Cloud, lokal oder doch eine hybride DMS-Lösung?

Erfahren Sie hier, welches Nutzungs- und Lizenzmodell sich für den Einsatz in Ihrem Unternehmen eignet.

Seit einigen Jahren erlebt die Cloud einen wahren Aufschwung. Dies ist nicht nur in Bezug auf Unternehmenssoftware der Fall. Auch im privaten Kontext wird die Cloud zur orts- und geräteunabhängigen Verwaltung von Daten immer beliebter. Doch ist die Cloud wirklich besser? Und gehen nicht auch gewisse Risiken mit der Nutzung einer Cloud-basierten DMS-Lösung einher? 

Diese Fragen wollen wir im Folgenden beantworten, indem wir einen genaueren Blick auf die unterschiedlichen Nutzungs- und Lizenzmodelle von DMS werfen und Gemeinsamkeiten und Unterschiede sowie Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Modelle herausstellen. Auf diese Weise können Unternehmen letztlich selbst entscheiden, welches Nutzungs- und Lizenzmodell für sie in Frage kommt. 

Inhaltsverzeichnis

• On-Premises DMS: Die konventionelle Methode 
• On-Premises DMS: Die konventionelle Methode 
• Cloud-basierte DMS: Was ist dran am Cloud-Hype? 
• Hybride DMS: Eine Mischform 
• Fazit: Jedes Nutzungs- und Lizenzmodell hat Vor- und Nachteile 

DMS Definition

„DMS“ ist ein Akronym und bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem (engl. „document management system“). Hierbei handelt es sich um eine Software, mittels derer sämtliche in einem Unternehmen anfallenden Dokumente digital verwaltet werden können. Das DMS agiert dabei als zentrales Herzstück der Dokumentenverwaltung, in dem Dokumente aller Art verwaltet werden. Dazu zählen beispielsweise: 

• Dokumente aus Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation 
• Grafiken 
• Bilder 
• Video-Clips
• Sprach-Clips (beispielsweise aufgezeichnete Interviews)
• Formulare (beispielsweise aus EDI) 

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Eine digitale Dokumentenverwaltung mittels DMS bringt vielerlei Vorteile mit sich. Durch die zentrale Ausrichtung eines DMS werden Suchzeiten auf einen Bruchteil reduziert. Statt aufwendig analoge, auf mehrere Ordner im gesamten Unternehmen verteilte Dokumente zu suchen, lassen sich gesuchte Dokumente durch Funktionen wie eine Volltextsuche binnen weniger Sekunden abrufen. Langfristig können Geschäftsprozesse durch die Nutzung eines geeigneten DMS maßgeblich beschleunigt werden.

Auch aus datenschutzrechtlicher Sicht gibt es viele Argumente für die Anschaffung eines DMS. Dokumentenmanagementsysteme schaffen Transparenz in Bezug auf Verarbeitungsprozesse und unterstützen Unternehmen somit bei der Versionskontrolle. Auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben kann durch entsprechende Automatisierungen im DMS automatisch gewährleistet werden. 
Letztlich entlasten DMS auch den Posteingang der Mitarbeiter.

Der Flut an E-Mails die unweigerlich in Ineffizienzen und verzögerten Prozessen resultiert wird somit gezielt entgegengewirkt. Auch die Reduzierung von Druck- und Papierkosten sowie einem generell reduzierten Verwaltungsaufwand sind triftige Gründe für die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems. 

Welches ist das richtige Nutzungs- und Lizenzmodell?

Sollten Sie sich aus einem dieser Gründe bereits für die Anschaffung einer DMS-Lösung entschlossen haben oder dies zumindest in Erwägung ziehen, stellt sich zwangsläufig früher oder später die Frage nach dem richtigen Nutzungs- und Lizenzmodell. Im Folgenden wollen wir daher einmal einen Blick auf die unterschiedlichen Modelle werfen und aufzeigen, was für und was gegen den Einsatz eines bestimmten Modells spricht.

On-Premises DMS: Die konventionelle Methode

Die Bezeichnung „On-Premises“ wurde direkt aus dem Englischen übernommen und bedeutet wörtlich übersetzt soviel wie „auf dem Gelände“. Synonym ist oftmals auch von lokalen DMS die Rede. Hierbei handelt es sich um ein Dokumentenmanagementsystem, welches auf den hauseigenen Servern eines Unternehmens implementiert und von dort aus auch betrieben werden. Sowohl Hard- als auch Software befinden sich bei diesem Nutzungs- und Lizenzmodell im Besitz des Unternehmens. 

On-Premises als Norm: Bis ca. 2010

Tatsächlich prägte sich der Begriff „On-Premises“ erst in den frühen 2010er Jahren, da lokale DMS Lösungen bis zu diesem Zeitpunkt die Norm darstellten und es demnach keinerlei Differenzierung zu anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen bedurfte. Mit dem Aufkommen des Cloud-Computings zu dieser Zeit änderte sich dies jedoch. 

Die Vorteile

Dadurch, dass sich sowohl Hard- als auch Software im Besitz des Unternehmens befinden, ergeben sich einige Vorteile für das Unternehmen. Es hat nun die volle Kontrolle über das DMS und die darin verwalteten Dokumente. 

