Die Kosten einer lokalen DMS-Software

Eine lokale DMS-Software ist mit vielen verschiedenen Kosten verbunden. Welche das sind und was Sie bei der DMS-Auswahl berücksichtigen sollten, lesen Sie hier.

Wer sich mit einer neuen DMS-Software beschäftigt ist auch immer mit der Frage des jeweiligen Lizenzmodells konfrontiert.

Elementar hierbei ist die Entscheidung zwischen einem System aus der Cloud oder einer lokalen DMS-Lösung. 

Beiden Varianten liegen unterschiedliche Kostenmodelle zu Grunde.

Wie sich die Kosten einer lokalen DMS-Software zusammensetzen, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer durchleuchten. Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer DMS-Software.

Das hilft uns zu verstehen, wie es zu den unterschiedlichen Kostenstrukturen dieser Varianten kommt. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Was ist DMS-Software? 
• Wie ist eine DMS-Software technisch aufgebaut? 
• Wie setzen sich die Kosten einer DMS-Software zusammen? 
• Faktor 1: Die Anschaffungskosten 
• Faktor 2: Die Hardware-Kosten 
• Faktor 3: Versteckte Kosten 
• Faktor 4: Die Folgekosten 
• Fazit: Auf alle Kosten bei der DMS-Auswahl achten

Definition: Was ist DMS-Software?

DMS ist die Abkürzung für das sogenannte Dokumentenmanagement-System. Im Kern geht es dabei um die Organisation aller Maßnahmen eines Unternehmens zum Umgang mit deren umherlaufenden Dokumenten, sowie deren revisionssichere Speicherung und Archivierung. 

In zurückliegenden Zeiten bedeutete diese vor allem Papierordner die manuell beschriftet und in physischen Archiven abgelegt werden musst.

Lagerungsfristen mussten manuell berücksichtigt werden, was in vielen Unternehmen durchaus zu Problemen führt.

Doch mit dem Aufkommen immer mehr digitaler Dokumente, wuchs auch das Bedürfnis nach einem digitalen Dokumentenmanagement-System. 

Analoge Dokumente dem digitalen DMS zuführen

Zunächst wurden digitale Dokumente ausgedruckt und dem physischen DMS zugeführt.

Heute hat sich dies umgekehrt. Die wenigen analogen Dokumente, die noch umlaufen, werden gescannt und dem digitalen Dokumentenmanagement zugeführt. Doch wie sieht ein solches im Kern eigentliche aus?

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme speichern sämtliche Dokumente eines Unternehmens auf einer zentralen Datenbank ab. Diese werden dann in einer zuvor definierten Ordnerstruktur abgelegt.

Jeder Mitarbeiter im Unternehmen hat dann Zugriff auf die Dokumente. Das sorgt zum einen für schnelleren Informationsfluss und zum anderen werden Fehler proaktiv vermieden. 

Immer nur eine Version

Von jedem Dokument wird jeweils nur eine Version gespeichert, so dass Verwechslungen oder Fehler durch veraltete Versionen ausgeschlossen werden können.

So ergeben sich im gesamten Unternehmen schnellere und effizientere Prozesse über die jeweiligen Abteilungsgrenzen hinweg. Überall entstehen neue schnellere Workflows, die teilweise mit Automationen durch das System unterstützt werden. 

Wie ist eine DMS-Software technisch aufgebaut?

Aufgebaut ist eine DMS-Software aus Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. So finden sich oftmals folgende Module an: 

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Je nach Bedarf kommen noch viele weitere Funktionen hinzu oder werden zunächst ausgeklammert.

Nicht nur in Bezug auf den Funktionsumfang, sondern auch hinsichtlich der Lizenzmodelle unterscheiden sich DMS-Lösungen voneinander. 

Lokale vs. Cloud-DMS

So hat ein Unternehmen die Möglichkeit eine Software bei einem Anbieter zu erwerben und diese auf den hauseigenen Servern zu implementieren.

Ebenso ist es möglich die Software über das Internet aus einer Cloud heraus zu nutzen. Beide Varianten haben ihre ganz eigenen spezifischen Vor- und auch Nachteile. 

Eine Frage des Speicherortes

Während bei einer lokalen DMS-Software die Daten im eigenen Haus verbleiben, werden bei einer Cloud-Variante alle Daten auf den Servern des Cloud-Anbieters gespeichert.

An dieser Stelle ergeben sich immer datenschutzrechtliche Fragen. Gleichsam bedeutet eine lokale Variante jedoch immer ein Mehr an Aufwand, Kapazitäten und vermeidlich auch Kosten. 

Wie setzen sich die Kosten einer DMS-Software zusammen?

Auf letztere wollen wir an dieser Stelle einen detaillierteren Blick werfen und herausstellen, wie sich eben jene Kosten bei einer lokalen DMS-Implementierung zusammensetzen.

Zudem wollen wir auch mit dem Vorurteil aufräumen, dass eine lokale Implementierung immer teurer als eine Lösung aus der Cloud sein muss. 

Die Kosten in einem DMS-Projekt setzen sich aus vielen unterschiedlichen Faktoren zusammen, die allesamt berücksichtigt werden müssen, damit am Ende ein echter Vergleich zu Systemen aus der Cloud hergestellt werden kann.

Hierbei gilt es zum einen die direkten Kosten zum anderen jedoch auch die indirekten Kosten mit in die Kalkulation einzubeziehen. 

Faktor 1: Die Anschaffungskosten

Ein entscheidender Unterschied zwischen lokalen und Cloud-DMS-Lösungen betrifft die Anfangsinvestitionen. Bei einer lokalen Software wird diese vollständig vom Anbieter erworben und auf den hauseigenen Servern installiert.

