Ist kostenlose DMS-Software das Richtige für Ihr Unternehmen?

Für welche Unternehmen eignet sich eine kostenlose DMS-Software? Diese Frage beantworten wir hier.

Im Zeitalter der digitalen Transformation kommen Unternehmen, die langfristig profitabel bleiben wollen, nicht um die Digitalisierung herum. Für viele Unternehmen stellt dabei die Einführung einer DMS-Software den ersten, wesentlichen Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse dar.

Umso besser, wenn die Implementierung eines derartigen Systems mit möglichst geringen Kosten verbunden ist; zumindest augenscheinlich.

An dieser Stelle wollen wir uns einmal näher mit kostenloser DMS-Software auseinandersetzen und aufzeigen, für welche Unternehmen sich ein „free DMS“ eignet.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine DMS-Software?
• Wie ist eine DMS-Software technisch aufgebaut?
• Was sind die Vorteile einer kostenlosen DMS-Software?
• Was sind die Nachteile einer kostenlosen DMS-Software?
• Fazit: Das sollten Sie über kostenlose DMS-Software wissen

Was ist eine DMS-Software?

Die Abkürzung „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich, wie der Name bereits vermuten lässt, um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Im Kern geht es darum, alle unternehmensrelevanten Dokumente in einem System zu bündeln und von einer zentralen Stelle aus zu verwalten.

Papierloses Büro statt Aktenchaos

Die Nutzung einer DMS-Software geht für Unternehmen mit vielen Vorteilen einher. Vor allem bei der Bearbeitung administrativer Tätigkeiten profitieren Unternehmen von softwareseitigen Automatisierungen. Die Belegschaft wird entlastet und erhält zusätzlich Kapazitäten, sich zielführenderen Aufgaben anzunehmen.

Auch Die Suche von Dokumenten verläuft mittels Suchfunktion innerhalb der DMS-Software wesentlich schneller und effizienter als im analogen Aktenarchiv.

Wie ist eine DMS-Software technisch aufgebaut?

DMS-Software setzt sich aus mehreren Bestandteilen; auch Modulen genannt; zusammen. Je nach Software sind diese entweder standardisiert gebündelt oder je nach Bedarf buchbar.

Häufig finden sich die folgenden Module und Funktionen in einer DMS-Software:

• Workflow
• Dokumentenbearbeitung
• Versionierung
• Bearbeitungshistorie
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnung
• Wissensportal
• Dokumentenimport und -export
• Bewerbungsportal
• DSGVO
• U.v.m.

Das Anforderungsprofil von Unternehmen an eine geeignete DMS-Software variiert dabei teilweise stark. Aus diesem Grund lässt sich nicht pauschalisieren, welche Funktionen in jedem Fall vorhanden sein sollten.

Unterschiedliche Lizenzmodelle

Darüber hinaus entscheidet bei der Wahl einer DMS-Software auch das jeweilige Lizenzmodell. Zu differenzieren ist hier grundsätzlich zwischen

• On-Premises bzw. lokal
• Cloud-basiert
• Hybrid

1. Lokale DMS-Software

Lokale DMS-Software wird auf den unternehmenseigenen Servern installiert und von dort aus auch betrieben. Das Unternehmen trägt in diesem Fall die volle Verantwortung für Hard- und Software, hat jedoch auch die volle Kontrolle über das System und die darin verarbeiteten Daten.

2. Cloud-basierte DMS-Software

Cloud-basierte DMS-Software befindet sich gänzlich in Besitz des Cloud-Betreibers. Dieser trägt Verantwortung für Wartungs- und Instandhaltung des Systems. Für die Nutzung eines Cloud-DMS sowie sämtlich damit verbundenen Dienstleistungen entrichtet das Unternehmen ein monatliches Entgelt an den Cloud-Betreiber. Cloud-Software wird aus diesem Grund auch als Software-as-a-Service (SaaS) bezeichnet.

3. Hybride DMS-Software

Bei Hybrid DMS handelt es sich um eine Mischform aus Cloud-basierter und lokaler DMS-Software. Das Grundgerüst bildet eine On-Premises DMS-Software, welche in einzelnen Bereichen um Cloud-Elemente erweitert wird.

Lizenzmodell beeinflusst Kosten

Das jeweilige Lizenzmodell entscheidet als auch über die Kosten des DMS bzw. zu welchem Zeitpunkt diese anfallen. Während eine lokale DMS-Software mit vergleichsweise hohen Anschaffungskosten verbunden ist, fallen die monatlichen Folgekosten in der Regel geringer aus. Cloud-basierte Software verursacht hingegen keine hohen Anschaffungskosten; ist dafür jedoch im monatlichen Unterhalt in der Regel kostspieliger.

Was sind die Vorteile einer kostenlosen DMS-Software?

