Was passt besser zu Ihrem Unternehmen? Lokal oder Cloud-DMS?

On-Premises und Cloud DMS unterscheiden sich enorm voneinander. Entdecken Sie die Vor- und Nachteile dieser Installationsarten.

Seit einigen Jahren sind Cloud-Lösungen zunehmend verbreitet. So stellen auch viele Provider ihre DMS Software in der Cloud zur Verfügung. Doch bedeutet dies auch, dass die Vorteile von DMS aus der Cloud überwiegen und auch Sie sich dem Trend anschließen sollten, oder ist diese Entwicklung irreführend? Im Folgenden erfahren Sie mehr über die jeweiligen Vor- und Nachteile bzw. die grundlegenden Unterschiede zwischen Cloud und On-Premise DMS. 

Cloud DMS 

Zunächst sollte jedoch eine begriffliche Einordnung vorgenommen werden. Nach wie vor halten sich hartnäckig diverse Vorteile darüber, was die Cloud eigentlich ist. Bei der „Wolke“ handelt es sich eine über das Internet verfügbar gemachte IT-Infrastruktur. In der Cloud-Dienstleistung selbst sind sowohl Speicher- als auch Rechenleistung und Anwendungssoftware beinhaltet. 

Aus diesem Grund spricht man bei Cloud-Diensten auch oftmals von Saas (Software-as-a-Service). 

Nutzbar wird die Dienstleistung beispielsweise über einen Webbrowser oder eine andere technische Schnittstelle. Zugriff auf in der Cloud selbst installierte Software erfolgt dann über das Internet mittels entsprechendem Client. Um sie in Anspruch zu nehmen, wird die Dienstleistung meist auf monatlicher Basis vom jeweiligen Anwender bezahlt. 

So weit, so gut. Um einen Cloud-Dienst in Anspruch zu nehmen, werden also lediglich eine stabile Internetverbindung und ein geeignetes Endgerät benötigt. Die Breitbandverbindung sorgt dafür, dass der Speicherort der Daten irrelevant wird – egal, ob es sich um lokale Daten handelt oder solche, die auf dem weit entfernten Server einer Cloud abgelegt sind. 

On-Premises DMS 

Der englische Begriff „On-Premise“ bedeutet soviel wie „vor Ort“. Dies bezieht sich auf den Standort des Servers, auf dem die Software installiert wird. Bei einer On-Premises DMS Lösung wird die Software vom Anwender erworben und, im Gegensatz zu Cloud-basierter DMS, auf Hardware gespeichert, die nicht vom Software-Provider bereitgestellt wird. 

So werden On-Premises DMS Lösungen beispielsweise im eigenen Rechenzentrum bzw. auf einem gemieteten Server installiert und betrieben. 
Während Cloud-Dienstleistungen über einen festen, monatlichen Betrag entlohnt werden, fallen bei On-Premises Lösungen Gebühren für Wartung und Instandhaltung der Hardware selbst an. 

DMS: Ein Überblick 

Das Dokumentenmanagement befasst sich mit der Speicherung, Verarbeitung, Nutzung und Archivierung sämtlicher für ein Unternehmen relevanter Dokumente. Während viele noch mit Schränken voller Ordner und einer aufwendigen, manuellen Ablage vertraut sein werden, ist das Ziel modernen DMS Software, sämtliche Prozesse rund um das Thema Dokumentenmanagement zu vereinfachen, zu verschlanken und zu automatisieren. 

Dadurch sollen wertvolle Ressourcen (beispielsweise zeitlicher und monetärer Natur) eingespart werden, welche dann wiederum an anderer Stelle eingesetzt werden können. 

Durch die zentrale Verwaltung sämtlicher Dokumente mittels DMS arbeiten nach ganzheitlicher Implementierung alle Abteilungen und Fachbereiche mit den selben, validen Daten. Dies sorgt zusätzlich für Transparenz und beugt vermeidbaren Unstimmigkeiten vor, wodurch wiederum die jeweiligen Prozesse selbst beschleunigt werden.

Zum anderen kann die Nutzung einer adäquaten DMS Lösung und die daraus resultierende Prozessbeschleunigung dabei behilflich sein, Kunden einen schnelleren und besseren Service zu ermöglichen. Dies wiederum kann dem Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen. 

