Projektverwaltung mit der DMS-Software

Erfahren Sie mehr über die Vorteile und Funktionen einer DMS-Software für die Projektverwaltung.

Projektbasieret-arbeitende Unternehmen benötigen spezifische Systeme, die sie im hektischen Tagesgeschäft unterstützen. Dies bezieht sich zum einen auf ERP-Systeme, die die eigenen Geschäftsprozesse vollumfänglich abbilden. Zum anderen spielt jedoch auch der Einsatz des richtigen DMS eine große Rolle. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit DMS-Software für die Projektverwaltung auseinandersetzen und aufzeigen, wie projektbasiert-arbeitende Unternehmen von ihrer Nutzung profitieren können.

Inhaltsverzeichnis 

• DMS Definition: Was ist DMS-Software?
• Ein Blick auf die Projektverwaltung
• Funktionen einer Software für die Projektverwaltung
• Projektverwaltung mittels DMS-Software
• Vorteile einer Projektverwaltungs-Software
• Fazit: So gelingt die effiziente Projektverwaltung

DMS Definition: Was ist DMS-Software? 

Die drei Buchstaben „DMS“ sind die Abkürzung für „Dokumentenmanagementsystem“. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Dokumente unterschiedlicher Art und Herkunft lassen sich mittels DMS digital verwalten; auch jene, die zunächst analog vorliegen. Moderne Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) ermöglichen die vollumfängliche Digitalisierung analoger Dokumente. So entsteht nicht nur ein Abbild des Dokumentes, sondern sein Inhalt kann von der Softwarelösung erfasst werden.

Dokumentenarten im DMS 

Zu den Dokumentenarten, die im unternehmerischen Kontext häufig mittels DMS-Software verwaltet werden, zählen:

• Dokumente aus Textverarbeitung,
• Dokumente aus Tabellenkalkulation,
• Grafiken,
• Bilder,
• Videos,
• Audio-Aufnahmen,
• CAD-Dateien,
• Formulare aus EDI (Electronic Data Interchange) oder
• COLD (Computer Output on Laser Disk).

Für viele Unternehmen ist die Einführung einer DMS-Software der erste Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse. Und das aus gutem Grund: Dokumente sind fest im betrieblichen Alltag verankert. Gelingt es, sämtliche Dokumentenmanagement-Prozesse digital abzuwickeln, lassen sich wertvolle Ressourcen sparen und Arbeitsabläufe maßgeblich optimieren.

Funktionen einer DMS-Software 

Dazu bedarf es einer Vielzahl unterschiedlicher Funktionen, die innerhalb des Systems zumeist basierend auf ihrem Einsatzgebiet in Modulen gebündelt werden.

Zu den wichtigsten Aufgabenbereichen einer DMS-Software zählen unter anderem die Abrechnung, die Archivierung, die Belegerfassung, das Scannen und Identifizieren von Barcodes, digitale Signaturen, Drag & Drop-Funktionen, die mobile Verfügbarkeit, eine Ordnerstruktur, das Personalmanagement, die revisionssichere Ablage, Suchfunktionen und Verschlagwortung, eine Versionierung der Dokumente, das Vertragsmanagement, Wiedervorlagen, eine Wissensdatenbank bzw. ein Wissensmanagement und Arbeitsabläufe bzw. Workflows.

Ein Blick auf die Projektverwaltung 

Der Begriff „Projektverwaltung“ wird häufig als Synonym für Projektmanagement (PM) verwendet. Tatsächlich kann jedoch eine Differenzierung vorgenommen werden. So besteht der grundlegende Unterschied darin, dass die Projektverwaltung ein Teilbereich des Projektmanagements ist.

Unterschied zwischen Projektverwaltung und Projektmanagement 

Während das Projektmanagement alle Aufgabenbereiche vom Planen, Initiieren, Kontrollieren und Abschließen von Projekten umfasst, ist die Projektverwaltung zumeist auf die Dokumentation und das Controlling von Projekten begrenzt. Entsprechend groß ist in diesem Bereich auch die Rolle einer geeigneten Dokumentenmanagementsoftware, welche an späterer Stelle detailliert aufgegriffen werden soll.

Funktionen einer Software für die Projektverwaltung

Zu den Kernfunktionen einer Projektverwaltungssoftware gehören dementsprechend auch die Aufgabenbereiche der Projektdokumentation und des Projektcontrollings. Eine geeignete Software sollte dazu in der Lage sein, Prozesse dieser Aufgabenbereiche digital abzubilden.

Zunächst geht es in der Projektverwaltung darum, eine solide, belastbare Datenbasis für Soll-Ist-Vergleiche zu schaffen.

Daten für Soll-Ist-Vergleiche 

Auf diese Weise lässt sich der Projektfortschritt zu jeder Zeit messen und es können bei Bedarf schnell entsprechende Schritte eingeleitet werden, um weiterhin die Grundlage für einen erfolgreichen Projektabschluss zu legen.