1. Volle Kontrolle

So obliegt es beispielsweise dem Ermessen des Unternehmens, welche datenschutzrechtlichen Vorkehrungen getroffen werden. Bei der Nutzung eines Cloud-basierten DMS müssen Unternehmen hingegen diesbezüglich weitestgehend auf den Cloud-Betreiber vertrauen. 

2. Grenzenlose Personalisierung

Ein weiterer Vorteil findet sich in der Flexibilität dieser Systeme. Während Cloud-basierte DMS Pauschallösungen sind und Individualisierungen nur durch das Dazubuchen von Funktionen oder Modulen ermöglichen, sind bei lokaler DMS theoretisch in puncto Individualisierung keine Grenzen gesetzt.

Das DMS kann somit entsprechend der individuellen Anforderungen des Unternehmens konfiguriert werden, wenn beispielsweise sehr spezifische Prozesse abgebildet werden müssen. 

3. Geringe Folgekosten

Auch die vergleichsweise geringen Folgekosten können ein Argument für die Anschaffung einer lokalen DMS-Lösung darstellen. Während für die Nutzung einer Cloud regelmäßig Kosten anfallen (meist auf monatlicher Basis), so befindet sich das DMS nach der Anschaffung im Besitz des Unternehmens und es fallen abgesehen von der Anfangsinvestition keine weiteren Kosten für die Nutzung des Systems an.  

Die Nachteile

Doch eines lokales DMS hat auch einige Nachteile gegenüber anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen. 

1. Hohe Anschaffungskosten

Ein wesentlicher Nachteil steht ebenfalls unmittelbar in Verbindung mit der Kostenfrage. Während die Folgekosten einer lokalen Lösung meist vergleichsweise gering sind, so sind die Anschaffungskosten eines On-Premises DMS verhältnismäßig hoch. Die Anschaffung von Hard- und Software kann vor allem für kleine Unternehmen kein schwer tragbare Investition darstellen. 

2. Die Verantwortung

Hinzu kommt, dass Unternehmen durch den Einsatz eines lokalen DMS neben der vollen Kontrolle auch die volle Verantwortung haben. So muss es beispielsweise selbst für Wartung und Instandhaltung des DMS Sorge tragen und bei Bedarf finanzielle Mittel dafür aufwenden.

Auch sämtliche datenschutzrechtlichen Maßen müssen intern abgewickelt werden. Wird dies vernachlässigt, während die Dokumente vermutlich in einer Cloud-Lösung deutlich geschützter. 

3. Begrenzte Skalierbarkeit

On-Premises DMS bietet hohe Personalisierungsmöglichkeiten, aber dafür meist eine recht eingeschränkte Flexibilität. Ab einem gewissen Punkt können aufgrund der gegebenen Infrastruktur keine weiteren Nutzer bzw. keine zusätzlichen Speicherkapazitäten mehr eingerichtet werden. So kann ein DMS mit begrenzter Skalierbarkeit das Wachstum eines Unternehmens nicht optimal unterstützen. 

Gehostete DMS

Wollen Unternehmen nicht in die Anschaffung und Wartung der Hardware investieren, ist die Nutzung eines gehosteten DMS möglich. In diesem Fall mietet das Unternehmen die benötigten Server von einem externen Dienstleister. Dadurch werden die Anschaffungskosten erheblich reduziert. Jedoch muss dem Betreiber des Servers auch ein entsprechendes Vertrauen entgegengebracht werden. 

Cloud-basierte DMS: Was ist dran am Cloud-Hype?

Cloud-basierte DMS stehen lokalen Lösungen gegenüber. Hier befinden sich weder Hard- noch Software im Besitz des Unternehmens. Stattdessen werden diese von einem externen Anbieter – dem Cloud-Betreiber- angemietet. Für das DMS fallen in der Regel monatliche Nutzungsgebühren an.

In diesen sind auch zusätzlich anfallende Kosten für Wartung und Instandhaltung enthalten. Aus diesem Grund ist in Bezug auf Cloud-basierte Lösungen oftmals auch von Software-as-a-Service (SaaS) die Rede. Die Software wird als Rundum-Paket mit allen anfallenden Dienstleistungen bereitgestellt. 

Die Vorteile

Die Nutzung eines SaaS-Modells bringt diverse Vorteile mit sich. So setzen immer mehr Unternehmen auf DMS aus der Cloud. 

1. Geringer Aufwand

Zum einen fällt durch die Nutzung eines solchen DMS ein deutlich geringerer Wartungs- und Instandhaltungsaufwand im Unternehmen an. Updates und Upgrades werden automatisch zur Verfügung gestellt und müssen nicht in Eigeninitiative abgewickelt werden. 

2. Hohes Ausmaß an Flexibilität

Auch profitieren Cloud-User von einem hohen Ausmaß an Flexibilität. Werden zusätzliche Kapazitäten benötigt, können diese einfach dazugebucht werden.