Neben der DMS Lösung selbst bzw. ihrer jeweiligen Funktionen spielt es ebenso eine Rolle, welcher Installationstyp ausgewählt wird. Tatsächlich bestehen nicht irrelevante Unterschiede in der Handhabung bzw. der generellen Nutzung von Cloud, On-Premise oder gar Hybrid Lösungen. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden näher mit den konkreten Unterschieden zwischen den jeweiligen Installationstypen beschäftigen. 

Installation und Wartung der DMS Software 

Ein wesentlicher Unterschied findet sich in der Implementierung selbst. So ist DMS Software nach Erwerb meist unmittelbar nutzbar. Lediglich die Lizenz zur Nutzung der Software muss erworben werden. Da diese ebenfalls die Wartung der Hardware beinhaltete, fallen diesbezüglich auch keine weiteren Maßnahmen für den Anwender an. Auch Updates werden vom Provider selbst realisiert. 

Eine On-Premise Implementierung verläuft anders. Zunächst ist hervorzuheben, dass sämtliche Verantwortung beim Anwender liegt. Das bedeutet auch, dass später anfallende Updates selbst vorgenommen werden müssen. Ist zusätzlicher Support erforderlich, ist dieser meist mit zusätzlichen Kosten verbunden. 

So wird auf den ersten Blick deutlich, dass Cloud DMS Lösungen sowohl bei der Implementierung als auch bei der Wartung einen wesentlich geringeren Arbeitsaufwand mit sich bringen. Da man keinerlei Verantwortung trägt, bedeutet dies jedoch auch, dass man nur sehr eingeschränkte Kontrolle über die jeweilig genutzte DMS Software hat. 

Individuelle Anpassungen im DMS 

Ein weiterer Unterschied zwischen den Installationstypen finden sich in ihrer Anpassbarkeit. Diese ist in manchen Fällen erforderlich, da Unternehmen hinsichtlich ihrer Prozesse durchaus unterschiedlich aufgestellt sind. So kann es durchaus vorkommen, dass die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens nicht von der Standardversion einer DMS Lösung abgedeckt werden. 

Bei einer Cloud Lösung ist es meist nur eingeschränkt möglich, Änderungen vorzunehmen, da die Kontrolle über die Software selbst nicht beim Unternehmen liegt und das System bereits konfiguriert wurde. Viel Spielraum für Änderungen und individuelle Anpassungen bieten hingegen On-Premises DMS Lösungen.  

Zwar ist der Funktionsumfang von Cloud-Lösungen mittlerweile durchaus groß, dennoch kann es kleinerer Anpassungen bedürfen, die mit einer lokalen Lösung einfacher zu realisieren sind. Mit einer lokalen Lösung können derartige Anpassungen auch später mit der nötigen Expertise, selbst vorgenommen werden, was bei einer Cloud-Lösung nicht möglich ohne weiteres möglich ist. 

Obwohl der Funktionsumfang von Cloud-Lösungen mittlerweile ein relatives großes, breit gefächertes Ausmaß angenommen hat, können dennoch kleinere Anpassungen erforderlich werden, wenn das jeweilige Unternehmen ein eher untypisches Merkmal bzw. einer weniger verbreitete Herangehensweise an einen bestimmten Prozess aufweist. Diese Anpassungen können bei einer DMS Lösung üblicherweise wesentlich leichter realisiert werden. 
Cloud Lösungen bieten jedoch üblicherweise die Möglichkeit, zusätzliche Funktionen gegen ein bestimmtes Entgelt hinzu zu buchen. 

Kosten des jeweiligen DMS 

Im Endeffekt muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, ob eine Cloud oder On-Premises Lösung die bessere Alternative ist. Einige mögen vor der vergleichsweise hohen Anfangsinvestition einer On-Premises Lösung zurückschrecken, da die liquiden Mittel zur Anschaffung eines eigenen Servers nur eingeschränkt gegeben sind. Andere tragen unter Umständen die Verantwortung für das jeweilige DMS lieber in eigenen Händen und wollen sich nicht monatlich an einen bestimmten Anbieter bieten. 

Hinzu kommt besonders in der heutigen Zeit immer öfter das Thema Datenschutz. Um bei allen Faktoren den Überblick zu behalten, ist es ausschlaggebend, sich vor der Entscheidung für ein bestimmtes System ausgiebig von diversen Anbietern beraten bzw. über vorhandene Funktionen informieren zu lassen und ggf. selbst einige Testversionen im Unternehmen auszuprobieren.