Mittelverwendung 

Die Projektbuchhaltung spielt eine wichtige Rolle im Bereich der Projektverwaltung. Hier kommen auch Nachweise über die Verwendung von Mitteln, in der Regel in Form von Rechnungen, zum Tragen. Diese gilt es, zu verwalten.

Projektdokumentation und Reporting 

Zu guter Letzt geht es wie bereits erwähnt in der Projektverwaltung auch darum, Prozesse zu dokumentieren. Hier kommt auch das Berichtwesen bzw. Reporting ins Spiel. Durch die regelmäßige Erstellung von Projektberichten behalten Projektmanager den Überblick über den Fortschritt des Projektes. Auch lassen sich wertvolle Lektionen für künftige Projekte lernen. Die lückenlose Dokumentation vorausgegangener Projekte stellt somit auch eine Chance für den reibungslosen Ablauf neuer Projekte dar (vgl. inloox.de).

Projektverwaltung mittels DMS-Software

Es wird deutlich, dass es zahlreiche Parallelen und Schnittstellen zwischen Projektverwaltungs- und DMS-Software gibt. Tatsächlich lassen sich Funktionen und Prozesse der Projektverwaltung mit zahlreichen DMS-Lösungen abbilden. Gleichsam ist es auch häufig möglich, entsprechende Schnittstellen einzurichten, die Dokumenten- und Projektmanagement-Software miteinander verknüpfen.

Vorteile einer DMS-Projektverwaltungssoftware-Verknüpfung 

In jedem Fall sollte sichergestellt werden, dass ein möglich nahtloser Datenaustausch zwischen DMS- und Projektmanagement- oder Projektverwaltungssoftware möglich ist. So wird sichergestellt, dass Mitarbeiter in der Projektverwaltung auf alle wichtigen Dokumente zugreifen können. Gleichzeitig erleichtert eine Anbindung die Verwaltung erstellter Berichte bzw. Reports, welche sachdienlich für künftige Projekte sind.

Vorteile einer Projektverwaltungs-Software 

Die Vorteile einer Projektverwaltungs-Software sind vielfältig. Aus diesem Grund sollen nur einige der wichtigsten Vorteile im Folgenden einmal exemplarisch beleuchtet werden.

Projektverwaltungs-Software schafft Transparenz 

Ein wesentlicher Vorteile einer Projektverwaltungs-Software ist der einer jeden Business-Software: Transparenz. Durch eine zentrale Verwaltung aller relevanten Dokumente haben alle Projektbeteiligten mit entsprechenden Berechtigungen Zugriff auf dieselben, korrekten Daten im selben System. So werden Missverständnisse vermieden und alle Mitarbeiter sind stets auf dem neuesten Stand.

Projektverwaltungs-Software mit Frühwarnsystem 

Durch die zentrale, übersichtliche Datenverwaltung inklusive Reporting ist es Entscheidungsträgern zudem möglich, schnell und gezielt potenzielle Engpässe zu identifizieren und entsprechend zu handeln.

Termintreue und zufriedene Kunden 

Dies sorgt letztlich auch dafür, dass vereinbarte Termine oder Budgets besser eingehalten werden können, was wiederum eine höhere Kundenzufriedenheit zufolge hat.

Effizientere Projektverwaltung 

Durch die Verwendung einer einheitlichen Softwarelösung für die Projektverwaltung werden zudem wichtige Standrads in Bezug auf betriebliche Ablaufe geschaffen. Zugleich lässt sich der administrative Aufwand im Rahmen der Projektverwaltung durch softwareseitige Automatisierungen reduzieren. Dies resultiert wiederum in zusätzlichen, freien Kapazitäten und kürzeren Durchlaufzeiten. Oder einfach ausgedrückt: Prozesse der Projektverwaltung werden effizienter (vgl. inloox.de).

Fazit: So gelingt die effiziente Projektverwaltung 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Projektmanagement und Projektverwaltung nicht gänzlich gleichzusetzen sind. Zwar werden die beide Begriffe in der Praxis oft synonym verwendet. Eigentlich handelt es sich bei der Projektverwaltung jedoch um den Aufgabenbereich des Projektmanagements, der mit der Projektdokumentation und dem Projektcontrolling betraut ist.

Projektverwaltung mit der richtigen Software 

Im Zeitalter der digitalen Transformation greifen die allermeisten Unternehmen auf Softwarelösungen zurück, um Prozesse der Projektverwaltung effizienter zu gestalten und abwickeln zu können. Diese Lösungen können auch die Form einer DMS-Software annehmen. In jedem Fall sollte eine Projektverwaltungs-Software Funktionen oder Module aus dem Bereich des Dokumentenmanagements umfassen, um eine bestmögliche, zentrale Informationsverarbeitung zu gewährleisten.