In 3 Schritten von der Longlist zur Shortlist

Befolgen Sie diese 3 Schritte, um eine Auswahlliste aller DMS-Lieferanten zu erhalten, die wirklich geeignet sind.

Die Wahl eines passenden DMS ist nicht leicht und will zudem gut überlegt sein. Bereits im Vorab stellen sich diverse Fragen, die es zu klären gilt: Warum soll ein DMS eingeführt werden? Welche Ziele sollen damit erreicht werden? Soll ein existentes DMS abgelöst werden oder handelt es sich um eine Ersteinführung? Wie sieht die interne Unternehmensstruktur aus? Und wie hoch ist das Budget, welches zur Implementierung zur Verfügung steht? 

All diese Dinge sollten im Vorab geklärt werden. Denn ein DMS nur des DMS wegen zu implementieren, ist keine Option. Es muss ein DMS gefunden werden, welches die individuellen Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Aus diesem Grund ist es unverzichtbar, sich hinreichend vorzubereiten. Stehen alle Rahmenbedingungen fest, kann die Suche nach einem neuen DMS beginnen. Doch wo setzt man diesbezüglich am besten an?

DMS Markt undurchsichtig 

Der DMS Markt ist immense. Es gibt hunderte verschiedene Systeme, die von einer Vielzahl von Herstellern bereit gestellt werden – sowohl in Deutschland als auch auf internationaler Ebene. Kein Wunder, dass viele Unternehmen sich unter diesen Bedingungen mit der Entscheidung überfordert sehen. So kommt es oftmals dazu, dass vorschnell eine Entscheidung getroffen wird. Es soll nicht zu viel kostbare Zeit in die bloße Suche investiert werden und der Bedarf soll zudem schnellstmöglich gedacht werden. 

Vorschnell ein DMS auswählen 

Dies hat jedoch zur Folge, dass es sich bei der auserwählten Lösung nicht um ein DMS handelt, welches das gesamte Anforderungsprofil abdeckt. So müssen dann schnell Kompromisse bzgl. der Prozessabwicklung eingegangen werden – nur, um die mühselige Suche nach einem geeigneten System abzukürzen und vom Schreibtisch zu haben. Zunächst mögen die Folgen einer solchen ad hoc Entscheidung nicht allzu deutlich sein.

Doch spätestens nach einigen Monaten, wenn Anwender das System nicht ausreichend annehmen oder Geschäftsprozesse komplexer geworden sind, als sie es vor Einführung des DMS waren, zeigt sich, dass sich die sorgsame Recherche gelohnt hätte. 
Angenommen, man ist von Anfang an bereit einen gewissen Aufwand in die Suche eines geeigneten DMS zu investieren – wo beginnt man mit der Suche? Wie trifft man eine Auswahl geeigneter Systeme und wie entscheidet man sich letzten Endes für DAS System? 
Oftmals spricht oder hört man on diesem Zusammenhang von einer Long- bzw. einer Shortlist. Worum genau es sich dabei handelt, erfahren Sie im Folgenden. 

DMS Suche – Was ist eine Shortlist? 

Einfach ausgedrückt handelt es sich bei einer Shortlist im DMS Zusammenhang lediglich um eine Liste mit entsprechenden Anbietern, deren Lösungen das Anforderungsprofil des Unternehmens erfüllen. Sie stellt den vorletzten Schritt des gesamten Entscheidungsprozesses dar und enthält die engere Auswahl. Somit finden sich üblicherweise zwischen 3-5 Systemen auf der Shortlist. Doch wie kommt man zu dieser Shortlist? 

Überblick über DMS Software verschaffen 

Zu Beginn der Suche steht einem noch die ganze Welt der DMS Software offen. Schnell stößt man auf namhafte Anbieter oder gar Marktführer, die ihre Software online anpreisen. Doch allein aus der Tatsache heraus, dass es sich um einen führenden Anbieter handelt, bedeutet dies noch lange nicht, dass dieser auch ein passendes System anbietet, welches das individuelle Anforderungsprofil erfüllt. Um herauszufinden, welches System das kann, haben Sie zwei Möglichkeiten: 

Zum einen können Sie jedes System dahingehend überprüfen. Dies ist jedoch bei der Anzahl verfügbarer DMS nicht nur enorm zeitintensiv, sondern auch nahezu möglich. Bei dieser Methode ist es sehr unrealistisch, jeden potenziellen Anbieter prüfen zu können. 

DMS Vergleichsportale 

Zum anderen können Sie sich das Leben durch die Nutzung von Vergleichsportalen leichter machen. Hier haben Sie die Möglichkeit, DMS Software miteinander zu vergleichen. Zudem können Systeme direkt mit dem jeweiligen Anforderungsprofil abgeglichen werden.   

DMS Suche – Was ist eine Longlist? 

Da es sich bei Vergleichsportalen um eine vergleichsweise neue Entwicklung handelt, musste man sich in der Vergangenheit anderweitig zu helfen wissen. So wurde bei der Suche nach einem geeigneten DMS meist zunächst eine Longlist erstellt. Diese enthielt sämtliche Anbieter, deren Software das Anforderungsprofil des Unternehmens erfüllen könnte. Somit konnten sich auf der Liste schnell über 30 Anbieter finden, aus denen dann weiter selektiert werden musste. 

Direkten Kontakt zum DMS Anbieter suchen

Hersteller selbst können Ihnen die beste Auskunft über das jeweilige System geben. Haben Sie bereits eine Shortlist zusammengestellt, ist es kein großer Aufwand, den direkten Kontakt zu einigen, wenigen DMS Anbietern zu suchen. Viele Hersteller laden potenzielle Kunden beispielsweise ein, um Ihnen direkt vor Ort das System mit all seinen Funktionen präsentieren zu können. Bevor Sie sich jedoch auch hier für das erstbeste System entscheiden, sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass jeder Hersteller letzten Endes auch nur die Intention hat, sein Produkt an den Mann zu bringen. Stellen Sie also proaktiv Fragen zur Funktionsweise um sicherzustellen, dass auch wirklich jede kleine Anforderung abgedeckt ist bzw. gegebenenfalls die Möglichkeit besteht, entsprechende Funktionen hinzu zu buchen. 

Potenzielle DMS Software testen 

Nachdem Sie eine weitere Selektierung der Shortlist vorgenommen haben, besteht die Möglichkeit, die übrigen zwei bis drei Systeme zu testen. Diverse Anbieter stellen kostenlose Testversionen bereit, damit Sie die Möglichkeit haben, sich in der Praxis von der Software zu überzeugen oder eben gegebenenfalls festzustellen, in welchen Bereichen doch noch nicht alle Anforderungen abgedeckt sind. Besonders bei einer Erstimplementierung ist es häufig der Fall, dass Anwender erst in der Praxis realisieren, woran es noch fehlt.