Wie Sie das Maximum aus Ihrer lokalen DMS rausholen

Eine lokale DMS-Software-Lösung bietet von Haus aus viele Vorteile. Wie Sie das Maximum aus der Software rausholen, zeigen wir Ihnen hier.

Der Markt für DMS-Software ist zunehmend vielfältig. Das ist vor allem in der Tatsache zu begründen, dass immer mehr Unternehmen sich für den Einsatz eines digitalen Assistenten in puncto Dokumentenmanagement entscheiden.

Dabei hat jedes Unternehmen individuelle Anforderungen an ein geeignetes System. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, bieten Softwareanbieter beispielsweise branchenspezifische Lösungen an, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Wirtschaftszweiges abgestimmt sind. 

Doch die Wahl der richtigen DMS-Software allein genügt nicht, um auch von all ihren potenziellen Vorteilen zu profitieren.

Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher damit auseinandersetzen, wie Unternehmen das volle Potenzial ihrer On-Premises DMS-Software ausschöpfen können.

Zunächst müssen jedoch einige Begrifflichkeiten definiert werden, um diese an späterer Stelle kontextbezogen einordnen zu können. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS-Software: Ein Überblick 
• Besonderheiten einer lokalen DMS-Software 
• Grundlegende Funktionen einer On-Premises DMS-Software 
• So schöpfen Sie das volle Potenzial ihres DMS aus 
• Fazit: Lokale DMS-Software optimal nutzen 

DMS-Software: Ein Überblick

„DMS“ ist ein Akronym und bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Doch moderne DMS-Software ist weitaus mehr als nur ein digitales Ablagesystem. 

Aus DMS wird ECM…

Oftmals ist daher heutzutage nicht mehr von DMS-Software, sondern auch von ECM-Software die Rede.

Das Enterprise Content Management ist neben der Ablage von Dokumenten auch auf dessen Bearbeitung sowie eine Integration aller digitalen Inhalte und Informationen in die Geschäftsprozesse ausgerichtet. 

… und letztlich EIM

Im Laufe der letzten Jahre hat sich jedoch auch zunehmend die Abkürzung „EIM“ geprägt. EIM bezeichnet Enterprise Information Management und soll als Erweiterung des ECM-Begriffes auch Kollaboration und Kommunikation stärker in den Fokus setzen.

Welche Begrifflichkeit jedoch im Einzelfall verwendet wird, bleibt letztlich jedem selbst überlassen. In jedem Fall geht der Funktionsumfang moderner DMS-Software mittlerweile weit über den eines digitalen Ablagesystems hinaus. 

Wahl der richtigen DMS-Software

So können Unternehmen in vielen Bereichen vom Einsatz einer geeigneten DMS-Software profitieren.

Damit sich die potenziellen Vorteile einer solchen Lösung jedoch auch einstellen, muss sie auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet sein. Ein wichtiges Kriterium ist dabei die Wahl die richtigen Nutzungs- und Lizenzmodells. 

Besonderheiten einer lokalen DMS-Software

Im Wesentlichen ist hier zwischen lokaler DMS-Software und Cloud-basierten-Lösungen zu unterschieden. Lokale DMS-Software wird auch als On-Premises DMS-Software bezeichnet, da sie „auf dem Gelände“ des Unternehmens installiert und von dort aus dann auch betreiben wird.

Folglich befindet sich das Unternehmen im Besitz von Hard- und Software und sowohl die volle Kontrolle über als auch die volle Verantwortung für das System. 

Vor- und Nachteile lokaler DMS-Software

Damit geht beispielsweise ein entsprechender Mehraufwand einher, da Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen in Eigenregie abgewickelt werden müssen.

Dafür hat das Unternehmen jedoch auch die volle Freiheit, die DMS-Software praktisch unbegrenzt an die eigenen Anforderungen und Prozesse anzupassen. 

Abgrenzung zur Cloud

Dies ist bei der Cloud nicht der Fall. Cloud-basierte DMS-Software befindet sich nicht im Besitz des Unternehmens, sondern wird durch den Anbieter bzw. den Cloud-Betreiber bereitgestellt. Das Unternehmen mietet die DMS-Software also nur. 

Vor- und Nachteile der Cloud

Dies geht ebenfalls mit Vor- wie auch Nachteilen einher. So entsteht Unternehmen beispielsweise kein zusätzlicher Aufwand, da Wartung und Instandhaltung durch den Anbieter abgewickelt werden.

Dafür ist jedoch auch der eigene Handlungsspielraum bzw. die eigene Entscheidungsfreiheit vergleichsweise eingeschränkt, da eine entsprechende Abhängigkeit vom Anbieter entsteht und sich die DMS-Software nur im Rahmen vordefinierter Parameter anpassen lässt. 