Umso verlockender scheint kostenlose DMS-Software. Hier fallen keinerlei Lizenzkosten an.

1. Die Kosten

Sie steht Unternehmen frei zur eigenen Nutzung zur Verfügung. Besonders für kleine Unternehmen und Start-Ups, denen nur eingeschränkte finanzielle Mittel zur Verfügung stehen, kann kostenlose DMS-Software eine adäquate Alternative darstellen.

2. Geringes Risiko

Darüber hinaus ist mit jedem Projekt auch immer ein gewisses Risiko verbunden. Bei DMS-Projekten besteht dies beispielsweise darin, dass sich das System als ungeeignet herausstellt und weitere Kosten für die Einführung eines neuen DMS entstehen. Bei der Wahl eines kostenlosen DMS ist dementsprechend auch das Risiko geringer. Ist das System unpassend, kann ohne allzu große Verluste eine neue Software ausgewählt werden. Da einzige, nennenswerte Verlust ist zeitlicher Natur.

3. Flexibilität

Einher mit dem geringeren Risiko geht auch eine entsprechende Flexibilität. Unternehmen, die bereits große Summen in eine bestimmte DMS-Software investiert haben, tun sich oftmals schwerer, dieses im Falle eines Projektfehschlags kurzer Hand durch ein anderes auszutauschen. Bei kostenloser DMS-Software ist dies meist nicht der Fall.

Was sind die Nachteile einer kostenlosen DMS-Software?

Dennoch geht kostenlose DMS-Software nicht nur mit Vorteilen einher.

1. Rudimentärer Funktionsumfang

Letztlich gibt es viele Softwareanbieter, die mit der Entwicklung und Bereitstellung ihrer Produkte gutes Geld verdienen; und das aus gutem Grund. Ihre Systeme sind ausgereift, verfügen über einen extensiven Funktionsumfang und bieten Unternehmen entsprechend viele Möglichkeiten, ihre eigenen Prozesse optimal abzubilden.

Bei kostenloser DMS-Software ist das meistens nicht der Fall. Diese Systeme verfügen meist über einen recht grundlegen Funktionsumfang, sodass sie bei Unternehmen mit höheren Anforderungen schnell an ihre Grenzen stoßen und schnell ungeeignet werden.

2. Versteckte Kosten

Darüber hinaus sollten Unternehmen auch bei kostenloser DMS-Software potenzielle Kostenfaktoren berücksichtigen. So ist es durchaus möglich, dass die Standardversion einer Software kostenfrei zur Verfügung steht. Werden dann allerdings weitere Funktionen benötigt, müssen diese für einen Aufpreis dazugebucht werden. Da der Funktionsumfang kostenloser Systeme eher eingeschränkt ist, können schnell zusätzliche Kosten entstehen.

3. Mangelnder Support

Zu guter Letzt sollten Unternehmen auch den Support nicht gänzlich außer Acht lassen. Bei der Nutzung einer kostenpflichtigen DMS-Software besteht ein Geschäftsverhältnis zwischen Unternehmen und Softwareanbieter, von dem bestenfalls beide Parteien profitieren. Im Rahmen eines Service Level Agreements (SLA) wird zu Beginn des Geschäftsverhältnisses festgehalten, welche Wartungs-, Instandhaltungs- und Support-Dienstleistungen vom Anbieter zu erbringen sind. Bei der Nutzung eines kostenlosen DMS sind Unternehmen hingegen weitestgehend auf sich allein gestellt und können bestenfalls auf Online-Foren zurückgreifen.

Fazit: Das sollten Sie über kostenlose DMS-Software wissen

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass kostenlose DMS-Software mit einigen Vorteilen einhergeht. Besonders eignet sich ein kostenloses System für Start-Ups und Kleinstunternehmen. Auch, wenn der Funktionsumfang kostenfreier DMS-Lösungen meist sehr eingeschränkt ist, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der der Regel eine deutliche Verbesserung eines bestehenden, analogen Systems.

Nicht am falschen Ende sparen

Unternehmen mit etwas höheren Anforderungen sollten bei der Wahl einer DMS-Software jedoch keinesfalls am falschen Ende sparen. Letztlich ist eine Unternehmenssoftware auf eine langfristige Nutzung ausgelegt. So stellt sich ein erwünschter ROI häufig erst bei einer entsprechenden Nutzungsdauer ein.

Eigene Anforderungen berücksichtigen

Muss eine Software jedoch frühzeitig ausgetauscht werden, da sie den Anforderungen des Unternehmens nicht mehr gerecht wird, können sich die potenziellen Vorteile meist nicht vollumfänglich entfalten. Daher sollten Unternehmen bei der Wahl eines geeigneten Systems nicht vordringlich auf die Kosten, sondern vielmehr auf die Deckungsgleichheit des Systems mit den eigenen Anforderungen achten.