Der große Vorteil, man hat die Möglichkeit das System frei nach seinen Vorstellungen und wünschen anzupassen. 

Anpassungen kosten Zeit und Geld

Diese Anpassungen verursachen in der Regel weitere Kosten, da hierfür externe Dienstleister beauftragt werden.

Selbst wenn die Expertise in den eigenen Reihen vorhanden ist, bindet dieser Prozess enorm viele Ressourcen und kostet somit bares Geld.

Jede individuelle Anpassung muss ausreichend getestet werden, was wiederum Zeit beansprucht. 

Software in Gänze nutzen

Dadurch dass man die Software in Gänze erwirbt kann man diese aber auch im vollen Umfang nutzen.

Funktionen die erst an späterer Stelle Sinn ergeben sind verfügbar und auch können beliebig viele Mitarbeiter mit der Lösung arbeiten. Ein entscheidender Vorteil gegenüber der Cloud. 

Faktor 2: Die Hardware-Kosten

Bei einer lokalen DMS-Lösung wird die Software auf den hauseigenen Servern implementiert.

Das bedingt, dass es ausreichend Speicherkapazität auf diesen gibt. Ist das nicht der Fall, müssen zusätzliche Kapazitäten geschaffen werden.

Das bedeutet also erneut Investitionen. DMS-Systeme verarbeiten unzählige Dokumente und das täglich. 

Serverkapazitäten schaffen

Da kommt schnell eine Speichermenge zusammen, die die Kapazität eines gewöhnlichen Servers übersteigt.

Auch das Netzwerk muss geschaffen und ggf. neue Endgeräte angeschafft werden.

Zu guter Letzt müssen regelmäßige Backups gefahren werden. Diese müssen unabhängig von den Servern gelagert werden. Hier bedarf es also weiterer Speichermedien. 

Physische Räumlichkeiten schaffen

Neben der Hardware bedarf es auch der Räumlichkeiten. Die Server sollten von externen Zugriffen geschützt werden.

Das gilt digital, aber auch physisch. Daher bedarf es Räumlichkeiten, die nur von bestimmten Personen betreten werden können, die vor Feuer und auch vor Wasserschäden geschützt sind und zudem eine ausreichende Belüftung garantieren. 

Faktor 3: Versteckte Kosten

Gibt man jeder Ressource einen monetären Wert, werden versteckte Kosten innerhalb eines DMS-Projektes sichtbar.

So bindet eine lokale DMS-Implementierung nicht nur finanzielles Kapital, sondern auch Immobilien, Personal, IT-Infrastruktur, usw. Gerade der Faktor Personal spielt hier eine wesentliche Rolle.

Externe Dienstleistungen im Softwareprojekt

Denn für viele Schritte innerhalb eines Softwareprojektes gibt es entsprechende Dienstleistungen externer Anbieter.

Von der Suche, über die Anpassungsphase bis hin zur Implementierung und Schulung der Mitarbeiter. All diese Leistungen können extern bezogen werden.

Als Unternehmen gilt es also abzuwägen, wann sich eine externe Dienstleistung lohnt und an welcher Stelle man auf eigene Ressourcen zurückgreift. 

Externe Dienstleistung oder eigene Kapazitäten nutzen?

Denn so oder so, kostet die Arbeit Geld. Versteckte Kosten können jedoch nicht anderer Natur sein.

Durch die diversen Anpassungen, die am System vorgenommen werden, kann es zu Fehlern kommen, die erst an späterer Stelle auffallen.

Bereits in Betrieb produziert das System nicht die Leistung, die es sollte. Auch hier kann ein monetärer Verlust entstehen. Daher bedarf es ausreichender Testphasen. 

Faktor 4: Die Folgekosten

Mit dem Erwerb der Software ist es nicht getan. Es entstehen Folgekosten durch die Wartung und Instandhaltung der Software. Zum einen im eigenen Haus und zum anderen durch neue Updates beim Anbieter.

Mitarbeiter müssen das System stetig warten, Backups aufsetzen, Firewalls erneuern, usw. Erscheint ein neues Update für das System, muss auch dieses installiert und angepasst werden. Es entstehen weitere Kosten.

Lizenzverträge mit dem Anbieter

Damit diese Updates vom Anbieter entwickelt werden, verlangt dieser meist auch Geld.

Entweder über die Kaufsumme, oder über einen monatlichen Lizenzvertrag. So oder so, dürfen diese Kosten nicht vergessen werden, begibt man sich auf die Suche nach einer passenden DMS-Software.

Fazit: Auf alle Kosten bei der DMS-Auswahl achten

Eine lokale DMS-Software bringt viele Vorteile mit sich. Die Hauptgründe warum sich Unternehmen noch immer lieber für eine On-Premises-Version entscheiden liegen auf der Hand.

Das System kann nach eigenen Vorstellungen angepasst werden und die Daten verlassen das eigene Haus nicht. Ganz im Gegensatz zur Cloud. 

Doch ergibt sich daraus auch eine anderes Kostenmodell. Hier entstehen gerade zu Beginn des Projektes hohe Anfangsinvestitionen, dafür jedoch geringer Folgekosten.

Bei der Cloud hingegen zahlt man je Anwender einen gleichbleibenden monatlichen Betrag. Am Ende muss genau kalkuliert werden, welche Variante für sein Unternehmen am ehesten in Frage kommt.

Dass die Cloud jedoch immer günstiger ist, als eine lokale Variante ist nicht haltbar.