Grundlegende Funktionen einer On-Premises DMS-Software

Neben dem Nutzungs- und Lizenzmodell spielt außerdem der Funktionsumfang der DMS-Software eine große Rolle. Letztlich hat jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an ein geeignetes System.

Diese resultieren beispielsweise aus unterschiedlicher Branchenzugehörigkeit, Unternehmensgröße oder individueller Geschäftsprozesse. 

Dennoch gibt es einige Funktionen, von denen branchenübergreifend Unternehmen aller Größe profitieren können. 

Optische Zeichenerkennung – OCR

Ein gutes Beispiel findet sich in der optischen Zeichenerkennung (OCR). OCR-fähige Scanner ermöglichen es beispielsweise, beim Scannen nicht nur ein Abbild des Dokumentes, sondern dessen Inhalt zu erfassen.

Somit profitieren Unternehmen bei mittels OCR digitalisierten Dokumenten ebenfalls von Funktionen wie einer Volltextsuche. 

So schöpfen Sie das volle Potenzial ihres DMS aus

Obwohl eine gute DMS-Software eine wertvolle Grundlage für einen entsprechenden Mehrwert im Unternehmen legt, sollten Unternehmen einige weitere Faktoren berücksichtigen, damit sich das volle Potenzial der neuen Software auch entfalten kann.

Diese sollen im Folgenden einmal exemplarisch aufgegriffen werden. 

Anbindung an die unternehmenseigene IT-Infrastruktur

Zunächst sollte gewährleistet werden, dass die neue DMS-Software in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens integriert werden kann.

Dies spielt bei Unternehmenssoftware aller Art eine überaus große Rolle. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass es zu einem lückenlosen Informationsaustausch zwischen den unterschiedlichen Komponenten kommen kann. 

Insbesondere bei einer DMS-Software spielen Anbindungen an die unternehmenseigene 

• CRM-Software 
• ERP-Software 

eine große Rolle. 

Lassen sich diese Anbindungen nicht umsetzen, hat dies einige unmittelbare Konsequenzen für Unternehmen. 

Nachteile und Risiken mangelnder Anbindungen und Schnittstellen

Beispielsweise kommt es unvermeidbar zu Medienbrüchen. Diese haben meist zufolge, dass es einer doppelten Datenpflege bedarf, um wichtige Informationen an allen relevanten Stellen zur Verfügung zu stellen.

Eine doppelte Datenpflege ist jedoch nicht nur hochgradig ineffizient da sie zusätzliche Personalkapazitäten bindet, sondern durch eine manuelle Übertragung von Daten auch überaus fehleranfällig. 

Aus diesem Grund sollten Unternehmen in jedem Fall sicherstellen, dass Anbindungen und Schnittstellen eingerichtet werden können. 

Mitarbeiter ausgiebig schulen

Auch sollte der Stellenwert ausgiebiger Mitarbeiterschulungen nicht unterschätzt werden. Einige DMS-Software-Systeme sind weitestgehend intuitiv nutzbar, sodass es keiner extensiven Schulung bedarf. Dies ist jedoch nicht bei jeder DMS-Software der Fall. 

In jedem Fall sollte es immer im Interesse des Unternehmens liegen, die Belegschaft ausführlich an den Umgang mit der neuen DMS-Software heranzuführen. Denn auch die leistungsstärkste DMS-Software ist nur so gut wie ihre Anwender.

Sind diese unsicher im Umgang mit dem System oder lehnen es aufgrund mangelnder Informationen oder fehlgeleiteter Wahrnehmen sogar ab, kann sich das volle Potenzial der DMS-Software nicht entfalten und das Projekt könnte daran letztlich scheitern. 

Fazit: Lokale DMS-Software optimal nutzen

Es lässt sich also festhalten, dass nicht nur die DMS-Software selbst über den Erfolg des Softwareprojektes entscheidet.

Unternehmen sollten sich im Rahmen eines akuten DMS-Projektes zunächst mit ihrem individuellen Anforderungsprofil auseinandersetzen und auf dessen Grundlage eine geeignete DMS-Software auswählen. 

Ineffizienzen vermeiden

Damit diese jedoch an späterer Stelle auch ihr volles Potenzial entfalten kann, muss sie vollständig in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens integriert werden können. Ist dies nicht der Fall, führt es unweigerlich zu vermeidbaren Ineffizienzen. 

Auch sollte Unternehmen der Stellenwert ihrer Belegschaft im DMS-Projekt bewusst sein. So kann sich das volle Potenzial einer neuen DMS-Software nur dann entfalten, wenn Mitarbeiter ausgiebig geschult werden und sicher im Umgang mit dem neuen System sind.

Neben der reinen Funktionsweise der DMS-Software spielt dabei auch eine Rolle, ob die Belegschaft sich der Vorteile des neuen Systems bewusst ist oder die Einführung für eine Art Kontroll- bzw. Überwachungsmaßnahme durch das Management wahrnimmt.