Werden sie nicht länger benötigt, wird das Abonnement entsprechend angepasst und die Kosten reduziert. Gleiches gilt für zusätzliche Module, die bei der Weiterentwicklung eines Unternehmens benötigt werden können. Auch ist das DMS über die Cloud ort- und geräteunabhängig verfügbar, welches erhebliche Vorteile mit sich bringt. 

3. Schneller, unkomplizierter Einstieg

Ausschlaggebend ist zudem, dass Cloud-basierte DMS einen deutlichen leichteren Einstieg ermöglichen. So ist das System oftmals noch am selben Tag verfügbar, ohne dass es einer aufwendigen Vorbereitungsphase bedarf. In Kombination mit den geringen Anschaffungskosten sind Cloud-Lösungen daher vor allem für kleinere Unternehmen eine attraktive Alternative zu lokalen DMS. 

Die Nachteile

Doch SaaS bringt nicht nur Vorteile mit sich. 

1. Abhängigkeit vom Anbieter 

Durch die Nutzung eines Cloud-basierten DMS bringen Unternehmen dem Cloud-Betreiber ein hohes Maß an Vertrauen gegenüber. So hat das Unternehmen selbst beispielsweise keinerlei Kontrolle über die Sicherheit der Server und muss darauf vertrauen, dass der Betreiber nicht entgegen des eigenen Interesses handelt. 

2. Anbieter meist im EU-Ausland

Ein oft genanntes Argument gegen die Nutzung der Cloud sind datenschutzrechtliche Bedenken. Diese sind unter anderem in der Tatsache Begründet, dass Cloud-Betreiber oftmals im EU-Ausland ansässig sind. Europa ist in Bezug auf die Cloud nach wie vor stark von Nationen wie den Vereinigten Staaten abgängig.

Cloud-Betreiber im EU-Ausland befinden sich außerhalb des Geltungsbereiches der DSGVO. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen im Vorab mit potenziellen Anbietern in Verbindung setzen und die für ihn geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften und Bestimmungen besprechen. 

3. Internetzugang erforderlich

Orts- und Geräteunabhängiger Zugang auf wichtige Daten und Dokumente – ein wesentlicher Vorteil der Cloud. Dies jedoch nur, wenn auch eine stabile Internetverbindung gewährleistet it.

Bei vorübergehenden Störung kann die Belegschaft im Tagesgeschäft stark beeinträchtigt werden und es kommt zu Verzögerungen. Obwohl viele Anbieter mittlerweile auch Offline-Funktionen zur Verfügung stellen, bedarf es zur vollen Nutzung Cloud-basierter Dienste nach wie vor einer Internetverbindung. 

Hybride DMS: Eine Mischform

Neben Cloud-basierten und lokalen DMS gibt es noch hybride Lösungen. Diese stellen eine Mischform beider Modelle dar. Während ein Teil des DMS lokal Betrieben wird, liegen andere Teile vollständig in der Cloud. 

Anforderungen einzelner Geschäftsbereiche gerecht werden

Dies hat den Vorteil, dass Unternehmen den unterschiedlichen Anforderungen einzelner Abteilungen und Geschäftsbereiche individuell gerecht werden können. Während einige Abteilungen möglicherweise von der Nutzung eines Cloud-basierten DMS profitieren, würde dies für andere Bereiche eher Nach- als Vorteile mit sich bringen. Hybride Systemen stellen hier einen guten Kompromiss dar. 

Funktionen probeweise testen

Zudem gibt dieses Nutzungs- und Lizenzmodell Unternehmen die Möglichkeit, neue Funktionen oder Module zunächst probeweise in der Cloud zu nutzen.

Erweisen sie sich nicht als nützlich, können sie jederzeit wieder abbestellt werden. Bei einer vollständig lokalen Infrastruktur wäre dies nicht ohne weiteres möglich und die Anschaffungskosten wären verloren. Das Risiko einer Fehlinvestition kann demnach durch die Nutzung eines hybriden DMS maßgeblich reduziert werden. 

Es ist jedoch zu beachten, dass ein lückenloser Informationsaustausch zwischen Online- und On-Premises Funktionen gewährleistet sein muss. Nur auf diese Weise kann das DMS als eine Einheit operieren und Problematiken die beispielsweise aus der doppelten Datenpflege resultieren werden vermieden. 

Fazit: Jedes Nutzungs- und Lizenzmodell hat Vor- und Nachteile

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass jedes Nutzungs- und Lizenzmodell diverse Vor- und Nachteile mit sich bringt. Aus diesem Grund lässt sich keine pauschal gültige Aussage darüber treffen, welches Nutzungs- und Lizenzmodell das geeignetste ist. 

Individuelle Anforderungen entscheidend

Vielmehr sollten sich Unternehmen bei der Wahl eines geeigneten Modells an ihren individuellen Anforderungen orientieren. Ist beispielsweise ein unkomplizierter Einstieg erwünscht und das Budget relativ gering, empfiehlt sich die Nutzung eines Cloud-basierten DMS.

Müssen hingegen aufgrund von hochspezifischen Prozessen eine Vielzahl personalisierter Anpassungen vorgenommen werden, ist ein On-Premises DMS vermutlich die bessere Wahl.