehen. Langfristig rentieren sich diese Anpassungen dann durch den Mehrwert im Tagegeschäft. 

Der Funktionsumfang

Ebenso wie der Grad der Anpassung beeinflusst auch der Funktionsumfang eines DMS seine Kosten. So treibt ein entsprechend hoher Funktionsumfang in der Regel auch die Kosten der Software nach oben. Dabei gilt jedoch nicht: Je mehr, desto besser. Eine leistungsstarke, kostspielige Software ist nicht automatisch geeigneter für den Einsatz in einem Unternehmen. 

Wie adäquat ein DMS ist hängt von seiner Kompatibilität mit dem individuellen Anforderungsprofil eines Unternehmens ab. Daher sollten Unternehmen vor der Wahl eines DMS zunächst konkrete Anforderungen definieren, die die Software erfüllen muss. So kann auch ein DMS mit einem vergleichsweise geringen Funktionsumfang das Anforderungsprofil eines bestimmten Unternehmens abdecken. 

Skalierbare Software: Nutzeranzahl und Speicherkapazität

Letztlich entscheidet auch die Anzahl der User bzw. die benötigte Speicher- bzw. Serverkapazität über die Kosten eines DMS. Bei einer Cloud-basierten Lösung lassen sich zusätzliche Kapazitäten und User meist durch wenige Klicks hinzubuchen oder wieder abbestellen.

Die monatlichen Kosten werden automatisch entsprechend angepasst. Bei einer lokalen Software ist Skalierbarkeit hingegen meist begrenzt oder lässt sich ab einem gewissen Punkt nur durch aufwendige, kostspielige Anpassungen der IT-Infrastruktur umsetzen.  

Fazit: Warum sich die Einführung eines DMS in jedem Fall lohnt

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Kosten eines DMS von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren können. Entscheidend für die Kosten eines DMS sind vor allem: 

• Das Nutzungs- und Lizenzmodell
• Die Komplexität der Geschäftsprozesse 
• Erforderliche Anpassungen 
• Benötigte bzw. gewünschte Funktionen 
• Anzahl der Nutzer bzw. Speicherkapazität 

Um finanzielle Mittel zu sparen, sollten Unternehmen zunächst klare Ziele definieren, die durch die Einführung des DMS erreicht werden sollen. Damit einher geht eine klare Definition des eigenen Anforderungsprofils. Basierend auf den individuellen Anforderungen kann dann ein DMS ausgewählt werden, welches langfristig einen hohen ROI verspricht. 

Zeit, Kosten und Ressourcen einsparen

Die Anschaffung einer Unternehmenssoftware ist immer eine Investition, die neben dem Aufwand finanzieller Mittel auch Zeit und eine adäquate Planung erfordert. Durch die Wahl des richtigen DMS rentiert sich diese Investition jedoch durch Zeit-, Kosten- und Ressourceneinsparungen im Tagesgeschäft.